Deposit / Uang Muka (ARBIL) Report
Laporan AR Bill adalah dokumen keuangan yang mencatat penerimaan uang muka (DP) dari pelanggan sebelum pengiriman barang atau penyelesaian jasa. Uang muka ini bukan pendapatan langsung, tapi dicatat sebagai liabilitas sementara karena kewajiban perusahaan kepada pelanggan belum terpenuhi sepenuhnya.
Laporan ini penting karena:
- Uang muka sering diberikan dalam proyek besar, pembelian custom, atau order bulk.
- Uang yang diterima dari pelanggan belum bisa diakui sebagai pendapatan sebelum realisasi barang/jasa.
- Diperlukan bukti tertulis dan sistematis untuk:
- Pemantauan kas masuk
- Rekonsiliasi faktur akhir
- Pengembalian uang jika pesanan dibatalkan
🎯Tujuan Laporan AR Bill / Uang Muka
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Monitoring uang muka yang diterima | Melacak jumlah dana yang telah diterima dari masing-masing pelanggan. |
| 2. Kontrol pengakuan pendapatan | Menjaga agar uang muka tidak langsung diakui sebagai pendapatan sebelum penyerahan. |
| 3. Dasar pembuatan invoice akhir | Menjadi acuan pengurang nilai tagihan saat barang/jasa sudah diserahkan. |
| 4. Transparansi posisi kewajiban | Menunjukkan kewajiban perusahaan untuk menyelesaikan pengiriman atau layanan. |
| 5. Pendukung audit dan laporan keuangan | Digunakan dalam pemeriksaan internal/eksternal agar arus kas dan utang lancar terpantau baik. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Dengan Departemen Internal
| Pihak / Departemen | Keterkaitan dan Peran | Korelasi |
|---|---|---|
| Finance / AR | Mencatat uang muka sebagai liabilitas, membuat laporan AR Bill, memantau status kompensasi ke invoice. | Mengontrol posisi keuangan dan tagihan pelanggan agar tidak tercampur dengan pendapatan awal. |
| Akuntansi | Membuat jurnal: uang muka (kas/debit) vs liabilitas (DP kredit), lalu konversi ke pendapatan saat realisasi. | Menentukan waktu yang tepat untuk pengakuan pendapatan (berdasarkan realisasi, bukan kas masuk). |
| Sales / Marketing | Menyusun kontrak penjualan dan memfasilitasi pengaturan pembayaran uang muka oleh pelanggan. | Bertanggung jawab atas hubungan awal dengan pelanggan dan penyusunan perjanjian DP. |
| Operasional / Produksi | Memulai produksi atau pemrosesan order setelah uang muka diterima. | Uang muka sering menjadi syarat awal proses produksi berjalan. |
| Logistik / Gudang | Pengiriman barang disesuaikan dengan progress pembayaran uang muka atau pelunasan. | Penyerahan barang baru dilakukan jika persyaratan pembayaran awal sudah terpenuhi. |
B. Dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Pelanggan membayar uang muka | Menjadi dasar komitmen pembelian dan keseriusan terhadap pesanan atau proyek. |
| Laporan menunjukkan status DP | Pelanggan dapat menanyakan sisa DP yang belum dikompensasikan ke invoice. |
| Jika terjadi pembatalan pesanan | Laporan ini digunakan untuk menentukan jumlah yang harus dikembalikan (refund atau penalti). |
Video dan Form Entry
Video cara memasukkan data deposit uang muka ditagih ke pelanggan (ARBIL) bisa ditekan disini dan Penjelasan Form Entrynya bisa ditekan disini
Filter Laporan Uang Muka / Deposit (ARBIL)
Menampilkan data transaksi deposit/uang muka berdasarkan total transaksi sesuai dengan pilihan filter sebelumnya. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Fasilitas untuk menampilkan dokumen Deposit / Uang muka (ARBIL) yakni :
- Document History – menampilkan laporan berdasarkan dokumen nota uang muka / deposit
- Transaction History – menampilkan laporan berdasarkan tiap akun pencatatan
- Aging – menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan yang belum dibayarkan atau diklaimkan ke nota penjualan
Report : ARBIL – Filter Document History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan uang muka / deposit yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih jenis laporan yang ingin Anda tampilkan, yaitu : 1. Document History – Laporan deposit / uang muka berdasarkan nilai total transaksi 2. Transaction History – Laporan deposit / uang muka sesuai dengan akun pencatatan jurnal 3. Aging – Laporan deposit / uang yang belum dibayar oleh pelanggan ataupun di klaimkan pada saat nota penjualan |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan deposit / uang muka pelanggan yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| Date | : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan |
| Customer | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan selurah laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama pelanggan – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan kode atau nama pelanggan |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan cabang transaksi |
| Doc No | : | Tulis nomer dokumen deposit / uang muka yang hendak ditampilkan |
| Currency | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama mata uang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan mata uang transaksi |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Void – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| : | Tulis berapa kali dokumen yang telah dicetak dan hendak ditampilkan | |
| N. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan deposit / uang muka pelanggan yang hendak ditampilkan |
Report : ARBIL – Filter Transaction History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan uang muka / deposit yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih jenis laporan yang ingin Anda tampilkan, yaitu : 1. Document History – Laporan deposit / uang muka berdasarkan nilai total transaksi 2. Transaction History – Laporan deposit / uang muka sesuai dengan akun pencatatan jurnal 3. Aging – Laporan deposit / uang yang belum dibayar oleh pelanggan ataupun di klaimkan pada saat nota penjualan |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan deposit / uang muka pelanggan yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| Date | : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan |
| Customer | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan selurah laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama pelanggan – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan kode atau nama pelanggan |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan cabang transaksi |
| Doc No | : | Tulis nomer dokumen deposit / uang muka yang hendak ditampilkan |
| Currency | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama mata uang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan mata uang transaksi |
| Coa | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama akun pembukuan– hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan akun pembukuan yang dicatat |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Void – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| : | Tulis berapa kali dokumen yang telah dicetak dan hendak ditampilkan | |
| N. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan deposit / uang muka pelanggan yang hendak ditampilkan |
Report : ARBIL – Filter Aging
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan uang muka / deposit yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih jenis laporan yang ingin Anda tampilkan, yaitu : 1. Document History – Laporan deposit / uang muka berdasarkan nilai total transaksi 2. Transaction History – Laporan deposit / uang muka sesuai dengan akun pencatatan jurnal 3. Aging – Laporan deposit / uang yang belum dibayar oleh pelanggan ataupun di klaimkan pada saat nota penjualan |
| Customer | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan selurah laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama pelanggan – hanya menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan kode atau nama pelanggan |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan cabang transaksi |
| Doc No | : | Tulis nomer dokumen deposit / uang muka yang hendak ditampilkan |
| Currency | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Tulis kode atau nama mata uang – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan berdasarkan mata uang transaksi |
| : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan deposit / uang muka pelanggan 2. Overdue – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan yang telah melewati batas jatuh tempo pelunasan 3. Over Graceperiod – hanya menampilkan data laporan deposit / uang muka pelanggan yang telah melewati batas masa tenggang atau toleransi pelunasan | |
| Age | Pilih rentang usia dokumen laporan deposit / uang muka pelanggan yang akan ditampilkan, yaitu : 1. All – menampilkan semua laporan deposit / uang muka pelanggan 2. 0 – 7 days – menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai usia dokumen 0 – 7 hari 3. 8 – 14 days – menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai usia dokumen 8 – 14 hari 4. 15 – 21 days – menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai usia dokumen 15 – 21 hari 5. Over 21 days – menampilkan laporan deposit / uang muka pelanggan sesuai usia dokumen melebihi 21 hari | |
| : | Tulis berapa banyak laporan deposit / uang muka pelanggan yang hendak ditampilkan |
Tampilan Laporan Uang Muka / Deposit (ARBIL)
Laporan konsinyasi penjualan yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengenai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Tampilan Laporan uang muka / deposit pelanggan yakni :
- Document History
- Transaction History
- Aging
Report ARBIL – Document History
| COLUMN | : | INFORMATION |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Doc Number | : | Nomer dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Reff Doc Number | : | Nomer referensi dokumen yang digunakan untuk pembuatan deposit / uang muka pelanggan |
| : | Nomor dokumen nota atau retur konsinyasi barang yang menggunakan referensi dokumen deposit / uang muka pelanggan tersebut | |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota deposit / uang muka pelanggan |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari deposit / uang muka pelanggan yang harus dibayarkan dengan penghitungan Docdate + term (hari) |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Cash Amount | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Include Tax | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti jumlah transaksi deposit / uang muka pelanggan sudah termasuk pajak 2. Not – berarti jumlah transaksi deposit / uang muka pelanggan tidak termasuk pajak |
| Tax Invoice No | : | Tulis nomer faktur pajak sehubungan dengan terbitnya dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Tax (code) | : | Kode pajak yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Tax (amount) | : | Nilai pajak dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Billing Address | : | Alamat penagihan pelanggan sesuai yang tercantum pada dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Create (user) | : | Nama user yang mencatat dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Create (date) | : | Tanggal pencatatan dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Edit (user) | Nama user yang merubah dokumen deposit / uang muka pelanggan | |
| Edit (date) | Tanggal perubahan dokumen deposit / uang muka pelanggan | |
| Print (user) | : | Nama user yang mencatat mencetak deposit / uang muka pelanggan |
| Print (count) | : | Informasi mengenai banyaknya dokumen deposit / uang muka pelanggan tsb telah dicetak |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada deposit / uang muka pelanggan |
| Data Source | : | Ada tiga (3) kondisi yakni : 1. Manually – berarti dokumen dibuat secara mandiri oleh user 2. Automatic– berarti dokumen otomatis terbentuk dari proses pencatatan dokumen lainnya 3. Imported– berarti dokumen dicatat dari proses import data |
Report ARBIL – Transaction History
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Doc Number | : | Nomer dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Reff Doc Number | : | Nomer referensi dokumen yang digunakan untuk pembuatan deposit / uang muka pelanggan |
| : | Nomor dokumen nota atau retur konsinyasi barang yang menggunakan referensi dokumen deposit / uang muka pelanggan tersebut | |
| #Line | : | Urutan akun transaksi sesuai dokumen |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota deposit / uang muka pelanggan |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari deposit / uang muka pelanggan yang harus dibayarkan dengan penghitungan Docdate + term (hari) |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Cash Amount | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Include Tax | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti jumlah transaksi deposit / uang muka pelanggan sudah termasuk pajak 2. Not – berarti jumlah transaksi deposit / uang muka pelanggan tidak termasuk pajak |
| Tax Invoice No | : | Tulis nomer faktur pajak sehubungan dengan terbitnya dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Tax (code) | : | Kode pajak yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Tax (amount) | : | Nilai pajak dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Billing Address | : | Alamat penagihan pelanggan sesuai yang tercantum pada dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Create (user) | : | Nama user yang mencatat dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Create (date) | : | Tanggal pencatatan dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Edit (user) | Nama user yang merubah dokumen deposit / uang muka pelanggan | |
| Edit (date) | Tanggal perubahan dokumen deposit / uang muka pelanggan | |
| Print (user) | : | Nama user yang mencatat mencetak deposit / uang muka pelanggan |
| Print (count) | : | Informasi mengenai banyaknya dokumen deposit / uang muka pelanggan tsb telah dicetak |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada deposit / uang muka pelanggan |
| Data Source | : | Ada tiga (3) kondisi yakni : 1. Manually – berarti dokumen dibuat secara mandiri oleh user 2. Automatic– berarti dokumen otomatis terbentuk dari proses pencatatan dokumen lainnya 3. Imported– berarti dokumen dicatat dari proses import data |
Report ARBIL – Aging
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Age | : | Usia dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| Age Term | : | Usia dokumen sesuai dengan termin yang tercantum |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Doc Number | : | Nomer dokumen deposit / uang muka pelanggan |
| #Line | : | Urutan akun pembukuan yang tercantum pada dokumen |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| COA | : | Kode dan nama akun pembukuan yang tercantum di dokumen |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota deposit / uang muka pelanggan |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari deposit / uang muka pelanggan yang harus dibayarkan dengan penghitungan Docdate + term (hari) |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi deposit / uang muka pelanggan |
| Amount (amount) | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan dokumen |
| Amount (reject) | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan dokumen namun dibatalkan |
| Amount (settled) | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan sesuai dengan dokumen yang telah dipergunakan sebagai referensi dokumen lain |
| Amount (balance) | : | Total transaksi deposit / uang muka pelanggan dengan penghitungan Amount – reject – settled |
| Branch | : | Nama cabang terjadinya transaksi deposit / uang muka pelanggan |