Sales Return (SSRTN) Report
Laporan Retur Penjualan adalah dokumen yang mencatat pengembalian barang oleh pelanggan kepada perusahaan setelah proses penjualan terjadi. Retur bisa terjadi karena barang rusak, tidak sesuai pesanan, kelebihan kirim, atau alasan lainnya. Laporan ini digunakan untuk mengontrol stok, keuangan, dan pelayanan pelanggan.
Latar Belakang
- Terjadi ketidaksesuaian antara barang yang diterima pelanggan dengan yang dipesan (rusak, cacat, salah spesifikasi).
- Adanya sistem jaminan kualitas (garansi atau return policy) yang memungkinkan pelanggan mengembalikan barang.
- Perlu dokumentasi resmi untuk mencatat pengembalian barang, agar akuntansi dan stok dapat disesuaikan.
- Meningkatkan pengawasan dan evaluasi kualitas produk dan layanan.
🎯Tujuan Pelaporan Retur Penjualan
- Mendokumentasikan secara formal setiap pengembalian barang dari pelanggan.
- Menyesuaikan stok barang di gudang dan pembukuan penjualan.
- Menjadi dasar untuk pengembalian dana, penggantian barang, atau koreksi faktur.
- Mengidentifikasi penyebab retur agar bisa dilakukan tindakan perbaikan ke depan.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan solusi cepat dan tepat a
🧩Keterkaitan dan Korelasi Antar Departemen
| Departemen | Peran dalam Proses Retur | Korelasi dan Keterkaitan |
|---|---|---|
| Customer Service | Menerima keluhan pelanggan dan menginisiasi proses retur. | Titik awal komunikasi dengan pelanggan terkait alasan dan prosedur retur. |
| Sales/Marketing | Verifikasi kelayakan retur dan koordinasi solusi (refund, penggantian, dll.). | Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan menyampaikan kebijakan retur. |
| Gudang/Logistik | Menerima barang yang diretur, memeriksa kondisi, dan memperbarui stok. | Menjamin validasi fisik barang yang dikembalikan dan pembaruan sistem stok. |
| Finance/Accounting | Menyesuaikan faktur penjualan, membuat nota kredit, dan mengelola refund jika diperlukan. | Bertanggung jawab dalam pelaporan keuangan dan pencatatan koreksi penjualan. |
| Quality Control | Memeriksa barang yang diretur untuk analisa kerusakan atau kesalahan produksi. | Memberi feedback ke produksi/purchasing untuk perbaikan kualitas barang. |
| Produksi/Purchasing | Jika barang rusak berasal dari kesalahan produksi atau bahan, dilakukan evaluasi. | Evaluasi kualitas barang dari sisi sumber produksi atau vendor. |
| Manajemen | Menyusun kebijakan retur dan menganalisis tren retur. | Memberikan arahan strategis untuk mengurangi jumlah retur dan meningkatkan kontrol kualitas. |
Video dan Form Entry
Video cara memasukkan data pengembalian barang dari pelanggan bisa ditekan disini dan Penjelasan Form Entrynya bisa ditekan disini
Filter Laporan Pengembalian barang ke pelanggan
Menampilkan data transaksi pengembalian barang berdasarkan total transaksi sesuai dengan pilihan filter sebelumnya. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Fasilitas untuk menampilkan dokumen pengembalian barang (SSRTN) yakni :
- Document History – menampilkan laporan berdasarkan dokumen nota pengembalian barang
- Transaction History – menampilkan laporan berdasarkan tiap barang yang disesuaikan
Report : SSRTN – Filter Document History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan pengembalian barang yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih jenis laporan yang ingin Anda tampilkan, yaitu : 1. Document History – Laporan retur penjualan berdasarkan nilai total transaksi 2. Transaction History – Laporan retur penjualan berdasarkan detail barang |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan penjualan yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan | |
| Customer | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan selurah laporan retur penjualan 2. Tulis kode atau nama customer – hanya menampilkan laporan retur penjualan sesuai dengan kode atau nama pelanggan |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan retur penjualan 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan retur penjualan berdasarkan cabang transaksi |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan retur penjualan 2. Void – hanya menampilkan laporan retur penjualan yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan retur penjualan yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| Show Payment | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Yes – menampilkan laporan retur penjualan beserta pembayarannya 2. No – menampilkan laporan retur penjualan tidak beserta pembayarannya | |
| No. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan retur penjualan yang hendak ditampilkan |
Report : SSRTN – Filter Transaction History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan Retur Penjualan yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih tipe laporan nota retur penjualan yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain : 1. Document History – menampilkan laporan nota retur penjualan berdasarkan total transaksi pesanan 2. Transaction History – menampilkan laporan nota retur penjualan berdasarkan barang pesanan |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan nota penjualan yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan | |
| Customer | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan nota retur penjualan 2. Tulis kode atau nama customer – hanya menampilkan laporan nota retur penjualan sesuai dengan kode atau nama customer |
| Sales | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan nota retur penjualan 2. Tulis kode atau nama sales – hanya menampilkan data nota retur penjualan dari sales yang bertanggung jawab |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan nota retur penjualan 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan nota retur penjualan berdasarkan cabang transaksi |
| Item Dept | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan retur jual 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan retur jual sesuai departemen barang tersebut |
| Item Code | : | Tulis kode atau nama barang maka hanya menampilkan data laporan retur jual sesuai kode barang tersebut |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan nota retur penjualan 2. Void – hanya menampilkan laporan nota retur penjualan yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan nota retur penjualan yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| No. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan retur penjualan yang hendak ditampilkan |
Tampilan Laporan Sales Return (SSRTN)
Laporan nota retur penjualan yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Tampilan Laporan Nota REtur Penjualan (SSRTN) ada dua (2) yakni :
- Document History
- Transaction History
Report SSRTN – Document History
Di bawah ini adalah tampilan laporan beserta penjelasan kolom :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi retur penjualan |
| Doc Number | : | Nomer dokumen retur penjualan |
| : | Nomer referensi dokumen yang dipergunakan sebagai acuan untuk pembuatan nota transaksi | |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi retur penjualan |
| Customer Inv No | : | Nomor dokumen yang diperoleh dari pelanggan sebagai pedoman atas transaksi retur penjualan |
| Tax Inv No | : | Nomer faktur pajak atas transaksi retur penjualan |
| Tax Number | : | Nomer identitas perpajakan pelanggan yang dipergunakan untuk pembuatan Faktur pajak dalam transaksi retur penjualan |
| KTP | : | Nomer identitas kependudukan yang dipergunakan untuk pembuatan Faktur pajak dalam transaksi retur penjualan |
| Sales Person | : | Kode dan nama sales yang bertanggung jawab dalam transaksi retur penjualan pelanggan |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota retur penjualan |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari nota retur penjualan berasal dari penghitungan Docdate + term (hari) |
| Warehouse | : | Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab atas pengiriman barang dari nota retur penjualan pelanggan |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi retur penjualan |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi retur penjualan |
| Total Trans | : | Total transaksi retur penjualan dengan perhitungan (item price – discount) * quantity |
| Promo (code) | : | Kode promo yang dipergunakan dalam transaksi retur penjualan |
| : | Apabila pencatatan transaksi retur penjualan termasuk pajak maka yang ditampilkan adalah Promo diskon sebelum pajak | |
| Promo (discount) | : | Nilai promo diskon dalam transaksi retur penjualan |
| Discount (code) | : | Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi retur penjualan |
| : | Apabila pencatatan transaksi retur penjualan termasuk pajak maka yang ditampilkan adalah diskon sebelum pajak | |
| Discount (amount) | : | Nilai diskon dalam transaksi retur penjualan |
| Add Disccode | : | Kode diskon tambahan pada transaksi retur penjualan |
| Add Disc2 dpp | : | Apabila pencatatan transaksi retur penjualan termasuk pajak maka yang ditampilkan adalah tambahan diskon sebelum pajak |
| Add Disc2 | : | Nilai tambahan diskon pada transaksi retur penjualan |
| Tax (code) | : | Kode pajak yang dipergunakan pada transaksi retur penjualan |
| Tax (amount) | : | Nilai pajak pada transaksi retur penjualan |
| Grandtotal | : | Total dari transaksi retur penjualan dengan penghitungan (total trans – disc) + tax |
| Delivery | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. DELIVERY – berarti barang dikirim oleh perusahaan 2. PICKUP – berarti barang diambil oleh pelanggan ke perusahaan |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Create By (user) | : | Nama user yang mencatat dokumen retur penjualan |
| Create By (date) | : | Tanggal pencatatan dokumen nota retur penjualan |
| Last Printed By | : | Nama user yang terakhir mencetak dokumen |
| Edit By (user) | : | Nama user yang merubah dokumen retur penjualan |
| Edit By (date) | : | Tanggal user yang merubah dokumen retur penjualan |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada nota retur penjualan |
Report SSRTN – Transaction History
Di bawah ini adalah tampilan laporan beserta penjelasan kolom :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi penjualan |
| Doc Number | : | Nomer dokumen penjualan |
| : | Urutan barang pada dokumen nota penjualan | |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi penjualan |
| Tax Number | : | Nomer identitas perpajakan pelanggan yang dipergunakan untuk pembuatan Faktur pajak dalam transaksi penjualan |
| KTP | : | Nomer identitas kependudukan yang dipergunakan untuk pembuatan Faktur pajak dalam transaksi penjualan |
| Sales Person | : | Kode dan nama sales yang bertanggung jawab dalam transaksi penjualan pelanggan |
| Warehouse | : | Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab atas pengiriman barang dari nota penjualan customer |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi penjualan |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi penjualan |
| Item (itemdept) | : | Kode departemen barang sesuai barang yang dijual |
| Item (code) | : | Kode barang sesuai barang yang dijual |
| : | Deskripsi barang sesuai barang yang dijual | |
| Item (unit name) | : | Satuan barang sesuai barang yang dijual |
| Item (model code) | : | Kode model barang sesuai barang yang dijual |
| Discount (code) | : | Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi penjualan |
| : | Apabila pencatatan transaksi penjualan termasuk pajak maka yang ditampilkan adalah diskon sebelum pajak | |
| Discount (amount) | : | Nilai diskon dalam transaksi penjualan |
| Total | : | Total transaksi tiap barang dengan penghitungan (harga – diskon) * qty |
| Promo | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Berisi 0 – berarti barang merupakan komponen dari promo 2. Berisi 1 – berarti barang yang sedang promo pada saat pencatatan pesanan |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Warranty | : | Masa garansi untuk nota penjualan tersebut |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada nota penjualan |