Part / Unit Delivery (SVIDN) Entry

Part / Unit Delivery Entry adalah proses pencatatan dan pengeluaran sparepart atau unit barang dari gudang atau stok untuk dikirimkan kepada teknisi atau lokasi service, baik untuk keperluan:

• perbaikan unit pelanggan,
• penggantian komponen saat service,
• atau pemenuhan part request sebelumnya.

Proses ini memastikan setiap perpindahan sparepart atau unit barang tercatat dengan akurat — mulai dari stok keluar, pengiriman, penerimaan oleh teknisi, hingga digunakan dalam pekerjaan service.

Latar Belakang

Dalam proses perbaikan unit, ketersediaan sparepart sangat krusial. Ketika part tidak tersedia di lokasi service, gudang atau pusat distribusi harus melakukan pengiriman part ke lokasi teknisi atau cabang.

Tanpa sistem pencatatan Part Delivery Entry yang baik, akan muncul permasalahan seperti:

• tidak jelasnya pergerakan sparepart,
• selisih stok fisik dengan sistem,
• keterlambatan perbaikan,
• dan sulitnya melakukan pelacakan part yang digunakan.

Dengan Part Delivery Entry, seluruh alur distribusi part dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan.

🎯 Tujuan

1. Mencatat pergerakan sparepart dari gudang ke lokasi service atau teknisi.
2. Menjamin ketersediaan part tepat waktu untuk mendukung proses service.
3. Menekan risiko kehilangan atau selisih stok.
4. Menjadi dasar rekonsiliasi stok dan laporan penggunaan part.
5. Mempercepat proses perbaikan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
6. Mendukung transparansi dan akurasi pencatatan aset sparepart.

🏢 Keterkaitan & Korelasi

1. Departemen Internal

Pihak Internal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Teknisi / Tim Service	Penerima part untuk keperluan perbaikan unit pelanggan.	Pengguna akhir part.
Admin Service	Koordinasi kebutuhan part dan memastikan pengiriman tepat waktu.	Penghubung antara teknisi dan gudang.
Gudang / Logistik	Menyiapkan dan mengirim part sesuai request.	Penanggung jawab utama stok dan distribusi part.
Inventory Control	Memonitor stok dan pergerakan part.	Pengendalian jumlah dan umur stok sparepart.
Supervisor / Manajer Service	Menyetujui pengeluaran part dan mengawasi proses distribusi.	Menjamin proses sesuai SOP dan efisien.
Finance / Accounting	Mencatat nilai pergerakan part sebagai bagian dari biaya service.	Dasar perhitungan biaya dan pelaporan keuangan.

2. Pihak Eksternal

Pihak Eksternal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Pelanggan	Secara tidak langsung menerima manfaat dari pengiriman part cepat.	Mendapatkan perbaikan unit lebih cepat dan berkualitas.
Vendor / Principal	Penyedia part (jika part dipesan dari luar).	Mendukung ketersediaan part dalam proses service.
Ekspedisi / Forwarder	Mengirimkan part dari gudang ke lokasi service / teknisi luar kota.	Menjamin distribusi part secara tepat waktu dan terdokumentasi.