Nota Pembelian (SPINV) Entry
Nota pembelian adalah dokumen bukti transaksi yang diterbitkan oleh supplier (pemasok) dan diterima oleh perusahaan setelah terjadi pembelian barang atau jasa.
Pencatatan nota pembelian penting dilakukan karena:
- Banyak proses internal bergantung pada validitas data pembelian, seperti stok, biaya, dan kas.
- Tanpa pencatatan yang benar, perusahaan bisa salah mengakui pengeluaran atau kelebihan bayar supplier.
- Audit keuangan dan perpajakan mengharuskan setiap pembelian memiliki bukti dokumen resmi dan tercatat.
- Pengambilan keputusan manajemen (harga pokok, margin, supplier terbaik) membutuhkan data pembelian yang akurat.
🎯Tujuan Pencatatan Nota Pembelian
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Kontrol pengeluaran perusahaan | Menjadi dasar pencatatan biaya dan utang usaha (Account Payable) secara valid. |
| 2. Pengakuan persediaan / aset masuk | Menambah nilai dan kuantitas barang atau jasa dalam sistem inventory atau aset perusahaan. |
| 3. Kepatuhan akuntansi dan pajak | Nota digunakan untuk pencatatan jurnal, pelaporan pajak (misalnya PPN masukan), dan audit. |
| 4. Dasar pembayaran ke supplier | Menjadi acuan utama bagi finance untuk menjadwalkan pembayaran ke pemasok. |
| 5. Validasi pembelian terhadap PO | Digunakan untuk mencocokkan data dengan Purchase Order (PO) dan bukti terima barang (GRN). |
🔄Keterkaitan dan Korelasi Antar Pihak
A. Dengan Pihak Internal
| Departemen | Peran & Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Purchasing | Mengelola PO dan menerima nota dari supplier. | Memastikan bahwa pembelian yang dicatat sesuai kontrak dan harga yang disepakati. |
| Gudang / QC | Melakukan penerimaan dan pemeriksaan fisik barang sebelum atau bersamaan dengan nota diterima. | Penerimaan barang jadi dasar validasi kuantitas pada nota. |
| Finance / AP (Hutang) | Mencatat nilai pembelian sebagai utang dan menjadwalkan pembayaran. | Nota menjadi dasar legal pembayaran dan penentuan jatuh tempo. |
| Akuntansi | Menyusun jurnal pembelian, mencatat PPN masukan, dan mengatur klasifikasi biaya atau persediaan. | Menjamin laporan keuangan mencerminkan pembelian secara benar dan konsisten. |
| Manajemen | Melihat laporan pembelian sebagai dasar pengendalian biaya dan evaluasi kinerja supplier. | Data pembelian digunakan untuk analisis margin, harga pokok, dan strategi pembelian. |
B. Dengan Supplier
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Supplier menerbitkan nota pembelian | Nota menjadi dasar tagihan resmi ke perusahaan. |
| Supplier menunggu pembayaran berdasarkan nota | Perusahaan harus mencatat dan menyetujui nota sebelum jatuh tempo agar hubungan tetap lancar. |
| Jika ada selisih / retur / dispute | Nota pembelian dicocokkan dengan PO & barang masuk, dan dijadikan dasar koreksi atau debit note. |
Flow Purchase Invoice (SPINV)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat Faktur pembelian (SPINV) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Detail Form Entry Purchase Invoice (SPINV)
Bagian Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal faktur pembelian |
| Vendor | : | Tulis nama atau kode Supplier yang dibuatkan nota pembelian Daftar pelanggan yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Billing Address | : | Alamat pembayaran supplier otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Vendor” Namun apabila berbeda maka bisa menekan tombol “…..” untuk memilih daftar alamat pembayaran |
| : | Alamat pengiriman barang oleh supplier otomatis terisi pada saat memasukkan data di kolom “Vendor” Namun apabila berbeda maka bisa menekan tombol “…..” untuk memilih daftar alamat pengiriman | |
| Project | : | Pilih proyek yang berhubungan dengan faktur pembelian ke supplier |
| Reff Doc Number | : | Tekan tombol “….” maka akan tampil jendela outsanding untuk memilih referensi dokumen purchase order (SPORD) dan penerimaan barang (SITRV/SITIF) |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk faktur pembelian barang tersebut |
| : | Pilih gudang yang bertanggung jawab untuk menerima barang dari supplier Daftar gudang yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user | |
| Shipment | : | Pilih jalur pengiriman barang : 1. Land – Darat 2. Air – Udara 3. Sea – Laut |
| Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi order pembelian |
| Rate | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Inv Curr” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Warranty | : | Pilih garansi untuk barang yang dipesan ke supplier |
| Tax Invoice No | : | Nomer faktur pajak yang diterima dari supplier untuk transaksi pembelian |
| Vendor Inv No | Nomer faktur beli yang diterima dari supplier untuk dicantumkan pada dokumen faktur pembelian | |
| Doc Notes | : | Tuliskan catatan tambahan mengenai faktur pembelian |
Bagian Detail Data
| KOLOM | : | INFORMASI |
| #Line | : | Nomor urutan barang yang otomatis terisi pada saat penambahan barang |
| Item Code | : | Pilih kode atau nama barang yang dibuatkan nota oleh supplier Ada ketentuan untuk tipe barang yang ditampilkan |
| Item Desc | : | Terisi secara otomatis deskripsi barang sesuai dengan pilihan pada kolom “Code” barang |
| Qty | : | Tuliskan jumlah setiap barang yang di beli ke supplier |
| Qty Open | Jumlah barang sesuai referensi dokumen yang belum dibuatkan faktur pembelian | |
| Qty Total | Jumlah barang sesuai referensi dokumen | |
| Price | : | Tuliskan harga setiap barang yang dibeli ke supplier |
| Unit | : | Satuan barang dan otomatis terisi setelah memilih “Code” barang sesuai pembelian |
| Disc Code | : | Pilih kode diskon tiap barang sesuai pembelian |
| : | Ada dua (2) kondisi yakni 1. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan persentase maka akan otomatis menghitung harga * persentase 2. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan manual maka tulis nilai diskon barang pesanan | |
| Total | : | Total transaksi tiap barang dengan penghitungan (Price-Diskon) * Qty |
Bagian Footer
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Detail Vendor Deposit List (doc number) | : | Nomer dokumen terkait deposit / uang muka yang dibayarkan ke supplier |
| Detail Vendor Deposit List (amount) | : | Jumlah uang muka / deposit yang dipergunakan untuk melunasi sebagian atau keseluruhan dari Total Faktur Pembelian |
| Disc (code) | : | Pilih kode diskon barang sesuai pembelian |
| Disc (amount) | : | Ada dua (2) kondisi yakni 1. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan persentase maka akan otomatis menghitung (total trans – promo disc)* persentase 2. Apabila yang dipilih pada kolom “Disc Code” merupakan manual maka tulis nilai diskon barang |
| Tax (code) | : | Pilih kode pajak masukan yang dipergunakan untuk menambah nilai total semua barang di beli |
| : | Ada dua (2) kondisi yakni 1. Apabila yang dipilih pada kolom “Tax (code)” merupakan persentase maka akan otomatis menghitung (total trans – promo disc – disc)* persentase 2. Apabila yang dipilih pada kolom “Tax (code)” merupakan manual maka tulis nilai pajak barang | |
| Vendor Deposit | : | Silahkan tekan tombol maka akan ditampilkan Form Outsanding untuk memilih dokumen deposit / uang muka yang telah dibayarkan sebelumnya |
| Grandtotal | : | Grandtotal dari keseluruhan barang perhitungan : (Total trans – promo disc – disc) + tax – sales round |