< All Topics
Print

Pesanan Pembelian (SPORD) Report

Pelaporan Pesanan Pembelian adalah proses penyampaian informasi secara sistematis mengenai status, progres, dan hasil dari pesanan pembelian (Purchase Order/PO) yang telah dibuat oleh bagian pembelian kepada berbagai pihak terkait di dalam perusahaan maupun kepada pihak eksternal seperti supplier.

Tujuan Pelaporan Pesanan Pembelian

No.TujuanPenjelasan
1Memantau Status PemesananMengetahui apakah pesanan sudah dikirim, sedang dalam proses, tertunda, atau sudah diterima penuh.
2Menghindari Kekurangan StokMemberikan informasi kepada gudang dan produksi agar dapat mengatur kebutuhan material atau bahan baku tepat waktu.
3Mengontrol Kinerja SupplierMenilai ketepatan waktu, kesesuaian spesifikasi, dan kualitas barang yang dikirim oleh pemasok.
4Dasar Evaluasi KeuanganMemberi data kepada bagian keuangan untuk pencatatan kewajiban pembayaran dan perencanaan anggaran.
5Transparansi dan Koordinasi AntardepartemenMemastikan bahwa semua pihak (pembelian, gudang, produksi, keuangan) mendapat informasi yang konsisten dan akurat.
6Dokumentasi dan AuditMenjadi bukti tertulis jika terjadi perselisihan atau diperlukan dalam audit internal/eksternal.

📌 Fungsi Pelaporan Pesanan Pembelian dan Korelasinya

PihakFungsi Pelaporan Pesanan PembelianKorelasi dengan Pihak Lain
1. Pembelian (Procurement)– Menyusun laporan status pesanan (open PO, complete PO).
– Melaporkan keterlambatan pengiriman atau selisih kuantitas.
– Menjadi penghubung utama antara produksi, gudang, dan supplier.
– Melaporkan total nilai pembelian untuk keuangan.
Dengan Gudang: Menyampaikan estimasi kedatangan barang.
Dengan Supplier: Menindaklanjuti keterlambatan atau ketidaksesuaian pesanan.
Dengan Produksi: Memberi informasi real-time atas material yang sedang dipesan.
2. Gudang (Warehouse)– Melaporkan barang masuk berdasarkan PO.
– Mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan pembelian.
– Menyampaikan laporan ketidaksesuaian atau kerusakan barang.
Dengan Pembelian: Memberi data penerimaan barang & selisih.
Dengan Produksi: Memberi update stok material yang tersedia.
Dengan Supplier: Melaporkan jika barang tidak sesuai spesifikasi.
3. Supplier– Melaporkan kesiapan pengiriman, jadwal, dan nomor pengiriman.
– Menyediakan laporan pengiriman (delivery note) & faktur.
– Memberikan notifikasi bila terjadi kendala pengadaan barang.
Dengan Pembelian: Memberi update status pengiriman.
Dengan Gudang: Koordinasi waktu dan lokasi pengiriman.
Dengan Produksi (secara tidak langsung): Menjaga ketepatan waktu agar tidak mengganggu proses produksi.
4. Produksi– Melaporkan kebutuhan material ke pembelian.
– Memonitor laporan status PO untuk penjadwalan produksi.
– Melaporkan dampak keterlambatan pengadaan terhadap jadwal produksi.
Dengan Pembelian: Koordinasi kebutuhan & jadwal kedatangan material.
Dengan Gudang: Mengetahui ketersediaan material untuk produksi.
Dengan Supplier (melalui pembelian): Menyesuaikan spesifikasi teknis atau waktu pengiriman.

Catatan:

Pelaporan pesanan pembelian sangat penting untuk sinkronisasi antar departemen, menghindari keterlambatan produksi, serta pengendalian stok dan anggaran pembelian.

Video dan Form Entry

Video cara memasukkan data order pembelian (SPORD) bisa ditekan disini dan penjelasannya mengeenai Form Entry nya bisa ditekan disini

Filter Laporan Purchase Order (SPORD)

Laporan order pembelian yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini

Fasilitas untuk menampilkan dokumen order pembelian (SPORD) yakni :

  1. Document History – menampilkan laporan berdasarkan dokumen order pembelian
  2. Transaction History – menampilkan laporan berdasarkan tiap barang yang diorder pembelian
  3. Document Aging – menampilkan laporan yang belum digunakan sebagai referensi misalnya penerimaan barang ataupun nota pembelian
  4. Transaction Aging – menampilkan laporan yang belum digunakan sebagai referensi misalnya penerimaan barang ataupun nota pembelian tiap barang
Report : SPORD – Filter Document History
KOLOM:INFORMASI
View:Pilih tipe laporan order pembelian yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain :
1. Document History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan total transaksi order pembelian
2. Transaction History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan barang
3. Aging Document – menampilkan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
4. Aging Transaction – menampilan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
Range:Pilih rentang tanggal laporan order pembelian yang akan ditampilkan, yaitu :
1. Today â€“ Laporan hari ini
2. Yesterday â€“ Laporan H-1 sampai hari ini
3. Last 3 days â€“ Laporan H-3 sampai hari ini
4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini
5. Last 2 weeks â€“ Laporan H-14 sampai hari ini
6. Custom Date â€“ Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal).
Date (start – end):Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan
1. Range: Today â€“ Terisi otomatis tanggal hari ini
2. Range: Yesterday â€“ Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini
3. Range: Last 3 days â€“ Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini
4. Range: Last Week â€“ Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini
5. Range: Last 2 Week â€“ Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini
6. Range: Custom Date â€“ Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan
Vendor:Tulis kode atau nama vendor maka hanya menampilkan laporan order pembelian sesuai dengan kode atau nama supplier
Branch:Ada dua (2) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan cabang transaksi
Doc No (start – end):Tuliskan nomer dokumen blanked PO yang hendak ditampilkan
Currency:Ada dua (2) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan mata uang transaksi
Void:Ada tiga (3) pilihan antara lain :
1. All â€“ menampilkan seluruh laporan pesanan penjualan
2. Void â€“ hanya menampilkan laporan pesanan penjualan yang telah dibatalkan
3. Not Void â€“ hanya menampilkan laporan pesanan penjualan yang masih berlaku atau tidak dibatalkan
Print Count:Tulis berapa kali dokumen dicetak yang akan ditampilkan
No. Of Rec:Tulis berapa banyak laporan order pembelian yang hendak ditampilkan

Report : SPORD – Filter Transaction History
KOLOM:INFORMASI
View:Pilih tipe laporan order pembelian yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain :
1. Document History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan total transaksi order pembelian
2. Transaction History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan barang
3. Aging Document – menampilkan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
4. Aging Transaction – menampilan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
Range:Pilih rentang tanggal laporan order pembelian yang akan ditampilkan, yaitu :
1. Today â€“ Laporan hari ini
2. Yesterday â€“ Laporan H-1 sampai hari ini
3. Last 3 days â€“ Laporan H-3 sampai hari ini
4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini
5. Last 2 weeks â€“ Laporan H-14 sampai hari ini
6. Custom Date â€“ Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal).
Cust Date (start – end):Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan
1. Range: Today â€“ Terisi otomatis tanggal hari ini
2. Range: Yesterday â€“ Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini
3. Range: Last 3 days â€“ Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini
4. Range: Last Week â€“ Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini
5. Range: Last 2 Week â€“ Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini
6. Range: Custom Date â€“ Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan
Vendor:Tulis kode atau nama vendor maka hanya menampilkan laporan order pembelian sesuai dengan kode atau nama vendor
Branch:Ada dua (2) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan cabang transaksi
Doc No (start – end):Tuliskan nomer dokumen order pembelianyang hendak ditampilkan
Currency:Ada dua (2) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan mata uang transaksi
Item Code:Tulis kode atau nama barang maka hanya menampilkan data laporan order pembelian sesuai kode barang tersebut
Item Dept:Ada dua (2) pilihan antara lain :
1. All â€“ menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian sesuai departemen barang tersebut
Void:Ada tiga (3) pilihan antara lain :
1. All â€“ menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Void â€“ hanya menampilkan laporan order pembelian yang telah dibatalkan
3. Not Void â€“ hanya menampilkan laporan order pembelianyang masih berlaku atau tidak dibatalkan
Print Count:Tulis berapa kali dokumen dicetak yang akan ditampilkan
No. Of Rec:Tulis berapa banyak laporan order pembelian yang hendak ditampilkan

Report : SPORD – Filter Document Aging
KOLOM:INFORMASI
View:Pilih tipe laporan order pembelian yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain :
1. Document History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan total transaksi order pembelian
2. Transaction History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan barang
3. Aging Document – menampilkan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
4. Aging Transaction – menampilan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
Vendor:Tulis kode atau nama vendor maka hanya menampilkan laporan order pembelian sesuai dengan kode atau nama vendor
Branch:1. All â€“ menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan cabang transaksi
Term:Ada tiga (3) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Over Due â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian yang sudah jatuh tempo
3. Over Grace Period â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian yang sudah melebih batas waktu termin pelanggan
Age:Pilih rentang usia dokumen laporan order pembelian yang akan ditampilkan, yaitu :
1. All – menampilkan semua laporan order pembelian
2. 0 – 7 days – menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 0 – 7 hari
3. 8 – 14 days â€“ menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 8 – 14 hari
4. 15 – 21 days – menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 15 – 21 hari
5. Over 21 days â€“ menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen melebihi 21 hari
No. Of Rec:Tulis berapa banyak laporan order pembelian yang hendak ditampilkan

Report : SPORD – Filter Transaction Aging
KOLOM:INFORMASI
View:Pilih tipe laporan order pembelian yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain :
1. Document History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan total transaksi order pembelian
2. Transaction History – menampilkan laporan order pembelian berdasarkan barang
3. Aging Document – menampilkan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
4. Aging Transaction – menampilan laporan order pembelian yang belum diterima ataupun dibuatkan nota pembelian
Vendor:Tulis kode atau nama vendor maka hanya menampilkan laporan order pembelian sesuai dengan kode atau nama vendor
Branch:1. All â€“ menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode atau nama cabang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan cabang transaksi
Item Code:1. All â€“ menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Tulis kode barang â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian berdasarkan kode barang tersebut
Term:Ada tiga (3) pilihan antara lain :
1. All – menampilkan seluruh laporan order pembelian
2. Over Due â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian yang sudah jatuh tempo
3. Over Grace Period â€“ hanya menampilkan data laporan order pembelian yang sudah melebih batas waktu termin pelanggan
Age:Pilih rentang usia dokumen laporan order pembelian yang akan ditampilkan, yaitu :
1. All – menampilkan semua laporan order pembelian
2. 0 – 7 days – menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 0 – 7 hari
3. 8 – 14 days â€“ menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 8 – 14 hari
4. 15 – 21 days – menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen 15 – 21 hari
5. Over 21 days â€“ menampilkan laporan order pembelian sesuai usia dokumen melebihi 21 hari
No. Of Rec:Tulis berapa banyak laporan order pembelian yang hendak ditampilkan

Tampilan Laporan Purchase Order (SPORD)

Laporan pesanan pembelian yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini

Tampilan Laporan Purchase Order (SPORD) ada empat (4) yakni :

  1. Document History
  2. Transaction History
  3. Document Aging
  4. Transaction Aging

Report SPORD – Document History
KOLOM:INFORMATION
Document (date):Tanggal dokumen transaksi order pembelian
Document (number):Nomer dokumen order pembelian
Document (reff):Nomer referensi dokumen yang digunakan untuk pembuatan order pembelian
Document (settled):Nomor dokumen yang menggunakan surat jalan sebagai referensinya misalnya nota pesanan pembelian
Name:Kode dan nama supplier dalam transaksi order pembelian
Forwarder:Kode dan nama gudang yang forwarder yang menerima barang dari supplier luar negeri
Ship to Warehouse:Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab atas penerimaan barang dari Forwarder
Request Date:Tanggal permintaan pengiriman barang
Order By:Nama pemesan barang ke supplier
Confirm Date:Tanggal konfirmasi pengiriman barang oleh supplier
Group:Grup barang yang diorder ke supplier. terkait SKD
Series:Nama series barang yang di order ke supplier terkait SKD
Item Qty:Jumlah series barang yang di order ke supplier terkait SKD
Term (desc):Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota order pembelian
Term (due):Batas jatuh tempo pembayaran untuk nota order pembelian
Currency (code):Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Currency (rate):Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Disc (code):Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Disc (amount):Nilai diskon yang dipergunakan dalam transaksi border pembelian
Tax (code):Kode pajak yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Tax (amount):Nilai pajak yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Grandtotal:Total keseluruhan transaksi dengan penghitungan total transaksi – diskon + pajak
Grandtotal*:Total keseluruhan transaksi dengan penghitungan (total transaksi – diskon + pajak) x kurs mata uang
Void:Ada dua (2) kondisi yakni :
1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan
2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan
Create By (user):Nama user yang mencatat dokumen order pembelian
Create By (date):Tanggal pencatatan dokumen surat order pembelian
Edit By (user):Nama user yang merubah isi dokumen order pembelian
Edit By (date):Tanggal dirubah isi dokumen order pembelian
Document (notes):Informasi tambahan pada order pembelian
Print Count (user):Nama user yang melakukan cetak dokumen order pembelian
Print Count (count):Informasi berapa kali dokumen telah dicetak
Attachment:Terdapat lampiran untuk dokumen tersebut
Warranty:Masa garansi barang pada transaksi order pembelian
Data Source:Ada tiga (3) kondisi yakni :
1. Manually – berarti dokumen dibuat secara mandiri oleh user
2. Automatic– berarti dokumen otomatis terbentuk dari proses pencatatan dokumen lainnya
3. Manually Include Tax – berarti dokumen dicatat untuk nilainya sudah termasuk pajak

Report SPORD – Transaction History
KOLOM:INFORMATION
Document (date):Tanggal dokumen transaksi order pembelian
Document (number):Nomer dokumen order pembelian
Document (reff):Nomer referensi dokumen yang digunakan untuk pembuatan order pembelian
Line#:Urutan barang yang tercantum pada dokumen order pembelian
Name:Kode dan nama supplier dalam transaksi order pembelian
Forwarder:Kode dan nama gudang yang forwarder yang menerima barang dari supplier luar negeri
Ship to Warehouse:Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab atas penerimaan barang dari Forwarder
Request Date:Tanggal permintaan pengiriman barang
Order By:Nama pemesan barang ke supplier
Confirm Date:Tanggal konfirmasi pengiriman barang oleh supplier
Item (code):Kode barang yang diorder sesuai dokumen order pembelian
Item (description):Deskripsi barang yang diorder sesuai dokumen order pembelian
Qty (entry):Jumlah barang yang dipesan sesuai dokumen order pembelian
Qty (reject):Jumlah barang yang batal order ke supplier dari dokumen tersebut
Term (desc):Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota order pembelian
Term (due):Batas jatuh tempo pembayaran untuk nota order pembelian
Currency (code):Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Currency (rate):Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Price:Harga barang yang diorder ke supplier
Price DPP:Apabila pencatatan transaksi order pembelian termasuk pajak maka yang ditampilkan adalah harga barang sebelum pajak
Price Total:Total harga tiap barang dengan penghitungan (harga-diskon) x qty
Disc Total (code):Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian untuk tiap barang
Disc Total (amount):Nilai diskon yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian pada tiap barang
Discount Footer (code):Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Discount Footer (amount):Jumlah diskon yang memotong nilai total transaksi semua barang
DPP:Jumlah dasar pengenaan pajak untuk transaksi order pembelian
Tax (amount):Nilai pajak yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Grandtotal:Total keseluruhan transaksi dengan penghitungan total transaksi – diskon + pajak
Void:Ada dua (2) kondisi yakni :
1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan
2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan
Document (notes):Informasi tambahan pada order pembelian
Attachment:Terdapat lampiran untuk dokumen tersebut
Warranty:Masa garansi barang pada transaksi order pembelian

Report SPORD – Document Aging
KOLOM:INFORMASI
Age:Usia dokumen dihitung dari tanggal pembuatan dokumen
Age term:Usia dokumen dihitung dari tanggal pembuatan dokumen + termin
Document (date):Tanggal dokumen transaksi order pembelian
Document (number):Nomer dokumen transaksi order pembelian
Document (reff):Nomer referensi dokumen transaksi order pembelian
Document (notes):Informasi tambahan pada dokumen order pembelian
Name:Kode dan nama supplier pada dokumen order pembelian
Forwarder:Kode dan nama gudang forwarder pada dokumen order pembelian
Ship to Warehouse:Kode dan nama gudang penerima pada dokumen order pembelian
Req Date:Tanggal permintaan pengiriman barang sesuai dokumen order pembelian
Order By:Nama pemesan barang sesuai dokumen order pembelian
Confirm Date:Tanggal konfirmasi pengiriman barang oleh supplier sesuai dokumen order pembelian
Term (desc):Deskripsi termin sesuai dokumen order pembelian
Term (duedate):Tanggal jatuh tempo sesuai dokumen order pembelian dihitung dari Tanggal dokumen + termin
Currency (code):Kode mata uang sesuai dokumen order pembelian
Currency (rate):Kurs mata uang sesuai dokumen order pembelian
Grandtotal:Total keseluruhan transaksi sesuai dokumen order pembelian
Create (user):Nama user yang mencatat transaksi order pembelian
Create (date):Tanggal dicatat transaksi order pembelian

Report SPORD – Transaction Aging
KOLOM:INFORMATION
Age:Usia dokumen dihitung dari tanggal pembuatan dokumen
Age Term:Usia dokumen dihitung dari tanggal pembuatan dokumen + termin
Document (date):Tanggal dokumen transaksi order pembelian
Document (number):Nomer dokumen order pembelian
Document (reff):Nomer referensi dokumen transaksi order pembelian
Line#:Urutan barang sesuai dokumen order pembelian
Name:Kode dan nama supplier dalam transaksi order pembelian
Forwarder:Kode dan nama gudang forwarder pada dokumen order pembelian
Ship to Warehouse:Kode dan nama gudang penerima barang pada dokumen order pembelian
Request Date:Tanggal permintaan pengiriman barang
Order By:Nama pemesan barang ke supplier sesuai dokumen order pembelian
Confirm Date:Tanggal konfirmasi pengiriman barang oleh supplier sesuai dokumen order pembelian
Term (desc):Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota order pembelian
Term (due):Batas jatuh tempo pembayaran untuk nota order pembelian
Currency (code):Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Currency (rate):Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi order pembelian
Item Code:Kode barang sesuai dengan dokumen order pembelian
Item:Deskripsi barang sesuai dengan dokumen order pembelian
Qty (open):Jumlah barang yang belum dibuatkan nota pembelian ataupun penerimaan barang
Qty (settled):Jumlah barang yang sudah dibuatkan nota pembelian ataupun penerimaan barang
Qty (entry):Jumlah barang yang tercantum pada dokumen order pembelian
Qty (reject):Jumlah barang dibatalkan dari order pembelian
Price (amount):Nilai harga tiap barang tercantum pada dokumen order pembelian
Document (notes):Informasi tambahan pada order pembelian
Price (total):Total transaksi tiap barang dengan penghitungan (harga – diskon* qty
Price (open):Total transaksi tiap barang yang belum dibuatkan nota terima barang ataupun pembelian
Table of Contents