Unpacking (SUPAC) Entry

Unpacking dalam konteks penerimaan barang adalah proses:

• Membuka kemasan barang yang diterima dari pemasok atau pihak ketiga.
• Memeriksa fisik barang dan kesesuaiannya dengan dokumen (invoice, PO, DO).
• Mencatat Serial Number (SN) dari masing-masing unit (jika applicable), terutama untuk produk elektronik, alat kesehatan, mesin, atau produk bernilai tinggi.

Unpacking bukan sekadar membuka kardus, tapi mencakup verifikasi mutu, kuantitas, identifikasi barang secara unik (melalui SN), dan dokumentasi internal.

Proses unpacking yang sistematis dilakukan karena:

• Banyak perusahaan mengalami ketidaksesuaian barang dengan PO jika tidak diperiksa di awal.
• Barang bernilai tinggi (seperti elektronik, alat produksi, alat kesehatan) membutuhkan pelacakan per unit melalui SN.
• Beberapa pemasok mengharuskan dokumen serah terima dengan catatan SN sebagai syarat garansi dan retur.
• Mencegah kesalahan pencatatan stok, kerusakan tersembunyi, atau kehilangan tanggung jawab antar bagian.

Unpacking dan pencatatan SN adalah aktivitas krusial dalam proses penerimaan barang yang bertujuan:

• Menjamin akurasi data barang masuk
• Mendukung tracking produk dan garansi
• Memastikan transparansi dan tanggung jawab antar pihak

Ini berperan penting dalam operasional gudang, keuangan, serta layanan purna jual ke pelanggan.

🎯Tujuan Unpacking & Pencatatan SN

Tujuan	Penjelasan
1. Verifikasi barang sesuai pesanan	Memastikan barang yang diterima sesuai PO dalam jumlah, jenis, dan spesifikasi.
2. Pencatatan SN untuk identifikasi unik	SN digunakan untuk pelacakan produk, klaim garansi, atau histori per unit.
3. Deteksi awal kerusakan atau cacat	Dapat segera mengidentifikasi barang rusak sebelum disimpan atau didistribusikan.
4. Dokumentasi penerimaan barang	Menjadi dasar pencatatan stok masuk dan pengendalian inventaris.
5. Bukti untuk retur atau klaim ke pemasok	Jika ditemukan cacat, pencatatan SN dan kondisi saat terima menjadi bukti sah.

🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak dan Pelanggan

Pihak / Departemen	Peran dan Keterkaitan	Korelasi
Gudang / Penerimaan Barang	Bertanggung jawab melakukan unpacking, pengecekan fisik, dan pencatatan SN.	Tanggung jawab utama dalam pemeriksaan awal barang dan pelaporan kondisi ke bagian terkait.
Purchasing (Pembelian)	Membuat PO dan berkoordinasi dengan pemasok terkait spesifikasi dan jumlah barang.	Korelasi dengan hasil unpacking – jika terjadi ketidaksesuaian, pembelian bertugas menindaklanjuti ke supplier.
Quality Control (QC)	Melakukan inspeksi kualitas atau fungsi barang saat terima (jika diperlukan).	QC bisa memberikan approval bahwa barang layak simpan atau harus diretur.
Finance / Akuntansi	Mencatat nilai barang masuk, menyesuaikan dengan invoice dan bukti penerimaan.	Butuh hasil unpacking untuk mencocokkan antara invoice vs barang aktual.
IT / Inventory	Memasukkan data SN ke dalam sistem untuk pelacakan aset, garansi, atau distribusi internal.	SN menjadi bagian penting dalam pengendalian dan traceability.
Pelanggan (secara tidak langsung)	Dalam penjualan ulang, pelanggan yang menerima barang dengan SN tertentu bisa mengklaim garansi berdasarkan data awal tersebut.	Data SN hasil unpacking akan digunakan sebagai referensi saat pelanggan retur/klaim layanan purna jual.