AR Cheque Reject (AQRRJ) Entry

AR Cheque Reject (Account Receivable Cheque Reject) adalah kondisi di mana cek yang diterima dari pelanggan untuk pembayaran piutang tidak berhasil dicairkan oleh bank, karena alasan tertentu seperti saldo tidak cukup, cek kadaluarsa, atau tanda tangan tidak sesuai.
Dalam sistem akuntansi, status ini berarti pembayaran pelanggan gagal, dan piutang kembali dianggap belum terbayar (outstanding).

Latar Belakang

Dalam praktik bisnis, banyak pelanggan melakukan pembayaran dengan cek atau giro. Namun tidak semua cek dapat dicairkan karena faktor teknis atau administratif.
Oleh karena itu, sistem AR (Account Receivable) perlu memiliki mekanisme “Cheque Reject” agar setiap cek yang gagal kliring tercatat dengan benar dan dapat ditindaklanjuti.
Hal ini juga penting untuk menjaga keseimbangan antara data piutang, kas, dan laporan bank.

🎯Tujuan

• Mencatat dan menandai cek yang gagal dicairkan agar tidak diakui sebagai penerimaan kas.
• Mempertahankan keakuratan data piutang dan kas perusahaan.
• Menjadi dasar tindak lanjut kepada pelanggan untuk penggantian atau pembayaran ulang.
• Menghindari kesalahan laporan keuangan akibat pengakuan kas yang belum terealisasi.
• Meningkatkan kontrol dan transparansi terhadap proses penerimaan pembayaran non-tunai.

🧩Deskripsi Proses AR Cheque Reject

Tahap	Deskripsi Proses
1. Penerimaan Cek	Pelanggan menyerahkan cek sebagai pembayaran invoice, kemudian dicatat dalam sistem dengan status “Pending / Unclear”.
2. Penyetoran ke Bank	Cek disetorkan ke bank untuk proses kliring.
3. Proses Kliring	Bank melakukan verifikasi saldo, validitas tanda tangan, dan masa berlaku cek.
4. Penolakan oleh Bank (Rejected)	Jika bank menolak pencairan (karena saldo tidak cukup, cek kadaluarsa, tanda tangan tidak cocok, atau cek sudah dibatalkan), maka status cek diubah menjadi AR Cheque Reject.
5. Pemberitahuan Internal & Eksternal	Bagian keuangan menerima pemberitahuan dari bank dan memberitahukan pelanggan bahwa ceknya ditolak.
6. Pencatatan Akuntansi (Reversal Entry)	Sistem atau bagian accounting melakukan pembalikan jurnal dari status “Clearing” ke “Outstanding Receivable”. Contoh jurnal pembalikan: Dr. Account Receivable Cr. Bank / Clearing Account
7. Tindak Lanjut Pelanggan	Pelanggan diminta mengganti dengan metode pembayaran lain (transfer, tunai, atau cek baru).
8. Monitoring & Laporan	Semua cek yang ditolak dicatat dalam laporan AR Cheque Reject Report untuk dipantau status penyelesaiannya.

🧩Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain

1. Departemen Internal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bagian Piutang (AR)	Mencatat status cek pelanggan dan melakukan tindak lanjut penagihan	Memastikan piutang tetap tercatat sampai pembayaran sah diterima
Bagian Keuangan / Treasury	Mengelola penyetoran cek dan menerima notifikasi penolakan dari bank	Mengetahui status kas aktual dan mengatur arus kas
Bagian Accounting	Melakukan pembalikan jurnal dan update laporan keuangan	Menjaga akurasi antara laporan piutang dan saldo bank
Manajemen	Mengawasi daftar pelanggan dengan cek bermasalah	Mengambil kebijakan pembatasan kredit atau blacklisting pelanggan

2. Pihak Eksternal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bank	Menolak pencairan dan menginformasikan alasan penolakan	Menjadi sumber validasi status cek (cleared/rejected)
Pelanggan	Pemberi cek yang ditolak pencairannya	Bertanggung jawab melakukan pembayaran pengganti
Auditor	Memeriksa keabsahan pencatatan cek dan statusnya	Menilai kepatuhan akuntansi dan risiko piutang tak tertagih

🧩Contoh Situasi Umum AR Cheque Reject

Kasus	Penyebab Penolakan	Tindakan Perusahaan
Saldo pelanggan tidak cukup	Overdrawn account	Meminta pelanggan mengganti dengan transfer bank
Cek sudah kadaluarsa	Tanggal cek melewati masa berlaku (biasanya 6 bulan)	Meminta penerbitan cek baru
Tanda tangan tidak cocok	Berbeda dengan specimen di bank	Klarifikasi dengan pelanggan dan minta penggantian
Cek dibatalkan oleh pelanggan	Penerbit meminta stop payment	Konfirmasi dan minta metode pembayaran lain