Master Employee Entry
Master Employee adalah data induk yang berisi informasi lengkap seluruh karyawan dalam perusahaan, mencakup identitas pribadi, jabatan, departemen, status kerja, riwayat kontrak, serta informasi administratif lainnya. Data ini menjadi acuan resmi untuk keperluan administrasi, penggajian, penilaian kinerja, dan manajemen sumber daya manusia.
Latar Belakang
Pembuatan Master Employee dilatarbelakangi oleh kebutuhan perusahaan untuk memiliki sumber data karyawan yang terintegrasi, akurat, dan mudah diakses oleh pihak terkait. Tanpa data induk yang terstruktur, pengelolaan karyawan akan rawan kesalahan, redundansi, dan keterlambatan dalam proses administrasi maupun operasional.
🎯Tujuan
- Menyediakan database karyawan yang akurat dan terpusat.
- Mempermudah pengelolaan data karyawan untuk administrasi, payroll, dan HR.
- Mendukung pengambilan keputusan terkait penempatan, promosi, dan pelatihan.
- Memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
🧩Keterkaitan & Korelasi
A. Departemen Internal
| Departemen Internal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| HR / Personalia | Mengelola data induk karyawan dan pembaruan informasi | Data digunakan untuk administrasi, kontrak, dan pengembangan SDM |
| Finance / Payroll | Menggunakan data untuk perhitungan gaji dan tunjangan | Data memengaruhi keakuratan pembayaran gaji |
| IT / Sistem | Menyediakan sistem penyimpanan dan keamanan data | Menjamin data karyawan aman dan terintegrasi |
| Manajemen / Direktur | Menggunakan data untuk pengambilan keputusan strategis | Data mendukung evaluasi kinerja dan perencanaan SDM |
| Departemen Operasional / Produksi | Mengacu pada data karyawan untuk penjadwalan dan penempatan kerja | Data karyawan memastikan penugasan sesuai kompetensi |
B. Pihak Eksternal
| Pihak Eksternal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Pemerintah / Instansi Ketenagakerjaan | Memerlukan data karyawan untuk pelaporan resmi dan kepatuhan hukum | Data memengaruhi kepatuhan perusahaan terhadap regulasi |
| BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan | Menggunakan data karyawan untuk registrasi dan klaim | Data yang akurat memastikan karyawan mendapatkan haknya |
| Pajak / Direktorat Jenderal Pajak | Menggunakan data untuk pelaporan pajak karyawan | Keakuratan data memengaruhi kepatuhan dan pelaporan pajak |
| Vendor Pelatihan / Konsultan HR | Mengacu pada data karyawan untuk pelatihan dan pengembangan | Data digunakan untuk menentukan peserta dan kebutuhan pelatihan |
Video dan Folder
Video cara mencatat Master Employee silahkan tekan disini dan Foldernya silahkan tekan disini
Detail Form Entry Master Employee
Tekan tombol “NEW” maka akan muncul form entry. Dibawah ini ada tampilan menu entry Master Employee :
A. Tab Common
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Code | : | Tulis kode karyawan |
| Description | : | Tulis nama karyawan |
| Status | : | Pilih status karyawan. Ada dua (2) pilihan : 1. Active – masih bekerja 2. Inactive – sudah resign |
| Branch | : | Pilih cabang dimana karyawan tersebut bekerja. Daftar cabang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Job Title | : | Pilih jabatan karyawan tersebut. Ada tiga (3) pilihan : 1. Sales – terkait penjualan 2. Debt Collector – terkait penagihan 3. Other – jabatan selain dari diatas |
| Credit Limit | : | Tulis batas piutang karyawan yang disetujui |
| Hierarchy | : | Apabila jabatan SALES maka silahkan dipilih manager / supervisor karyawan tersebut. Hal ini berkaitan dengan Pelaporan Penjualan |
B. Tab Address
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Address | : | Alamat karyawan |
| City | : | Kota dimana karyawan berada |
1. Address Setting
Tekan “ADDRESS SETTING” untuk menambahkan alamat
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Selected | : | Berikan tanda maka alamat tersebut bisa dipergunakan pada transaksi |
| Ship | : | Alamat pengiriman barang ke karyawan Ada dua (2) kondisi : 1. Yes – Alamat kirim 2. No – Tidak |
| Bill | : | Alamat penagihan piutang karyawan Ada dua (2) kondisi : 1. Yes – Alamat tagih 2. No – Tidak |
| : | Alamat surat menyurat surat menyurat karyawan Ada dua (2) kondisi : 1. Yes – Alamat kirim 2. No – Tidak | |
| Phone 1 Kind | : | Jenis pilihan nomer telepon yang bisa dihubungi yakni Homephone, Home Fax, Busineess Phone, Business Fax,Mobile Phone dan Pager |
| Phone#1 | : | Nomer telepon yang bisa dihubungi |
| : | Jenis pilihan nomer telepon yang bisa dihubungi yakni Homephone, Home Fax, Busineess Phone, Business Fax,Mobile Phone dan Pager | |
| Phone#2 | : | Nomer telepon yang bisa dihubungi |
| : | Alamat email yang dapat dihibungi | |
| Address | : | Alamat karyawan |
| Postal Code | : | Nomer Kode Pos alamat karyawan |
| City | : | Kota dari alamat karyawan |
2. Address
Ada tiga (3) tombol yakni :
- Add Address – menambahkan alamat baru
- Edit Address – merubah alamat yang sudah ada
- Delete Address – Pilih selected lalu tekan maka menghapus alamat
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Address | : | Tulis alamat karyawan |
| Shipping | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – Alamat kirim 2. Tidak dicentang – Bukan alamat kirim |
| Billing | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – Alamat penagihan 2. Tidak dicentang – Bukan alamat penagihan |
| Mailing | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – Alamat surat menyurat 2. Tidak dicentang – Bukan alamat alamat menyurat |
| Country | : | Pilih negara sesuai alamat karyawan. Daftar negara yang ditampilkan sesuai dengan data Master City |
| Province | : | Pilih provinsi sesuai alamat karyawan. Daftar negara yang ditampilkan sesuai dengan data Master City |
| City | : | Pilih kota sesuai alamat karyawan. Daftar negara yang ditampilkan sesuai dengan data Master City |
| Sub District | : | Pilih kecamatan sesuai alamat karyawan. Daftar negara yang ditampilkan sesuai dengan data Master City |
| Postal Code | : | Tulis kode pos untuk alamat tersebut |
| Area | : | Tulis area / kelurahan dari alamat tersebut |
| Phone Kind 1 (Home Phone) | : | Tulis nomer telepon |
| Phone Kind 2 (Home Fax) | : | Tulis nomer telepon |
| : | Tulis nomer telepon | |
| Phone Kind 4 (Business Fax) | : | Tulis nomer telepon |
| Phone Kind 5 (Mobile Phone) | : | Tulis nomer telepon |
| Phone Kind 6 (Pager) | : | Tulis nomer telepon |
| Email 1 | : | Alamat email untuk menghubungi karyawan |
| Email 2 | : | Alamat email lainnya untuk menghubungi karyawan |
| Web | : | Alamat website yang dimiliki oleh karyawan |
| Google Map | : | Google Map sebagai penanda lokasi karyawan adalah pemanfaatan teknologi peta digital dari Google untuk menampilkan dan menyimpan titik koordinat lokasi karyawan secara real-time atau saat absensi, sehingga dapat digunakan untuk keperluan administrasi, pemantauan, dan pelaporan. |
| Longitude | : | koordinat geografis yang menunjukkan posisi suatu titik di permukaan bumi ke arah timur atau barat dari Garis Meridian Nol (Prime Meridian) yang berada di Greenwich, Inggris. |
| Latitude | : | koordinat geografis yang menunjukkan posisi suatu titik di permukaan bumi ke arah utara atau selatan dari Garis Khatulistiwa (Equator). |
C. Tab AR Account
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Code | : | Kode akun pembukuan yang dipergunakan untuk karyawan tersebut |
| Description | : | Deskripsi akun pembukuan yang dipergunakan untuk karyawan tersebut |
Daftar Akun / COA
Tekan “UPDATE ACCOUNT” untuk memilih akun pembukuan
D. Tab Security
E. Tab Notes
Tulis informasi tambahan mengenai karyawan tersebut
F. Tab Identity Card
