Delivery Note (SDLNT) Entry
Surat Jalan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bukti pengeluaran dan pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain (biasanya dari penjual ke pembeli atau antar cabang gudang). Dokumen ini menyertai barang selama proses pengiriman sebagai bukti bahwa pengiriman sah dan terotorisasi.
Surat jalan dibuat karena adanya kebutuhan untuk:
- Mengendalikan proses distribusi barang agar terdokumentasi dan termonitor.
- Melindungi pengiriman dari risiko penyalahgunaan, kesalahan barang, atau komplain pelanggan.
- Menjadi bukti fisik atas perpindahan stok, baik antar departemen, antar gudang, maupun ke pihak eksternal.
- Sebagai dasar pencocokan dengan nota penjualan, faktur, atau bukti penerimaan barang.
🎯 Tujuan Surat Jalan
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Bukti fisik pengeluaran barang | Menunjukkan bahwa barang keluar dari gudang dengan izin resmi. |
| 2. Dokumen pendamping pengiriman | Menghindari masalah di perjalanan (razia, salah alamat, dsb). |
| 3. Validasi penerimaan barang | Sebagai dasar tanda terima barang oleh penerima. |
| 4. Dasar pencocokan di sistem | Dicocokkan dengan faktur, nota penjualan, dan laporan stok. |
| 5. Bukti sah jika terjadi klaim atau retur | Untuk melacak proses distribusi saat komplain pelanggan. |
🏢 Keterkaitan Surat Jalan dengan Antar Departemen
| Departemen | Peran & Keterkaitan dengan Surat Jalan |
|---|---|
| 1. Gudang / Logistik | – Menerbitkan surat jalan sebelum pengiriman. – Menyiapkan dan mencocokkan barang sesuai surat jalan. – Menyerahkan ke driver / kurir untuk dibawa bersama barang. |
| 2. Penjualan / Marketing | – Menginisiasi permintaan pengiriman ke gudang berdasarkan pesanan pelanggan. – Memastikan barang yang dikirim sesuai order penjualan. |
| 3. Keuangan / Akuntansi | – Mencocokkan surat jalan dengan faktur & nota penjualan untuk pencatatan piutang atau revenue. – Menyimpan sebagai dokumen pendukung transaksi. |
| 4. Purchasing / Pembelian | – Menerima barang masuk (jika surat jalan dari supplier). – Mencocokkan dengan PO dan faktur pembelian. |
| 5. Customer Service | – Menggunakan surat jalan untuk verifikasi saat pelanggan komplain soal pengiriman. – Bukti klaim jika terjadi barang kurang/rusak. |
| 6. Audit / Kontrol Internal | – Mengecek keabsahan surat jalan sebagai dokumen pendukung pengeluaran barang. – Melakukan pencocokan antara surat jalan, stok, dan faktur. |
| 7. Manajemen | – Melihat laporan surat jalan sebagai bagian dari laporan distribusi & pelayanan pelanggan. |
Flow Delivery Note (SDLNT)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara memasukkan data surat jalan / delivery note (SDLNT) bisa ditekan disini dan Laporannya bisa ditekan disini
Detail Form Entry Surat Jalan (SDLNT)
Berikut ini tampilan Form Delivery Note (SDLNT) entry dan penjelasannya :
Bagian Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal pengiriman barang |
| Customer | : | Tulis nama atau kode pelanggan yang memesan barang. Daftar pelanggan yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Billing Address | : | Alamat penagihan pelanggan otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Customer” Namun apabila berbeda maka bisa menekan tombol “…..” untuk memilih daftar alamat penagihan pengecualian untuk “customer tipe cash“ |
| : | Alamat pengiriman barang ke pelanggan otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Customer” Namun apabila berbeda maka bisa menekan tombol “…..” untuk memilih daftar alamat pengiriman barang pengecualian untuk “customer tipe cash“ | |
| : | Tekan tombol “….” maka akan tampil jendela outsanding untuk memilih referensi dokumen delivery note (SDLNT) atau sales order (SSORD) | |
| Warehouse | : | Pilih gudang yang bertanggung jawab untuk mengirimkan pesanan barang dari pelanggan Daftar gudang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Delivery Date | : | Pilih tanggal pengiriman barangnya apabila menggunakan referensi pesanan (SSORD) maka otomatis terisi sesuai data pesanan |
| Delivery | : | Ada dua (2) jenis terkait pengiriman barang yakni : 1. Ketika dicentang berarti “DELIVERY” dimana perusahaan yang melakukan proses pengiriman via kurir expedisi 2. Ketika tidak dicentang berarti “PICKUP” dimana pelanggan akan mengambil barang ke perusahaan |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan untuk pengiriman barang |
Bagian Detail
| KOLOM | : | INFORMASI |
| # (Line) | : | Nomor urutan barang yang otomatis terisi pada saat penambahan barang |
| Code | : | Pilih kode atau nama barang yang dikirim ke pelanggan Ada ketentuan untuk tipe barang yang ditampilkan |
| Desc | : | Terisi secara otomatis deskripsi barang sesuai dengan pilihan pada kolom “Code” barang |
| Qty | : | Tuliskan jumlah barang yang dikirim ke pelanggan |
| OnHand | : | Jumlah barang di gudang terisi otomatis pada saat pemilihan gudang dan barang |
| Unit | : | Unit barang yang dipesan dan otomatis terisi setelah memilih “Code” barang |
| C* | : | Otomatis tercentang ketika menggunakan referensi pesanan (SSORD) karena merupakan bagian dari Barang tipe bundle |
| : | Otomatis terisi sesuai dengan jumlah barang dari referensi dokumen (SSORD) yang dapat dibuatkan dokumen pengiriman | |
| : | Otomatis terisi sesuai dengan jumlah barang dari referensi dokumen (SSORD) yang sudah dibuatkan dokumen pengiriman | |
| Qty Total | : | Otomatis terisi sesuai dengan jumlah barang sesuai dengan referensi dokumen (SSORD) |