Sales Quotation (SSQTN) Entry
Sales Quotation adalah dokumen penawaran harga yang dibuat oleh penjual (perusahaan) dan dikirimkan kepada calon pelanggan sebelum terjadi transaksi penjualan. Sales quotation tidak bersifat mengikat, tetapi menjadi dasar negosiasi dan konfirmasi pesanan (sales order) jika disetujui oleh pelanggan.
Sales quotation penting karena:
- Banyak pelanggan (terutama B2B) memerlukan penawaran tertulis untuk pengadaan internal.
- Sebagai bentuk komitmen awal dari penjual terkait harga dan syarat jual beli.
- Meningkatkan transparansi antara perusahaan dan pelanggan, serta mengurangi kesalahpahaman.
- Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengatur margin dan strategi harga dengan fleksibel.
🎯Tujuan Sales Quotation
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Memberikan informasi harga resmi | Pelanggan dapat mengetahui rincian harga dan ketentuan penjualan secara tertulis dan formal. |
| 2. Mendorong proses penjualan | Menjadi awal dari proses transaksi penjualan yang disepakati dua pihak. |
| 3. Dasar negosiasi dan kontrak | Pelanggan dapat membandingkan penawaran dan melakukan negosiasi sebelum memutuskan pembelian. |
| 4. Alat kontrol penjualan | Penjual dapat mencatat semua penawaran yang telah diberikan untuk menghindari konflik harga. |
| 5. Dokumentasi dan arsip legal | Menjadi dokumen pendukung untuk proses audit dan validasi penjualan. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Dengan Departemen Internal
| Departemen | Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Sales / Marketing | Membuat dan mengirim quotation kepada calon pelanggan | Bertanggung jawab atas isi, validitas harga, dan negosiasi dengan pelanggan |
| Finance / Pricing | Menentukan harga jual, diskon, dan syarat pembayaran dalam quotation | Menjaga agar harga sesuai dengan kebijakan margin dan ketentuan pembayaran |
| Produksi / Operasional | Memberi input ketersediaan kapasitas produksi sebelum quotation disetujui | Menjamin penawaran bisa direalisasikan bila disetujui pelanggan |
| Logistik / Gudang | Menyediakan informasi stok yang memengaruhi waktu pengiriman barang yang ditawarkan | Berkorelasi langsung dengan ketepatan lead time dalam quotation |
B. Dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Quotation dikirim kepada pelanggan | Memberikan dasar untuk pelanggan mengevaluasi harga dan teknis penawaran |
| Pelanggan bisa menyetujui atau menolak | Jika disetujui, quotation akan dikonversi menjadi Sales Order atau kontrak |
| Dokumen digunakan untuk pembanding vendor | Pelanggan bisa menggunakan beberapa quotation untuk membandingkan harga dan memilih yang terbaik |
Flow Sales Quotation (SSQTN)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara memasukkan data Sales Quotation (SSQTN) tekan disini dan Laporannya tekan disini
Detail Form Entry Penawaran Harga ke Pelanggan (SSQTN)
Berikut ini untuk Form Entry dari Sales Quotation (SSQTN) :
Bagian Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal penawaran barang ke pelanggan |
| Customer | : | Tulis nama atau kode pelanggan yang diberikan penawaran barang Daftar pelanggan yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user dan tipe customer SRP |
| Sales | : | Pilih kode atau nama sales yang bertanggung jawab atas penawaran barang tersebut |
| Invoice Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi penawaran barang |
| Change Rate | : | Ketika ditekan maka akan muncul Form yang berfungsi untuk |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk penawaran barang tersebut |
| Expired | : | Tulis batas waktu penawaran barang yang diberikan kepada pelanggan |
| Address | : | Alamat pengiriman barang ke pelanggan otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Customer” Namun apabila berbeda maka bisa ditulis alamat pengiriman |
| Doc Notes | : | Tulis informasi tambahan untuk penawaran barang |
Bagian Detail
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Selection | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Dicentang dan tekan “DELETE ITEM” – maka akan menghapus satu baris barang 2. Tidak dicentang – maka tidak terjadi apapun |
| Item Code | : | Pilih kode atau nama barang yang ditawarkan pada pelanggan dengan menekan tombol “Add Item” maka akan tampil Form browse barang Ada ketentuan untuk tipe barang yang ditampilkan |
| : | Terisi secara otomatis deskripsi barang sesuai dengan pilihan pada kolom “Code” barang | |
| Unit | : | Unit barang yang dipesan dan otomatis terisi setelah memilih “Item Code” barang |
| Qty | : | Tulis jumlah barang yang ditawarkan ke pelanggan |
| Price Type | : | Pilih tipe harga yang ditawarkan ke pelanggan, ada dua (2) tipe harga : 1. SRP, otomatis terisi sesuai dengan harga tipe customer SRP 2. Custom, harus dimasukkan harga barang yang ditawarkan |
| Price | : | 1. Apabila pilihan “Price Type : SRP” maka otomatis terisi harga penawaran sesuai Master Price 2. Apabila pilihan “Price Type : Custom” maka tulis harga penawaran sesuai Master Price dan pastikan tidak lebih kecil dari harga minimum atau standar |
| Disc | : | Pilih kode diskon yang dipergunakan untuk mengurangi harga barang di tawarkan |
| Disc Value | : | Ada dua (2) kondisi yakni 1. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan persentase maka akan otomatis menghitung harga * persentase 2. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan manual maka tulis nilai diskon barang ditawarkan |
| DPP | : | Tulis harga barang yang disepakati pada saat pemesanan barang oleh pelanggan |
| Tax | : | Nilai pajak dari setiap barang yang ditawarkan |
| Total | : | Total penawaran tiap barang dengan penghitungan : ((Price – Disc Value) * Qty) + Tax |
| Total* | : | Total penawaran tiap barang sesuai dengan mata uang dasar yang digunakan |
| Indent | : | Tulis berapa lama waktu dibutuhkan untuk barang tersebut siap dikirim |
Bagian Footer
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc. Footer | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Default – maka akan secara otomatis terisi “Quotation Need Approval Or Not” 2. Custom – maka silahkan ditulis untuk informasi yang ditambahkan |
| Request Information | : | Ada empat (4) kondisi yakni : 1. Call In Customer – berarti informasi berasal dari telepon ke pelanggan 2. Info data global – berarti informasi pelanggan ke pelanggan 3. Principle – berarti penawaran berasal dari informasi ecommerce atau internet 4. Internal/Management – berarti penawaran berasal dari tim internal atau managemen perusahaan |
| Tax Total | : | Total pajak dari seluruh penawaran dibagian detail |
| Grandtotal | : | Grandtotal penawaran barang ke pelanggan |