Approval Sales Quotation (SSQTN) Report
Laporan ini dibuat ketika tim sales atau marketing menerima permintaan penawaran dari pelanggan, lalu tim internal (purchasing, produk, manajemen) perlu menyusun penawaran harga ke pelanggan dan meminta persetujuan internal terlebih dahulu sebelum dikirim ke pelanggan. Laporan ini menjadi dasar untuk menyetujui isi penawaran baik dari sisi harga, margin, teknis barang, maupun jangka waktu pengiriman.
Latar Belakang
- Pelanggan meminta penawaran resmi dari perusahaan.
- Harga barang/jasa yang akan ditawarkan perlu dikaji secara internal untuk memastikan margin keuntungan tetap terjaga.
- Dibutuhkan koordinasi antar departemen agar penawaran ke pelanggan akurat, kompetitif, dan sesuai kemampuan perusahaan.
- Menghindari kesalahan harga, komitmen pengiriman yang tidak realistis, atau janji spesifikasi barang yang tidak bisa dipenuhi.
🎯Tujuan Pelaporan Persetujuan Permintaan Penawaran barang
- Memberikan penawaran yang terkontrol, terverifikasi, dan disetujui oleh semua pihak terkait.
- Menjamin bahwa penawaran ke pelanggan memenuhi standar profitabilitas, kemampuan stok, dan waktu pengiriman.
- Menjadi dokumen kontrol internal sebelum komunikasi resmi ke pelanggan dilakukan.
- Meningkatkan profesionalisme dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
🧩Keterkaitan dan Korelasi Antar Departemen
| Departemen | Peran | Keterkaitan dengan Pelanggan |
|---|---|---|
| Sales/Marketing | Mengajukan kebutuhan penawaran ke pelanggan. | Menjadi jembatan utama antara perusahaan dan pelanggan. |
| Purchasing | Menghitung HPP (harga pokok) berdasarkan harga dari supplier. | Mendukung sales dengan informasi biaya dasar pengadaan barang. |
| Produksi/Operasional | Mengecek kemampuan stok atau waktu pembuatan barang. | Menjamin komitmen pengiriman dalam penawaran dapat dipenuhi. |
| Finance | Mengecek margin keuntungan dan term pembayaran yang akan ditawarkan. | Menjamin perusahaan tidak merugi atau terkena risiko piutang. |
| Manajemen/Direksi | Memberikan persetujuan akhir terhadap isi penawaran. | Bertanggung jawab terhadap strategi harga dan citra perusahaan di mata pelanggan. |
| Pelanggan (Eksternal) | Pihak yang menerima penawaran resmi setelah disetujui internal. | Akan mengevaluasi dan memutuskan berdasarkan isi penawaran yang telah disusun dan disetujui. |
Video dan Laporan
Video cara mencatat Approval Sales Quotation (SSQTN) silahkan tekan disini dan Penjelasan Form Entrynya silahkan tekan disini
Dibawah ini ada tampilan menu laporan Approval Sales Quotation (SSQTN) :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Age | : | Usia dokumen penawaran harga kepada pelanggan |
| Doc Number | : | Nomor dokumen penawaran harga ke pelanggan |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen penawaran harga ke pelanggan |
| Expired Date | : | Batas berlakunya surat penawaran harga ke pelanggan |
| Customer | : | Kode dan nama pelanggan yang diberikan penawaran |
| Doc Notes | : | Informasi tambahan dari dokumen penawaran |
| Currency | : | Mata uang yang dipergunakan pada dokumen penawaran |
| Subtotal | : | Total transaksi penawaran ke pelanggan |
| Discount | : | Diskon transaksi pada dokumen penawaran |
| Tax | : | Pajak transaksi pada dokumen penawaran |
| Grandtotal | : | Grandtotal transaksi dari dokumen penawaran |