Part Receive (SVIRV) Entry

Part Receive Entry (Service) adalah proses pencatatan penerimaan sparepart yang datang dari gudang pusat, atau lokasi lain, ke gudang service atau lokasi teknisi.

Proses ini memastikan bahwa setiap sparepart yang diterima:

• tercatat secara sistem,
• sesuai dengan dokumen pengiriman,
• dan siap digunakan dalam proses service atau disimpan sebagai buffer stock.

Part Receive Entry merupakan kebalikan dari Part Delivery Entry — bila Delivery mencatat pengeluaran, maka Receive mencatat penerimaan part.

Latar Belakang

Dalam proses service, sparepart yang dibutuhkan teknisi tidak selalu tersedia di gudang. Oleh karena itu, sering dilakukan pengiriman part dari:

• gudang pusat ke cabang,
• vendor ke gudang perusahaan, atau
• antar lokasi service.

Tanpa pencatatan Part Receive Entry yang baik, potensi permasalahan yang sering muncul:

• perbedaan antara stok fisik dan sistem,
• kesalahan kuantitas atau jenis part,
• keterlambatan proses service,
• dan kesulitan dalam pelacakan pergerakan part.

Dengan sistem pencatatan penerimaan part, stok dapat terkontrol dan dilacak secara akurat.

🎯 Tujuan

1. Mencatat penerimaan sparepart secara akurat dan real time.
2. Memastikan kesesuaian barang fisik dengan dokumen pengiriman.
3. Menjadi dasar update stok gudang.
4. Mendukung kelancaran proses service karena part tersedia tepat waktu.
5. Memperkuat kontrol pergerakan part dan audit internal.
6. Menghindari kehilangan atau selisih stok.

🏢 Keterkaitan & Korelasi

1. Departemen Internal

Pihak Internal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Gudang / Logistik	Menerima fisik barang dan memastikan kesesuaian dengan dokumen.	Penanggung jawab utama penerimaan dan penambahan stok.
Admin Service	Melakukan pencatatan penerimaan part ke sistem.	Menjaga akurasi data dan kelengkapan dokumen.
Inventory Control	Memantau update stok dan mengontrol pergerakan sparepart.	Menjadi pengendali stok dan perencanaan kebutuhan part.
Teknisi Service	Pihak pengguna part yang nantinya akan menggunakan stok yang diterima.	Tergantung pada ketersediaan part hasil receive.
Supervisor / Manajer	Melakukan persetujuan atau verifikasi akhir bila diperlukan.	Menjamin proses sesuai SOP dan keakuratan data.
Finance / Accounting	Mencatat nilai sparepart yang diterima sebagai aset atau biaya pembelian.	Mendukung laporan keuangan dan pembukuan.

2. Pihak Eksternal

Pihak Eksternal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Vendor / Principal	Pihak pengirim sparepart yang dipesan.	Sumber utama sparepart untuk service.
Gudang Pusat / Cabang Lain	Pengirim sparepart antar lokasi internal.	Mendukung distribusi stok ke area service.
Ekspedisi / Forwarder	Mengirimkan part dari vendor atau lokasi lain ke penerima.	Mendukung kelancaran logistik part.