< All Topics
Print

Proses Pencairan Cheque (AP)

PostedOctober 1, 2025
UpdatedOctober 2, 2025
Byadmin-ksi

AP (Accounts Payable) Cheque Clearing adalah proses pencatatan dan verifikasi pembayaran hutang usaha perusahaan kepada supplier/vendor dalam bentuk cek, mulai dari saat cek diterbitkan dan diserahkan hingga benar-benar dicairkan dan disetujui oleh bank. Selama proses clearing, cek belum dianggap sebagai pengeluaran kas sampai bank mengonfirmasi bahwa dana telah keluar dari rekening perusahaan.

Alur Pencairan Cheque

  1. Tahapan pertama adalah pencatatan pelunasan hutang dengan menggunakan cheque
  2. Tahapan kedua adalah pencairan cheque ke bank oleh supplier

CONTOH KASUS

Pada tanggal 29 Sep 2025 diberikan cheque No 0324/MSPN/2025 dari PRADANA PERKASA sebesar Rp15.000.000,- dan batas waktunya 1 Oktober 2025.

Pada tanggal 1 Okt 2025 dilakukan pengecekan oleh Tim Finance ada pengurangan dana karena proses pencairan cheque yang diberikan ke supplier sebesar Rp15.000.000

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Pencairan cheques yang diberikan ke Supplier antara lain :

1. AP Payment (ACSAP)

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal transaksi pemesanan barang
  2. Pilih pelanggan yang memesan barang
  3. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Alamat pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Pilih garansi barang
  6. Pilih tanggal kesepakatan pengiriman barang ke pelanggan
  7. Pilih gudang yang memiliki stok untuk pemesanan pelanggan
  8. Termin pembayaran pelanggan dan otomatis terisi sesuai dengan default pelanggan namun bisa dilakukan perubahan sesuai dengan transaksi
  9. Pilih mata uang transaksi
  10. Apabila menggunakan standard mata uang maka silahkan memasukkan kurs mata uang pada tanggal tersebut
  11. Pilih sales yang bertanggung jawab atas pemesanan barang pelanggan
  12. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  13. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => pemesanan barang harus dilakukan pelunasan terlebih dahulu sebelum dikirim barangnya
    • Tanpa centang => pengiriman barang bisa dilakukan tanpa pelunasan dahulu
  14. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  15. Pilih cabang terjadi transaksi
  16. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Promo. Dan pilih promo jika memang ada
  17. Tulis jumlah promo yang digunakan pada transaksi (jika ada)
  18. Tulis informasi tambahan mengenai pemesanan barang
  19. Tulis nomer dokumen pemesanan barang yang diterima dari pelanggan
  20. Nilai SPD (special price discount) yang otomatis terisi sesuai (spd) price * (spd) qty
  21. Tulis nilai SPD (special price discount)
  22. Tekan “Pilih File” untuk menggunggah file dokumen pesanan dari pelanggan
  23. Tekan tombol Add Item maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  24. Tulis jumlah barang yang dipesan
  25. Tulis harga barang yang dipesan
  26. Pilih kode diskon untuk memotong harga transaksi
  27. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * price
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  28. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
  29. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  30. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
  31. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
    • Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  32. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Lakukan pengecekan pada AP Movement Summary terkait penerimaan cheque dari pelanggan maka bertambah di “OpenAmount” untuk AP Cheque

2. AP Cheque Clearing (AQPCL)

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal transaksi
  2. Pilih pelanggan yang dikirimkan barang
  3. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan icon …… maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen order (SSORD)
  5. Alamat pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  6. Pilih gudang dimana barang diambil untuk dikirim ke pelanggan
  7. Pilih tanggal pengiriman barang
  8. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  9. Tulis informasi tambahan untuk pengiriman barang
  10. Tulis jumlah barang yang dikirim ke pelanggan
  11. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada AP Movement Summary terkait penerimaan cheque dari pelanggan dan telah diserahkan / dicairkan ke Pihak Bank maka Kolom “Open Amount” berkurang di AP Cheque
  2. Lakukan pengecekan pada AP Movement Summary terkait pencairan cheque dari pelanggan dan telah diserahkan / dicairkan ke Pihak Bank maka Kolom “Open Amount” bertambah di AP

Table of Contents