Vendor Deposit (APDPS) Report
Vendor Deposit Report adalah laporan yang berisi daftar pembayaran uang muka (deposit/down payment) yang diberikan perusahaan kepada vendor/supplier sebelum barang atau jasa diterima secara penuh. Laporan ini mencatat informasi seperti nomor deposit, tanggal pembayaran, vendor, jumlah uang muka, nomor Purchase Order (PO) terkait, serta status penggunaan deposit.
Latar Belakang
Dalam praktik pengadaan, beberapa vendor mensyaratkan uang muka sebelum memproses atau mengirimkan barang/jasa. Untuk menghindari kekacauan administrasi dan risiko keuangan, perusahaan membutuhkan Vendor Deposit Report sebagai dokumen kontrol. Dengan laporan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa deposit tercatat, dimanfaatkan sesuai kesepakatan, dan dikurangi dari total invoice pada saat pembayaran akhir.
🎯Tujuan
- Memberikan gambaran jelas mengenai semua uang muka yang telah dibayarkan ke vendor.
- Memantau saldo deposit yang masih tersisa atau sudah digunakan.
- Menjadi dasar rekonsiliasi pembayaran dengan invoice vendor.
- Mendukung pengendalian keuangan agar tidak terjadi kelebihan pembayaran.
- Membantu manajemen dalam merencanakan cash flow perusahaan.
🔄Keterkaitan & Korelasi
1. Departemen Internal
| Departemen Internal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Finance / Accounting | Mencatat pembayaran deposit ke vendor | Laporan digunakan untuk mengontrol saldo deposit dan pencatatan hutang |
| Purchasing | Memastikan deposit sesuai kontrak/PO | Laporan membantu verifikasi bahwa deposit terkait pesanan yang sah |
| Manajemen | Memberikan persetujuan pembayaran uang muka | Laporan menjadi alat evaluasi dan kontrol pengeluaran |
| Audit Internal | Memverifikasi kesesuaian penggunaan deposit | Laporan digunakan untuk memastikan kepatuhan prosedur |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Eksternal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Vendor / Supplier | Penerima deposit sebagai jaminan pesanan | Laporan memastikan vendor menerima deposit sesuai perjanjian |
| Bank / Lembaga Keuangan | Menyalurkan transaksi pembayaran deposit | Laporan membantu pelacakan pembayaran transfer |
| Auditor | Mengevaluasi pencatatan keuangan perusahaan | Laporan menjadi bukti penggunaan uang muka yang sah |
| Regulator (jika ada) | Mengawasi kepatuhan terhadap standar akuntansi dan pajak | Laporan mendukung transparansi dan kepatuhan hukum |