Approval Sales Quotation (SSQTN) Entry
Approval Sales Quotation adalah proses persetujuan internal atas dokumen penawaran harga (sales quotation) sebelum dikirimkan ke pelanggan.
Proses ini biasanya melibatkan satu atau lebih level manajerial untuk memastikan bahwa:
- Harga yang ditawarkan sesuai kebijakan margin perusahaan
- Syarat dan ketentuan sesuai dengan kapasitas produksi, stok, dan kemampuan finansial
- Penawaran tidak menimbulkan risiko kerugian atau konflik kontrak
Latar Belakang :
- Banyak kasus di mana sales membuat penawaran di luar kebijakan harga, diskon, atau stok perusahaan.
- Perusahaan perlu mengontrol harga dan kapasitas agar tidak overpromise ke pelanggan.
- Approval dibutuhkan untuk:
- Transaksi bernilai besar
- Diskon melebihi batas standar
- Barang custom atau PO ke supplier
- Approval juga menjadi bukti valid jika tim sales berubah atau saat audit internal dilakukan.
🎯Tujuan Approval Sales Quotation
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Menghindari kesalahan harga dan diskon | Memastikan bahwa harga yang ditawarkan telah sesuai dengan ketentuan perusahaan dan tidak merugikan. |
| 2. Menjaga margin dan profitabilitas | Penawaran harus mempertahankan margin minimum yang disetujui manajemen. |
| 3. Menjamin kesanggupan pengiriman | Meninjau ulang ketersediaan barang, waktu produksi, atau sumber daya sebelum janji dikirim ke pelanggan. |
| 4. Mengontrol risiko finansial dan kontraktual | Memastikan bahwa semua syarat pembayaran, garansi, dan penalti sudah diperhitungkan. |
| 5. Memberikan legitimasi resmi | Hanya quotation yang disetujui yang dapat dijadikan dasar negosiasi atau kontrak penjualan. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi dengan Pihak Lain
A. Dengan Pihak Internal
| Departemen | Peran dan Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Sales / Marketing | Membuat draft quotation dan mengajukan untuk disetujui. | Bertanggung jawab atas kebenaran data, harga, kuantitas, dan syarat penawaran. |
| Manajer Penjualan / Direksi | Menyetujui atau menolak quotation berdasarkan margin, nilai penjualan, dan kapasitas operasional. | Approval level ini menjaga keseimbangan antara sales growth dan profitabilitas. |
| Finance / Pricing | Memberikan masukan tentang harga pokok dan batas diskon yang bisa diberikan. | Mencegah kerugian dengan menjaga struktur harga dan biaya tetap terkendali. |
| Produksi / Gudang / Logistik | Meninjau apakah penawaran bisa dipenuhi tepat waktu dari sisi produksi atau stok. | Menghindari janji pengiriman yang tidak realistis dalam quotation. |
| Legal (opsional) | Menelaah isi penawaran jika mengandung syarat hukum tertentu, seperti penalti, garansi, atau SLA. | Relevan untuk penawaran proyek besar dan tender pemerintah/swasta. |
B. Dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Pelanggan menerima quotation yang sudah disetujui | Menjamin bahwa isi penawaran valid, sah, dan bisa dipertanggungjawabkan oleh perusahaan. |
| Approval membuat proses lebih profesional | Memberikan kesan bahwa perusahaan memiliki sistem kerja formal, bukan penawaran asal-asalan. |
| Jika tidak sesuai janji, pelanggan bisa komplain | Maka quotation yang sudah di-approve menjadi dasar perbandingan dan penyelesaian sengketa. |
Video dan Laporan
Video cara mencatat Approval Sales Quotation (SSQTN) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Dibawah ini ada tampilan menu entry Approval Sales Quotation (SSQTN) :
| KOLOM | : | INFORMASI |
| : | Nomer dokumen penawaran harga dan terisi secara otomatis pada saat memilih dokumen | |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen penawaran harga dan terisi secara otomatis pada saat memilih dokumen |
| Customer | : | Kode dan nama customer yang tercantum pada dokumen penawaran harga dan terisi secara otomatis pada saat memilih dokumen |
| Term | : | Termin pembayaran yang tercantum pada dokumen penawaran harga dan terisi secara otomatis pada saat memilih dokumen |
| Reason | : | Tulis alasan menyetujui dokumen penawaran harga |