AP Cheque Clearing (AQPCL) Entry

AP Cheque Clearing (AQPCL) Entry adalah proses pencatatan dan penyelesaian (clearing) atas pembayaran hutang kepada supplier menggunakan cek yang sudah diterbitkan oleh perusahaan dan berhasil dicairkan oleh pihak bank.
Dengan kata lain, proses ini merupakan tahap konfirmasi bahwa cek pembayaran yang sebelumnya masih “outstanding” (belum cair) kini sudah diterima dan diproses oleh bank, sehingga saldo hutang dan saldo kas dapat diperbarui secara akurat.

Latar Belakang

Dalam sistem pembayaran vendor, perusahaan sering menggunakan cek giro (post-dated cheque) untuk membayar hutang.
Namun, antara tanggal penerbitan cek (issue date) dan tanggal pencairan (clearing date) biasanya terdapat jeda waktu.
Oleh karena itu, sistem akuntansi perlu mencatat dua tahap berbeda:

1. Saat cek diterbitkan (AP Cheque Issue Entry) — hutang dicatat telah dibayar, tetapi dana belum keluar dari bank.
2. Saat cek berhasil dicairkan (AP Cheque Clearing Entry) — dana benar-benar keluar dari rekening perusahaan.

Proses AP Cheque Clearing Entry digunakan untuk mencatat tahap kedua tersebut, memastikan laporan keuangan mencerminkan posisi bank aktual.

🎯Tujuan

• Mengonfirmasi bahwa pembayaran melalui cek telah benar-benar dicairkan oleh bank.
• Mengurangi saldo Account Payable (AP) sesuai nominal cek yang telah berhasil clearing.
• Memperbarui posisi kas/bank secara real-time di sistem keuangan.
• Memastikan tidak ada cek tertunda atau cek gagal cair tanpa tindak lanjut.
• Menyediakan data valid untuk laporan cash flow dan rekonsiliasi bank.

🧩Deskripsi Proses AP Cheque Clearing

Tahap	Deskripsi Proses
1. Penerbitan Cek (AP Cheque Issue)	Perusahaan mengeluarkan cek untuk pembayaran supplier. Hutang dianggap lunas, tetapi dana belum keluar dari rekening bank.
2. Pengiriman Cek ke Supplier	Supplier menerima cek dan biasanya menunggu tanggal efektif untuk pencairan.
3. Proses Kliring oleh Bank	Supplier menyerahkan cek ke bank untuk diproses. Bank perusahaan memverifikasi saldo dan memproses pencairan.
4. Proses Clearing di Sistem (AQPCL Entry)	Setelah bank mengonfirmasi pencairan, bagian keuangan melakukan AP Cheque Clearing Entry untuk memindahkan status cek dari Outstanding menjadi Cleared.
5. Update Jurnal & Saldo	Sistem mengurangi saldo akun “Cheque on Hand” dan mengurangi kas di bank.
6. Dokumentasi & Pelaporan	Bukti bank statement atau notifikasi clearing disimpan untuk referensi audit dan rekonsiliasi.

🧩Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain

1. Departemen Internal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bagian Keuangan / Treasury	Memproses dan memantau pencairan cek di bank	Menentukan status cleared atau outstanding dari setiap cek
Bagian Accounting / AP	Melakukan pencatatan clearing dalam sistem (AQPCL Entry)	Menjamin akurasi data pembayaran supplier dan laporan AP
Bagian Purchasing	Memantau status pembayaran supplier terkait pembelian barang	Mengetahui kapan supplier telah menerima pembayaran
Bagian Audit Internal	Melakukan pemeriksaan terhadap bukti pencairan dan jurnal clearing	Menjaga transparansi dan kepatuhan terhadap SOP pembayaran

2. Pihak Eksternal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Supplier / Vendor	Penerima pembayaran melalui cek	Menunggu konfirmasi pencairan sebelum mengakui pelunasan
Bank	Pihak yang memproses pencairan dan memberikan laporan mutasi	Menjadi sumber bukti resmi clearing
Auditor Eksternal	Melakukan verifikasi kesesuaian antara laporan bank dan jurnal clearing	Menilai keandalan proses pembayaran perusahaan

🧩Analisis & Manfaat dari Laporan AQPCL

Fungsi	Manfaat
Memantau posisi cek	Mengetahui jumlah cek yang sudah dan belum cair
Rekonsiliasi bank	Membandingkan saldo sistem dengan bank statement
Kontrol internal	Mencegah cek hilang, ganda, atau belum diproses
Transparansi pembayaran	Memberikan bukti sah bahwa supplier telah menerima pembayaran