Purchase Requistion (SPRQS) Report

Fungsi laporan permintaan penawaran harga (Request for Quotation / RFQ) dari tiga perspektif — Pihak Pembelian, Pihak Vendor, dan Pihak Pemasaran — berbeda sesuai dengan peran dan kepentingan masing-masing. Berikut penjelasannya:

Dari Segi Pihak Pembelian (Perusahaan)

Tujuan utama: mendapatkan informasi harga dan kondisi terbaik dari vendor.

Fungsi RFQ bagi pihak pembelian:

• Dasar pengambilan keputusan pembelian: Membandingkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran dari beberapa vendor.
• Kontrol anggaran: Memastikan pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.
• Transparansi dan akuntabilitas: Mendokumentasikan proses pemilihan vendor untuk menghindari kecurangan.
• Negosiasi lebih efektif: Data dari RFQ bisa digunakan sebagai bahan negosiasi untuk mendapatkan harga atau syarat lebih baik.
• Evaluasi vendor: Memungkinkan pembeli menilai responsivitas, kelengkapan, dan profesionalisme vendor.

Dari Segi Vendor / Supplier

Tujuan utama: memberikan penawaran terbaik untuk memenangkan proyek atau pesanan.

Fungsi RFQ bagi vendor:

• Peluang bisnis: RFQ menandakan peluang untuk menjual produk atau jasa ke perusahaan.
• Pemahaman kebutuhan pelanggan: Membantu vendor mengetahui spesifikasi, volume, dan syarat dari calon pembeli.
• Menyusun strategi harga: Memberikan penawaran kompetitif sesuai kondisi pasar dan kapasitas internal.
• Peluang menjalin kerja sama jangka panjang: Jika berhasil, bisa membuka peluang menjadi vendor tetap.
• Menilai kelayakan proyek: Vendor bisa menentukan apakah permintaan tersebut layak dikerjakan dari sisi biaya dan waktu.

Dari Segi Pihak Pemasaran (Perusahaan)

Tujuan utama: mendukung proses pembelian strategis yang bisa dijadikan nilai jual atau daya saing.

Fungsi RFQ bagi tim pemasaran internal perusahaan:

• Perencanaan harga jual: Harga dari vendor membantu menentukan harga jual akhir ke konsumen.
• Estimasi margin keuntungan: Dapat menghitung selisih antara harga beli dan harga jual.
• Bahan penyusunan proposal penawaran ke klien: Terutama jika perusahaan menjual produk/jasa berdasarkan komponen yang dibeli dari vendor.
• Koordinasi dengan tim pembelian: Supaya produk yang ditawarkan ke pasar sesuai dengan kemampuan pengadaan.
• Strategi penawaran dan positioning: Memastikan produk yang dijual tetap kompetitif di pasar berdasarkan biaya input.

Ringkasan Tabel Fungsi RFQ:

Perspektif	Fungsi Utama
Pembelian	Dasar pemilihan vendor, kontrol biaya, transparansi, negosiasi
Vendor	Peluang penjualan, strategi harga, pemahaman kebutuhan klien
Pemasaran (internal)	Estimasi harga jual, margin, dukungan penawaran ke klien, positioning

Video dan Form Entry

Video cara memasukkan data permintaan penawaran harga ke supplier (SPRQS) bisa ditekan disini dan penjelasannya mengeenai Form Entry nya bisa ditekan disini

Filter Laporan Penawaran Harga ke Supplier (SPRQS) – Document History

Berikut ini tampilan dan penjelasan form filternya

KOLOM	:	INFORMASI
Range	:	Pilih rentang tanggal laporan penawaran harga yang akan ditampilkan, yaitu : 1. Today – Laporan hari ini 2. Yesterday – Laporan H-1 sampai hari ini 3. Last 3 days – Laporan H-3 sampai hari ini 4. Last Week– Laporan H-7 sampai hari ini 5. Last 2 weeks – Laporan H-14 sampai hari ini 6. Custom Date – Masukkan tanggal transaksi yang ingin Anda tampilkan pada kolom yang tersedia (tanggal).
Cust. Date (start – end)	:	Tanggal transaksi yang digunakan untuk memfilter laporan yang ditampilkan 1. Range: Today – Terisi otomatis tanggal hari ini 2. Range: Yesterday – Terisi otomatis tanggal H-1 sampai hari ini 3. Range: Last 3 days – Terisi otomatis tanggal H-3 sampai hari ini 4. Range: Last Week – Terisi otomatis tanggal H-7 sampai hari ini 5. Range: Last 2 Week – Terisi otomatis tanggal H-14 sampai hari ini 6. Range: Custom Date – Silahkan pilih tanggal transaksi awal dan akhir untuk laporan yang hendak ditampilkan
Void	:	Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan penawaran harga 2. Void – hanya menampilkan laporan penawaran harga yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan penawaran harga yang masih berlaku atau tidak dibatalkan

Purchase Requisition (SPRQS) Report – Document History

Laporan pesanan penjualan yang ditampilkan sesuai dengan Filter yang telah dimasukkan. Penjelasan mengengai Fasilitas tambahan untuk cetak dan sebagainya bisa di tekan disini

KOLOM	:	INFORMASI
(SPRQS) Date	:	Nomer dokumen penawaran harga ke supplier
(SPRQS) Due Date	:	Jatuh tempo hutang sesuai dokumen penawaran harga ke supplier
(SPRQS) PR number	:
(SPRQS) Purchase Requesition Type	:
(SPRQS) Item PR	:
(SPRQS) Qty PR	:
(SPRQS) Request By	:
(SPRQS) Departement	:
(SPRQS) Void	:	Ada tiga (3) pilihan antara lain : 1. All – menampilkan seluruh laporan penawaran harga 2. Void – hanya menampilkan laporan penawaran harga yang telah dibatalkan 3. Not Void – hanya menampilkan laporan penawaran harga yang masih berlaku atau tidak dibatalkan
(SPORD) PO Date	:
(SPORD) PO Number	:
(SPORD) Item Code PO	:
(SPORD) Item Desc PO	:
(SPORD) Qty PO	:
(SPORD) Price PO	:
(SPORD) Price Total	:
(SPORD) PPN	:
(SPORD) Vendor	:
(SPORD) Email	:
(SPORD) Term	:
(SPORD) ETA	:
(SPORD) PO Create By	:
(SITRV) Received Date	:
(SITRV) Received Number	:
(SITRV) Received Qty	:
(SUPAC) Date	:
(SUPAC) Number	:
(SPINV) Invoice Date	:
(SPINV) Invoice Number	:
(SPINV) Status	: