Purchase Invoice (SPINV) Report
Pelaporan nota pembelian adalah proses penyusunan laporan yang berisi ringkasan atau rekap transaksi pembelian barang atau jasa dari supplier, berdasarkan dokumen nota pembelian/invoice yang diterima perusahaan.
Pelaporan nota pembelian diperlukan karena:
- Setiap pembelian membawa konsekuensi biaya dan perlu dikendalikan secara akurat.
- Nota pembelian adalah bukti hukum dan akuntansi atas pengeluaran.
- Diperlukan dalam penyusunan laporan laba rugi, neraca, dan SPT pajak.
- Banyak perusahaan perlu melihat tren pembelian untuk pengambilan keputusan: supplier mana yang efisien, harga naik/turun, dsb.
🎯Tujuan Pelaporan Nota Pembelian
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Mengontrol pembelian perusahaan | Memastikan semua pembelian tercatat, sesuai anggaran, dan tidak ada pengeluaran fiktif. |
| 2. Dasar pencatatan keuangan dan pajak | Menjadi dokumen pendukung untuk jurnal pembelian, perhitungan utang, dan pengajuan PPN masukan. |
| 3. Transparansi antar departemen | Memberi informasi kepada manajemen dan departemen terkait atas pengadaan barang/jasa. |
| 4. Mendukung audit internal/eksternal | Memberikan bukti tertulis atas seluruh pengeluaran perusahaan. |
| 5. Melacak histori supplier dan harga | Dapat digunakan untuk evaluasi harga beli, performa supplier, dan negosiasi ke depan. |
🔄 Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Dengan Departemen Internal
| Departemen | Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Purchasing | Mengatur PO dan menerima nota dari supplier | Laporan mencocokkan realisasi pembelian dengan kontrak/permintaan awal |
| Finance / Akuntansi | Mencatat nota ke dalam sistem keuangan sebagai utang, biaya, atau persediaan | Pelaporan nota jadi dasar jurnal pembelian dan pembayaran |
| Gudang / QC | Menerima barang sesuai dengan nota pembelian dan mencatat kuantitas aktual | Barang yang diterima dibandingkan dengan nota dan PO |
| Manajemen | Menggunakan laporan pembelian untuk mengevaluasi efisiensi anggaran dan supplier | Informasi dari laporan jadi acuan untuk pengambilan keputusan operasional dan strategis |
B. Dengan Supplier
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Supplier menerbitkan nota pembelian (invoice) | Nota yang dilaporkan akan digunakan sebagai bukti pembayaran dan dasar klaim pajak |
| Laporan digunakan untuk penjadwalan pembayaran | Menghindari keterlambatan atau kelebihan bayar |
| Jika ada perbedaan / retur, dicatat di laporan | Digunakan untuk mengoreksi jumlah yang harus dibayar atau menyesuaikan dengan debit note atau retur |
Video dan Form Entry
Video cara memasukkan data faktur pembelian (SPINV) bisa ditekan disini dan penjelasannya mengeenai Form Entry nya bisa ditekan disini
Filter Laporan Purchase Invoice (SPINV)
Laporan faktur pembelian yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Fasilitas untuk menampilkan dokumen Faktur pembelian (SPINV) yakni :
- Document History – menampilkan laporan berdasarkan dokumen nota pembelian
- Transaction History – menampilkan laporan berdasarkan tiap barang yang dibeli
Report : SPINV – Filter Document History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan Pembelian yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih jenis laporan yang ingin Anda tampilkan, yaitu : 1. Document History – Laporan penjualan berdasarkan nilai total transaksi 2. Transaction History – Laporan penjualan berdasarkan detail barang |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan pembelian yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan | |
| Doc No | : | Tulis nomer dokumen pembelian yang akan ditampilkan |
| Vendor | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan selurah laporan pembelian 2. Tulis kode atau nama pelanggan – hanya menampilkan laporan pembelian sesuai dengan kode atau nama supplier |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan pembelian 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan pembelian berdasarkan cabang transaksi |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan pembelian 2. Void – hanya menampilkan laporan pembelian yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan pembelian yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| Show Payment | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Yes – menampilkan laporan pembelian beserta pembayarannya 2. No – menampilkan laporan pembelian tidak beserta pembayarannya | |
| No. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan pembelian yang hendak ditampilkan |
Report : SPINV – Filter Transaction History
Dibawah ini adalah gambar untuk Fasilitas menyaring Laporan Pembelian yang hendak ditampilkan :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Type | : | Pilih tipe laporan nota pembelian yang hendak ditampilkan ada empat (4) macam antara lain : 1. Document History – menampilkan laporan nota pembelian berdasarkan total transaksi pembelian 2. Transaction History – menampilkan laporan nota pembelian berdasarkan barang pembelian |
| Range | : | Pilih rentang tanggal laporan nota pembelian yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal). |
| : | Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan | |
| Vendor | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan nota pembelian 2. Tulis kode atau nama customer – hanya menampilkan laporan nota pembelian sesuai dengan kode atau nama supplier |
| Branch | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan nota pembelian 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan nota penjualan berdasarkan cabang transaksi |
| Item Code | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Dikosongi – menampilkan seluruh laporan pembelian 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan pembelian sesuai kode barang tersebut |
| Item Dept | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan pembelian 2. Tulis kode atau nama cabang – hanya menampilkan data laporan pembelian sesuai departemen barang tersebut |
| Show Payment | : | Ada dua (2) pilihan antara lain : 1. Yes – menampilkan laporan pembelian beserta pembayarannya 2. No – menampilkan laporan pembelian tidak beserta pembayarannya |
| Void | : | Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan nota pembelian 2. Void – hanya menampilkan laporan nota pembelian yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan nota pembelian yang masih berlaku atau tidak dibatalkan |
| No. Of Rec | : | Tulis berapa banyak laporan pembelian yang hendak ditampilkan |
Tampilan Laporan Purchase Invoice (SPINV)
Laporan nota pembelian yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini
Tampilan Laporan Nota Pembelian (SPINV) ada dua (2) yakni :
- Document History
- Transaction History
Report SPINV – Document History
Di bawah ini adalah tampilan laporan beserta penjelasan kolom :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi pembelian |
| Doc Number | : | Nomer dokumen pembelian |
| : | Nomer referensi dokumen yang dipergunakan sebagai acuan untuk pembuatan nota transaksi | |
| Settled Doc Number | : | Nomor dokumen pelunasan atas nota pembelian |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi pembelian |
| Vendor Inv No | : | Nomor dokumen yang diperoleh dari supplier sebagai pedoman atas transaksi pembelian |
| Tax Invoice No | : | Nomer faktur pajak yang diterima dari supplier |
| Shipment No Reff | : | Nomer resi pengiriman atau dokumen pengiriman dari supplier |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota pembelian |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari nota pembelian berasal dari penghitungan Docdate + term (hari) |
| Warehouse | : | Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab menerima pengiriman dari supplier |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Total Trans | : | Total transaksi pembelian dengan perhitungan (item price – discount) * quantity |
| Discount (code) | : | Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Discount (amount) | : | Nilai diskon dalam transaksi pembelian |
| Tax (code) | : | Kode pajak yang dipergunakan pada transaksi pembelian |
| Tax (amount) | : | Nilai pajak pada transaksi pembelian |
| Grandtotal | : | Total dari transaksi pembelian dengan penghitungan (total trans – disc) + tax |
| Grandtotal* | : | Total dari transaksi pembelian dengan penghitungan ((total trans – disc) + tax) * rate |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Create By (user) | : | Nama user yang mencatat dokumen pembelian |
| Create (date) | : | Tanggal pencatatan dokumen nota pembelian |
| Edit (user) | : | Nama user yang merubah dokumen pembelian |
| Edit (date) | : | Tanggal user yang merubah dokumen pembelian |
| Print (user) | : | Nama pengguna yang menyetak nota pembelian |
| Print (count) | : | Jumlah dokumen telah dicetak berapa kali |
| Warranty | : | Masa garansi untuk nota pembelian tersebut |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada nota pembelian |
| Data Source | : | Ada tiga (3) kondisi yakni : 1. Manually – berarti dokumen dibuat secara mandiri oleh user 2. Manually include tax – berarti nilai transaksi di dokumen sudah termasuk pajak 3. Imported– berarti dokumen dicatat dari proses import data |
| Attachment | : | Menampilkan lampiran dokumen yang dimasukkan pada saat input |
Report SPINV – Transcation History
Di bawah ini adalah tampilan laporan beserta penjelasan kolom :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen transaksi pembelian |
| Doc Number | : | Nomer dokumen pembelian |
| : | Nomer referensi dokumen yang dipergunakan sebagai acuan untuk pembuatan nota transaksi | |
| Line | : | Urutan barang pada dokumen pembelian |
| Name | : | Kode dan nama pelanggan dalam transaksi pembelian |
| Vendor Inv No | : | Nomor dokumen yang diperoleh dari supplier sebagai pedoman atas transaksi pembelian |
| Tax Invoice No | : | Nomer faktur pajak yang diterima dari supplier |
| Shipment No Reff | : | Nomer resi pengiriman atau dokumen pengiriman dari supplier |
| Shipment Method | : | Proses pengiriman barang melalui darat, laut atau udara sesuai tercantum pada dokumen pembelian |
| Item (code) | : | Kode barang sesuai dengan dokumen pembelian |
| Item (description) | : | Deskripsi barang sesuai dengan dokumen pembelian |
| Item (dept) | : | Departemen barang sesuai dengan dokumen pembelian |
| Term (desc) | : | Termin dalam bentuk hari untuk menentukan batas hari penagihan nota pembelian |
| Term (due date) | : | Tanggal jatuh tempo penagihan dari nota pembelian berasal dari penghitungan Docdate + term (hari) |
| Warehouse | : | Kode dan nama gudang yang bertanggung jawab menerima pengiriman dari supplier |
| Currency (code) | : | Mata uang yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Currency (rate) | : | Kurs mata uang yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Total Trans | : | Total transaksi pembelian dengan perhitungan (item price – discount) * quantity |
| Discount (code) | : | Kode diskon yang dipergunakan dalam transaksi pembelian |
| Discount (amount) | : | Nilai diskon dalam transaksi pembelian |
| Discount footer (code) | : | Kode diskon yang dipakai pada dokumen pembelian untuk keseluruhan barang |
| Discount footer (amount) | : | Jumlah diskon yang dipakai untuk barang tersebut dengan penghitungan discount / qty |
| Tax (code) | : | Kode pajak yang dipergunakan pada transaksi pembelian |
| Tax (amount) | : | Nilai pajak pada transaksi pembelian |
| DPP | : | Dasar pengenaan pajak untuk barang yang dibeli |
| Tax | : | Jumlah pajak untuk barang yang dibeli |
| Grandtotal | : | Total dari transaksi pembelian dengan penghitungan (total trans – disc) + tax |
| Grandtotal* | : | Total dari transaksi pembelian dengan penghitungan ((total trans – disc) + tax) * rate |
| Void | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Yes – berarti dokumen telah dibatalkan 2. Not – berarti dokumen masih aktif dan tidak dibatalkan |
| Create By (user) | : | Nama user yang mencatat dokumen pembelian |
| Create (date) | : | Tanggal pencatatan dokumen nota pembelian |
| Edit (user) | : | Nama user yang merubah dokumen pembelian |
| Edit (date) | : | Tanggal user yang merubah dokumen pembelian |
| Print (user) | : | Nama pengguna yang menyetak nota pembelian |
| Print (count) | : | Jumlah dokumen telah dicetak berapa kali |
| Warranty | : | Masa garansi untuk nota pembelian tersebut |
| Doc. Notes | : | Informasi tambahan pada nota pembelian |
| Data Source | : | Ada tiga (3) kondisi yakni : 1. Manually – berarti dokumen dibuat secara mandiri oleh user 2. Manually include tax – berarti nilai transaksi di dokumen sudah termasuk pajak 3. Imported– berarti dokumen dicatat dari proses import data |
| Attachment | : | Menampilkan lampiran dokumen yang dimasukkan pada saat input |