Unit Request (SVURQ) Entry

Unit Request Entry (Service) adalah proses pencatatan dan pengajuan penggantian unit sementara atau pengganti permanen kepada pelanggan ketika unit asli mereka sedang dalam proses perbaikan (service).
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan kelancaran operasional pelanggan dan menjaga komitmen pelayanan, tanpa harus menunggu proses perbaikan selesai.

Latar Belakang

Dalam kegiatan service purna jual, seringkali unit pelanggan tidak dapat langsung diperbaiki atau membutuhkan waktu cukup lama dalam proses perbaikan, klaim, atau RMA.
Untuk menjaga kepercayaan pelanggan dan kontinuitas pemakaian produk, perusahaan menyediakan unit pengganti.

Latar belakang diterapkannya proses ini antara lain:

• Memberikan solusi cepat bagi pelanggan saat unit mereka rusak.
• Menjaga kualitas pelayanan (service level agreement).
• Mengontrol dan mencatat keluar–masuknya unit pengganti.
• Mencegah kehilangan atau ketidakterlacakan unit pengganti.
• Menjadi dasar penagihan atau administrasi internal (misalnya jika penggantian bersifat permanen).

🎯 Tujuan

1. Menstandarkan proses permintaan unit pengganti untuk keperluan service.
2. Menjamin ketersediaan unit pengganti untuk menjaga kepuasan pelanggan.
3. Memastikan setiap pengeluaran unit tercatat dan dapat ditelusuri.
4. Meminimalisasi risiko kehilangan unit pengganti.
5. Menjadi dasar monitoring stok, pengendalian aset, dan pelaporan.

🏢 Keterkaitan & Korelasi

1. Departemen Internal

Pihak Internal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Customer Service	Menerima keluhan pelanggan dan mengajukan permintaan unit pengganti.	Menjadi penghubung utama antara pelanggan dan tim service.
Teknisi / Tim Service	Melakukan analisis kondisi unit rusak dan memberikan rekomendasi penggantian.	Menentukan kebutuhan unit pengganti dan estimasi perbaikan.
Gudang / Logistik	Menyediakan unit pengganti, melakukan pencatatan stok keluar–masuk.	Menjamin ketersediaan dan keakuratan stok unit pengganti.
Administrasi / Finance	Mengelola jaminan, nota serah terima, atau deposit jika diperlukan.	Menjadi dasar pencatatan keuangan dan pengendalian internal.
Manajer Service / Divisi	Menyetujui dan mengawasi proses penggantian unit.	Menjamin proses sesuai kebijakan dan SOP perusahaan.
Tim IT / Sistem	Menyediakan sistem pencatatan, tracking, dan pelaporan unit pengganti.	Mendukung pelacakan dan pengendalian proses secara digital.

2. Pihak Eksternal

Pihak Eksternal	Peran & Keterkaitan	Korelasi dalam Proses
Pelanggan	Menerima dan mengembalikan unit pengganti.	Penerima manfaat utama dan pihak yang berinteraksi langsung dengan service.
Vendor / Principal	Menyediakan atau menyetujui unit pengganti dalam kasus garansi atau RMA.	Mendukung ketersediaan unit dan proses klaim garansi.
Forwarder / Ekspedisi	Mengirimkan unit pengganti ke lokasi pelanggan (jika diperlukan).	Mendukung kelancaran distribusi unit pengganti ke pelanggan.