AR Debit Note (ARDBN) Entry

AR Debit Note adalah dokumen keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan (penjual) kepada pelanggan sebagai penambahan terhadap piutang (Account Receivable). Ini berarti perusahaan menagih pelanggan tambahan atas suatu transaksi, koreksi harga, penggantian biaya, atau penyesuaian lainnya.

Dokumen ini bersifat resmi dan umumnya diterbitkan saat:

• Ada kesalahan harga pada faktur sebelumnya (kurang tagih).
• Perlu penagihan tambahan atas biaya lain (misalnya biaya pengiriman, penalti keterlambatan, dll).
• Reversal atas nota kredit yang tidak semestinya.

Penerbitan AR Debit Note dilakukan karena:

• Terjadi selisih penagihan yang tidak tercatat dalam faktur awal.
• Perusahaan perlu menagih pelanggan atas biaya tambahan yang belum dibebankan.
• Koreksi administratif atau penyesuaian harga setelah transaksi selesai.
• Untuk transparansi akuntansi, daripada membuat faktur baru, digunakan debit note sebagai penyesuaian terhadap faktur lama.

🎯Tujuan AR Debit Note

Tujuan	Penjelasan
1. Koreksi penagihan	Menyesuaikan tagihan sebelumnya yang kurang (misalnya karena salah harga atau jumlah).
2. Penambahan biaya	Menagih biaya tambahan seperti pengemasan, pengiriman, atau denda.
3. Transparansi pencatatan AR	Menjaga akurasi saldo piutang tanpa menghapus faktur asli.
4. Dasar hukum penagihan tambahan	Menjadi bukti resmi penambahan utang pelanggan di luar faktur awal.
5. Dokumentasi audit dan kontrol internal	Mendukung pengawasan keuangan yang rapi dan terdokumentasi.

🧩Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak dan Pelanggan

Departemen / Pihak	Peran dan Keterkaitan	Korelasi
Pelanggan	Menerima debit note sebagai penambahan utang, harus melakukan pembayaran tambahan sesuai dokumen.	Bertanggung jawab untuk menyelesaikan tambahan tagihan; bisa menanyakan klarifikasi jika tidak sesuai.
Bagian Penjualan	Memberikan informasi atau koreksi transaksi yang mendasari penerbitan debit note.	Menjadi penghubung komunikasi antara pelanggan dan internal terkait penyebab debit note.
Bagian Keuangan / AR	Menerbitkan dan mencatat debit note dalam sistem piutang, serta menyesuaikan saldo AR pelanggan.	Memastikan penambahan nilai piutang sesuai prosedur dan tercatat rapi.
Bagian Akuntansi	Mencatat jurnal debit note ke dalam laporan keuangan sebagai penyesuaian pendapatan/biaya.	Menjaga agar laporan keuangan mencerminkan posisi sebenarnya dari piutang usaha dan pendapatan.
Manajemen / Audit Internal	Melakukan verifikasi dan pengawasan terhadap jumlah, alasan, dan frekuensi penerbitan debit note.	Menghindari penyalahgunaan debit note dan menjamin integritas pelaporan keuangan.