Deposit / Down Payment (ARBIL) Entry
AR Bill atau uang muka dari customer adalah sejumlah dana yang diterima di muka oleh perusahaan dari pelanggan, sebelum barang atau jasa diberikan secara penuh. Uang ini dicatat sebagai kewajiban (liabilitas sementara) karena perusahaan belum menyelesaikan seluruh kewajiban penjualannya.
Dalam akuntansi, uang muka ini biasanya disebut sebagai pendapatan diterima di muka atau down payment (DP) dari pelanggan.
Uang muka dari customer diperlukan karena:
- Produk/jasa bersifat kustom, proyek panjang, atau butuh pengadaan khusus.
- Nilai proyek atau pembelian besar, sehingga supplier atau perusahaan perlu jaminan pembayaran.
- Perusahaan membutuhkan dana awal untuk memulai proses internal, seperti produksi, logistik, atau booking layanan.
- Sebagai strategi menghindari piutang macet, karena sebagian sudah dibayar di depan.
AR Bill / uang muka customer adalah mekanisme penting dalam siklus bisnis, terutama untuk:
- Proyek bernilai besar atau bersifat tailor-made
- Menjamin keseriusan pelanggan
- Menjaga arus kas perusahaan
- Menjadi dasar pencatatan keuangan yang akurat dan transparan
🎯Tujuan AR Bill / Uang Muka Customer
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Mengamankan komitmen pembelian | Perusahaan memperoleh jaminan bahwa pelanggan serius atas pesanan tertentu. |
| 2. Pendanaan awal produksi/pengadaan | Dana muka bisa digunakan untuk memulai proses produksi, pengadaan bahan, atau logistik. |
| 3. Mengurangi risiko pembatalan sepihak | Dengan menerima DP, pelanggan dianggap terikat kontrak yang lebih kuat. |
| 4. Mendukung arus kas jangka pendek | Dana muka meningkatkan likuiditas perusahaan sebelum pengiriman barang atau jasa. |
| 5. Dasar pencatatan tagihan (AR Bill) | Menjadi bukti formal untuk mencatat transaksi awal sebelum faktur final diterbitkan. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Keterkaitan Internal (Antar Departemen)
| Departemen | Peran dan Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Penjualan / Marketing | Menyusun penawaran dan kontrak, termasuk ketentuan pembayaran uang muka. | Berperan aktif dalam komunikasi awal dengan pelanggan dan menetapkan syarat uang muka. |
| Keuangan / AR | Mencatat uang muka sebagai liabilitas sementara, memantau saldo DP pelanggan, dan mencocokkan dengan invoice final. | Bertanggung jawab atas pelaporan posisi uang muka dalam neraca dan konversinya menjadi pendapatan. |
| Produksi / Operasional | Mulai proses setelah uang muka diterima, seperti produksi, pemesanan bahan, atau jasa. | Uang muka menjadi trigger dimulainya proses eksekusi pesanan atau proyek. |
| Logistik / Gudang | Menyiapkan pengiriman setelah uang muka diterima dan sesuai jadwal pengiriman. | Baru memproses barang jika pembayaran awal terpenuhi. |
| Akuntansi | Mencatat jurnal uang muka dan melakukan reklasifikasi dari liabilitas ke pendapatan saat penyerahan barang/jasa. | Penting untuk pelaporan keuangan bulanan dan pengakuan pendapatan yang tepat waktu. |
B. Keterkaitan dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Pelanggan menyerahkan uang muka | Menunjukkan keseriusan terhadap pembelian/proyek dan menciptakan kewajiban perusahaan untuk memenuhi pesanan. |
| Pelanggan menunggu pengiriman barang/jasa | Harus ada transparansi dan update posisi uang muka & progres proyek/barang. |
| Uang muka bisa dikompensasi ke faktur akhir | Biasanya DP akan dikurangkan dari nilai invoice saat penagihan akhir. |
Flow Deposit / Uang Mula (ARBIL)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat deposit / uang muka (ARBIL) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Dibawah ini ada tampilan menu entry uang muka / deposit (ARBIL) :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal deposit / uang muka pelanggan |
| Customer (type) | : | Ada dua (2) jenis pelanggan untuk dikelompokkan piutangnya : 1. “TRADE” – transaksi dicatat sebagai piutang datang 2. “OTHER” – transaksi dicatat sebagai piutang lain |
| Customer | : | Tulis nama atau kode pelanggan yang ditagi deposit atau uang muka Daftar pelanggan yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Customer Name | : | Nama pelanggan otomatis terisi setelah memasukkan data di “Customer“ daftar alamat penagihan Pengecualian untuk “customer tipe cash“ |
| : | Tekan tombol “….” maka akan tampil jendela outsanding untuk memilih referensi dokumen sales order (SSORD) | |
| : | Alamat penagihan pelanggan otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Customer” Namun apabila berbeda maka bisa menekan tombol “…..” untuk memilih daftar alamat penagihan pengecualian untuk “customer tipe cash“ | |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk deposit / uang muka |
| Amount | : | Tulis jumlah uang muka atau deposit yang diterima dari pelanggan |
| Incl PPN | : | Ada dua (2) kondisi : 1. “Dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit tersebut sudah termasuk Pajak Keluaran (PPN) sehingga harus memilih kode pajak (tarif) yang sesuai 2. “Tidak dicentang” – Jumlah uang muka atau deposit belum termasuk pajak keluaran (PPN) |
| Branch | : | Pilih cabang dimana pelanggan membayar uang muka atau deposit. Daftar cabang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi pemesanan barang |
| Rate | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Inv Curr” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Coa | : | Pilih kode akun pencatatan untuk penerimaan uang muka atau deposit dari pelanggan |