AR Cheque Cancel (AQRCC) Entry
AR Cheque Cancel (Account Receivable Cheque Cancel) adalah proses pembatalan cek yang telah diterima dari pelanggan namun belum atau tidak akan diproses untuk pencairan, baik karena kesalahan administrasi, perubahan metode pembayaran, atau permintaan pembatalan dari pelanggan.
Dalam sistem keuangan, status ini digunakan untuk membatalkan pencatatan sementara (pending cheque) agar tidak diakui sebagai penerimaan kas.
Latar Belakang
Dalam aktivitas bisnis, bisa terjadi kondisi di mana cek yang sudah diterima perlu dibatalkan sebelum disetorkan ke bank, misalnya:
- Pelanggan ingin mengganti metode pembayaran (transfer atau tunai).
- Nominal pada cek salah atau tidak sesuai invoice.
- Kesalahan entri data pada sistem keuangan (misal: cek dimasukkan ke pelanggan yang salah).
- Adanya instruksi pembatalan dari pelanggan atau manajemen karena alasan tertentu.
Untuk menghindari pencatatan yang salah, bagian AR (Account Receivable) harus melakukan proses Cheque Cancel agar data cek tidak dianggap sebagai penerimaan bank aktif.
🎯Tujuan
- Menghapus atau membatalkan data penerimaan cek yang tidak valid atau batal digunakan.
- Menjaga keakuratan saldo piutang (AR) dan kas/bank di laporan keuangan.
- Menghindari pencairan ganda, kesalahan input, atau penyalahgunaan cek yang sudah tidak berlaku.
- Memberikan kontrol dan transparansi terhadap setiap pembatalan transaksi cek.
- Menjadi dasar dokumentasi dan audit trail dalam sistem keuangan perusahaan.
🧩Deskripsi Proses AR Cheque Cancel
| Tahap | Deskripsi Proses |
|---|---|
| 1. Penerimaan Cek dari Pelanggan | Cek diterima dan dicatat sementara dalam sistem AR sebagai pembayaran atas invoice tertentu. |
| 2. Identifikasi Kesalahan / Permintaan Pembatalan | Terjadi kesalahan atau permintaan pembatalan sebelum cek disetorkan ke bank (misalnya salah nominal, duplikasi, atau pergantian metode pembayaran). |
| 3. Persetujuan Pembatalan (Authorization) | Pembatalan dilakukan dengan persetujuan dari pihak berwenang (misal: Finance Manager atau Accounting Head). |
| 4. Proses Pembatalan di Sistem (AR Cheque Cancel Entry) | Cek diubah statusnya dari “Pending / Received” menjadi “Cancelled”. Nominal tidak lagi diakui sebagai kas atau pengurang piutang. |
| 5. Pencatatan Akuntansi (Reversal Entry) | Sistem atau bagian accounting melakukan pembatalan jurnal penerimaan. Contoh jurnal pembatalan: Dr. Account Receivable Cr. Cheque on Hand / Clearing Account |
| 6. Dokumentasi & Pelaporan | Dokumen pembatalan (surat pembatalan, bukti otorisasi, atau pengganti metode pembayaran) disimpan untuk keperluan audit. |
| 7. Penggantian Pembayaran (Jika Ada) | Pelanggan melakukan pembayaran baru melalui transfer, tunai, atau cek pengganti yang valid. |
🧩Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain
1. Departemen Internal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Bagian Piutang (AR) | Melakukan input dan pembatalan data cek pelanggan | Mengatur status piutang agar sesuai kondisi aktual |
| Bagian Keuangan / Treasury | Memverifikasi fisik cek dan memastikan tidak disetorkan | Menjaga keakuratan posisi kas dan menghindari cek ganda |
| Bagian Accounting | Mencatat jurnal pembatalan dan melakukan rekonsiliasi laporan | Memastikan laporan keuangan mencerminkan realitas transaksi |
| Manajemen | Menyetujui pembatalan dan memonitor transaksi tidak sah | Menjaga kontrol internal dan transparansi finansial |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Pelanggan | Pihak yang menerbitkan cek dan mengajukan pembatalan | Mengganti pembayaran dengan metode atau cek baru |
| Bank | (Jika sudah diberitahu sebelum penyetoran) menghentikan proses kliring | Mencegah kesalahan pencairan dana |
| Auditor | Memeriksa dokumentasi pembatalan dan jurnal reversal | Menilai kepatuhan sistem keuangan dan kelengkapan audit trail |
🧩Contoh Situasi Umum AR Cheque Cancel
| Kasus | Penyebab Pembatalan | Tindakan Perusahaan |
|---|---|---|
| Nominal cek salah | Kesalahan penulisan jumlah di cek | Membatalkan cek dan meminta pelanggan menerbitkan yang baru |
| Salah pelanggan | Cek dimasukkan ke akun AR yang keliru | Membatalkan dan mencatat ulang ke pelanggan yang benar |
| Pembayaran diganti transfer | Pelanggan membayar via transfer bank | Membatalkan data cek dan mencatat penerimaan transfer |
| Instruksi stop payment | Pelanggan membatalkan cek sebelum kliring | Melampirkan bukti pembatalan dan konfirmasi pengganti |