Vendor Deposit (APDPS) Entry
Vendor Deposit Entry adalah proses pencatatan pembayaran uang muka (deposit/down payment) kepada vendor/supplier ke dalam sistem perusahaan. Entry ini mencatat detail transaksi seperti nomor deposit, tanggal, nama vendor, jumlah yang dibayarkan, nomor PO terkait, metode pembayaran, serta status penggunaan deposit.
Latar Belakang
Dalam praktik pengadaan, sering kali vendor meminta uang muka sebelum barang atau jasa dikirim. Agar pembayaran tercatat dengan baik dan tidak menimbulkan perbedaan data saat invoice diterbitkan, perusahaan memerlukan Vendor Deposit Entry. Proses entry ini memastikan deposit terhubung dengan Purchase Order (PO) dan dapat ditelusuri saat pelunasan invoice.
🎯Tujuan
- Mencatat transaksi pembayaran deposit secara resmi dan akurat.
- Menjadi acuan pengurangan nilai invoice pada saat pembayaran akhir.
- Menghindari duplikasi pembayaran deposit ke vendor.
- Mendukung kontrol arus kas perusahaan.
- Menjadi dasar laporan keuangan dan audit internal/eksternal.
🔄Keterkaitan & Korelasi
1. Departemen Internal
| Departemen Internal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Finance / Accounting | Melakukan pencatatan deposit dalam sistem | Entry menjadi dasar pencatatan hutang dan kontrol arus kas |
| Purchasing | Mengajukan permintaan deposit sesuai PO | Entry memastikan deposit terkait transaksi pembelian yang sah |
| Manajemen | Menyetujui pembayaran deposit | Entry menjadi bagian dari kontrol internal atas pengeluaran |
| Audit Internal | Mengecek kesesuaian deposit dengan PO dan invoice | Entry menjadi bukti validasi dalam audit |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Eksternal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Vendor / Supplier | Penerima deposit sebagai jaminan pemenuhan PO | Entry memastikan vendor menerima pembayaran sesuai kontrak |
| Bank / Lembaga Keuangan | Fasilitator transaksi pembayaran | Entry menjadi referensi pencatatan transfer atau pembayaran |
| Auditor | Mengevaluasi keakuratan dan kepatuhan transaksi | Entry menjadi bukti otentik pembayaran uang muka |
| Regulator (jika ada) | Mengawasi kepatuhan standar akuntansi dan perpajakan | Entry mendukung kepatuhan laporan keuangan perusahaan |
Flow AP Deposit Vendor (APDPS)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat AP Deposit (APDPS) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Detail Form Entry AP Deposit Vendor (APDPS)
Dibawah ini ada tampilan menu entry AP deposit vendor (APDPS) :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal deposit / uang muka ke supplier |
| Vendor (type) | : | Ada dua (2) jenis pelanggan untuk dikelompokkan hutang: 1. “TRADE” – transaksi dicatat sebagai hutang datang 2. “OTHER” – transaksi dicatat sebagai hutang lain |
| Vendor | : | Tulis nama atau kode Supplier yang dibayarkan deposit atau uang muka Daftar kode Supplier yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Vendor Name | : | Nama supplier otomatis terisi setelah memasukkan data di “Vendor“ daftar alamat penagihan Pengecualian untuk “customer tipe cash“ |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk deposit / uang muka |
| Vendor Inv No | : | Tulis jumlah uang muka atau deposit yang dibayarkan ke supplier |
| Branch | : | Pilih cabang dimana pelanggan membayar uang muka atau deposit. Daftar cabang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
Tab Payment
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Payment Method | : | Ada dua (2) yakni secara cash (tunai) atau transfer |
| Transfer Number | : | Apabila menggunakan metode transfer maka wajib menuliskan untuk nomer bukti transfer |
| Incl PPN | : | Ada dua (2) kondisi : 1. “Dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit tersebut sudah termasuk Pajak Keluaran (PPN) sehingga harus memilih kode pajak (tarif) yang sesuai 2. “Tidak dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit belum termasuk pajak keluaran (PPN) |
| Branch | : | Pilih cabang dimana yang melakukan pembayaran uang muka atau deposit ke supplier Daftar cabang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi uang muka atau deposit ke supplier |
| Exchane Rate | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Inv Curr” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Amount | : | Tulis uang muka atau deposit yang dibayarkan ke supplier |
| Coa | : | Pilih kode akun pencatatan untuk pembayaran uang muka atau deposit ke supplier |
Tab Withdraw
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal deposit / uang muka ke supplier |
| Vendor (type) | : | Ada dua (2) jenis pelanggan untuk dikelompokkan hutang: 1. “TRADE” – transaksi dicatat sebagai hutang datang 2. “OTHER” – transaksi dicatat sebagai hutang lain |
| Vendor | : | Tulis nama atau kode Supplier yang dibayarkan deposit atau uang muka Daftar kode Supplier yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Vendor Name | : | Nama supplier otomatis terisi setelah memasukkan data di “Vendor“ daftar alamat penagihan Pengecualian untuk “customer tipe cash“ |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk deposit / uang muka |
| Vendor Inv No | : | Tulis jumlah uang muka atau deposit yang dibayarkan ke supplier |
| Incl PPN | : | Ada dua (2) kondisi : 1. “Dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit tersebut sudah termasuk Pajak Keluaran (PPN) sehingga harus memilih kode pajak (tarif) yang sesuai 2. “Tidak dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit belum termasuk pajak keluaran (PPN) |
| Branch | : | Pilih cabang dimana pelanggan membayar uang muka atau deposit. Daftar cabang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi uang muka atau deposit ke supplier |
| Exchane Rate | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Inv Curr” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Coa | : | Pilih kode akun pencatatan untuk penerimaan uang muka atau deposit dari pelanggan |