Part Request (SVPRQ) Entry

Part Request (Service) adalah proses permintaan komponen atau sparepart yang dibutuhkan oleh teknisi saat melakukan perbaikan unit pelanggan. Proses ini memastikan bahwa setiap kebutuhan suku cadang:

• tercatat secara sistematis,
• tersedia tepat waktu,
• dan terkontrol baik dari segi stok maupun biaya.

Part Request biasanya diajukan ketika unit yang diservice mengalami kerusakan yang memerlukan penggantian atau penambahan komponen tertentu agar unit dapat kembali berfungsi normal.

Latar Belakang

Dalam proses service, tidak semua kerusakan dapat diperbaiki dengan peralatan umum. Banyak kasus membutuhkan penggantian sparepart atau komponen baru.
Tanpa sistem part request yang jelas, sering terjadi:

• keterlambatan perbaikan karena suku cadang tidak tersedia,
• sulitnya pelacakan penggunaan sparepart,
• pemborosan atau ketidakterkendalian stok,
• dan kesalahan dalam penagihan atau garansi.

Dengan adanya mekanisme Part Request, proses perbaikan menjadi lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.

🎯 Tujuan

1. Menstandarkan proses permintaan sparepart dalam kegiatan service.
2. Menjamin ketersediaan komponen yang dibutuhkan teknisi.
3. Mencatat secara akurat pemakaian sparepart.
4. Mempercepat waktu perbaikan unit pelanggan.
5. Menjadi dasar untuk pencatatan stok dan kontrol biaya service.
6. Mendukung proses garansi dan pelaporan penggunaan part.

🏢 Keterkaitan & Korelas

1. Departemen Internal

Pihak Internal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Teknisi Service	Mengajukan part request berdasarkan hasil analisis kerusakan unit.	Pengguna utama sparepart.
Admin Service	Memasukkan permintaan part ke sistem dan memantau status permintaan.	Mendukung kelancaran alur administrasi.
Gudang / Logistik	Menyediakan sparepart dari stok dan melakukan pencatatan keluar.	Menjamin ketersediaan dan keakuratan data stok.
Supervisor / Manajer Service	Menyetujui permintaan part dan mengawasi penggunaan part.	Menjaga kepatuhan pada SOP dan efisiensi biaya.
Finance / Accounting	Mencatat nilai penggunaan part untuk kebutuhan biaya dan laporan keuangan.	Pengendalian anggaran service dan pelaporan.

2. Pihak Eksternal

Pihak Eksternal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Pelanggan	Pihak yang unitnya diservice dan menerima hasil perbaikan.	Penerima manfaat dari part yang digunakan dalam perbaikan.
Vendor / Principal	Pemasok sparepart (jika stok tidak tersedia di gudang internal).	Mendukung ketersediaan part untuk kebutuhan perbaikan.
Ekspedisi / Forwarder	Pengiriman sparepart dari vendor ke gudang atau lokasi service.	Mendukung kelancaran distribusi part.