Booking Service (SBOOK) Report
Laporan Booking Service adalah dokumen atau sistem pelaporan yang mencatat seluruh aktivitas pemesanan layanan (service booking) oleh pelanggan, termasuk:
- Identitas pelanggan
- Jenis layanan yang dipesan
- Tanggal & waktu booking
- Status layanan (terjadwal, selesai, batal, dll.)
- Teknisi yang bertugas
- Lokasi dan hasil layanan
Laporan ini menjadi alat utama untuk monitoring, evaluasi, dan perencanaan layanan after-sales service.
Laporan booking service dibutuhkan karena:
- Aktivitas layanan purna jual harus terdata dan terdokumentasi dengan rapi
- Permintaan service bisa banyak dan beragam → dibutuhkan kontrol terpusat
- Laporan membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
- Banyak perusahaan kini menyertakan laporan ini dalam penilaian SLA (Service Level Agreement)
🎯Tujuan Laporan Booking Service
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Monitoring layanan pelanggan | Mengetahui jumlah, jenis, dan status booking yang masuk, selesai, tertunda, atau dibatalkan. |
| 2. Evaluasi performa teknisi dan layanan | Laporan bisa digunakan untuk menilai kinerja teknisi berdasarkan jumlah dan kualitas layanan. |
| 3. Perencanaan kapasitas teknisi & sparepart | Untuk mempersiapkan jadwal, alat, dan suku cadang secara optimal. |
| 4. Pelaporan manajemen & audit | Menyediakan data historis untuk analisa manajemen dan audit internal/external. |
| 5. Penanganan keluhan & garansi | Menjadi bukti valid saat terjadi komplain pelanggan atau klaim garansi layanan. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Dengan Pihak Internal (Departemen Perusahaan)
| Departemen | Keterkaitan dan Peran | Korelasi |
|---|---|---|
| Customer Service | Menerima dan mencatat booking pelanggan, serta menindaklanjuti perubahan atau pembatalan | Bertanggung jawab pada akurasi dan kelengkapan data yang masuk ke laporan booking |
| Teknisi / Layanan | Menyelesaikan layanan sesuai jadwal, lalu mengisi hasil atau status layanan | Kualitas input dari teknisi menentukan akurasi data laporan |
| Sparepart / Gudang | Menyediakan part yang diperlukan berdasarkan data booking | Laporan menjadi alat perencanaan permintaan spare part |
| Finance | Melihat status layanan selesai sebagai dasar penagihan bila layanan berbayar | Korelasi antara laporan booking selesai dan penerbitan invoice |
| Manajemen | Menganalisis laporan untuk evaluasi operasional dan perbaikan layanan | Dasar untuk peningkatan sistem kerja, SDM, atau kebijakan layanan |
B. Dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Laporan berisi data pemesanan layanan pelanggan | Menjadi bukti bahwa pelanggan sudah dijadwalkan dan dilayani |
| Dapat digunakan untuk konfirmasi atau klaim garansi | Laporan mencatat waktu, teknisi, dan jenis layanan yang telah diberikan kepada pelanggan |
| Menjadi referensi riwayat layanan | Berguna untuk pelanggan yang rutin melakukan servis (misalnya kendaraan atau mesin produksi) |
C. Dengan Supplier (terutama pada layanan yang melibatkan dukungan pihak ketiga)
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Jika ada suku cadang dari supplier | Laporan membantu memprediksi kebutuhan part yang harus dipesan atau diklaim ke supplier |
| Jika service dalam masa garansi supplier | Laporan booking jadi dasar pengajuan klaim atau dukungan teknis kepada pihak supplier |