AR Payment (ACSAR) Entry
Pembayaran piutang / AR Payment adalah proses penerimaan dana dari pelanggan sebagai pelunasan atas penjualan barang atau jasa yang sebelumnya dilakukan secara kredit. Piutang timbul ketika perusahaan mengizinkan pelanggan membayar di kemudian hari (sesuai termin), dan akan berkurang saat pelanggan melakukan pembayaran.
Latar Belakang
- Dalam praktik bisnis, banyak transaksi penjualan dilakukan dengan sistem kredit (termin 15, 30, 60 hari, dll.).
- Perusahaan perlu memantau dan mencatat kapan pelanggan melakukan pembayaran agar arus kas tetap sehat.
- Tanpa pencatatan yang akurat, perusahaan bisa mengalami kesalahan pengakuan pendapatan dan risiko piutang tak tertagih.
- Dibutuhkan proses pembayaran piutang yang terstruktur dan terdokumentasi agar semua pihak bisa melakukan kontrol dan audit.
📌Tujuan Pencatatan pembayaran Piutang
- Memastikan piutang dari pelanggan dibayar tepat waktu dan tercatat dengan benar.
- Menjaga keseimbangan arus kas masuk perusahaan.
- Memberikan transparansi terhadap status tagihan pelanggan.
- Mendukung analisis kredit pelanggan, kebijakan termin, dan keputusan bisnis ke depan.
- Sebagai dasar untuk rekonsiliasi keuangan dan pelaporan akuntansi.
🔄Keterkaitan dan Korelasi dengan Pihak Lain
| Pihak Terkait | Peran dalam Pembayaran Piutang | Korelasi dan Keterkaitan |
|---|---|---|
| Pelanggan (Eksternal) | Melakukan pelunasan atas tagihan sesuai faktur atau invoice. | Menjadi pihak utama dalam proses pembayaran piutang. |
| Sales/Marketing | Berkoordinasi dengan pelanggan dan memantau jatuh tempo pembayaran. | Menjadi penghubung antara perusahaan dan pelanggan untuk memastikan tagihan dibayar. |
| Finance/Accounting | Menerima dana, mencatat pembayaran, dan mengurangi saldo piutang. | Bertanggung jawab atas validitas pembayaran dan pencatatan keuangan. |
| Customer Service | Menangani pertanyaan atau komplain pelanggan soal tagihan. | Membantu menjelaskan rincian tagihan atau kendala pembayaran. |
| Manajemen | Mengevaluasi kinerja penagihan dan kebijakan termin kredit. | Membuat keputusan strategis berdasarkan data umur piutang dan perilaku bayar pelanggan. |
| Audit/Internal Control | Memverifikasi keabsahan pembayaran dan kepatuhan terhadap SOP keuangan. | Mengawasi proses agar bebas dari manipulasi atau kesalahan pencatatan. |
| Bank | Sebagai media pembayaran (transfer, kliring, virtual account). | Tempat pencatatan transaksi masuk dari pelanggan untuk direkonsiliasi. |
Flow AR Payment (ACSAR)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat pembayaran piutang (ACSAR) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Detail Form Entry AR Payment (ACSAR)
Dibawah ini ada tampilan menu entry pembayaran piutang (ACSAR) :
Detail Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal transaksi penerimaan dana atas pembayaran piutang pelanggan |
| Customer (type) | : | Ada dua (2) kondisi yakni : 1. Trade – transaksi terkait dengan piutang dagang 2. Other – transaksi terkait dengan piutang lain |
| Customer | : | Tulis nama atau kode pelanggan yang melakukan pembayaran piutang Daftar pelanggan yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan |
| : | Ada dua (2) metode penerimaan dana : 1. Cash – Dana tunai 2. Transfer – Proses transfer ataupun kliring cek / giro 3. Cheque – Menerima cek atau giro terkait penerimaan cek atau giro dari pelanggan, pastikan sebelumnya telah diatur di Master Customer | |
| : | Tulis nomer referensi yang tercantum pada bukti transfer atau nomer cek dan giro yang diterima | |
| Payment (due date) | : | Tulis tanggal batas waktu pencairan cek atau giro |
| Deposit To (account) | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Payment method : Cash – Tampil seluruh akun kas 2. Payment method : Transfer – Tampil seluruh akun bank |
| Deposit To (currency) | : | Kode mata uang otomatis terisi setelah memasukkan data di “Account“ |
| Deposit To (rate) | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Currency” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Deposit To (amount) | : | Tulis total transaksi penerimaan dana atas pembayaran piutang pelanggan |
| Deposit To (amount*) | : | Tulis total transaksi penerimaan dana atas pembayaran piutang pelanggan dengan penghitungan amount * rate |
Detail Footer
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Total | : | Total dokumen piutang yang dibayarkan dan terisi secara otomatis |
| DPP Rebate | : | Nilai dasar pengenaan pajak terkait dokumen rebate |
| PPN Rebate | : | Apabila pada Tab Rebate dicentang PPN maka terisi nilai pajak yang dibebankan sesuai dokumen rebate. |
| PPH Rebate | : | Apabila pada Tab Rebate dicentang PPH maka terisi nilai pajak yang dibebankan sesuai dokumen rebate. |
| Deduction | : | Apabila pada Tab Deduction dituliskan tambahan potongan diskon maka secara otomatis terisi |
| Additional Cost | : | Apabila pada Tab Additional Cost dituliskan tambahan biaya yang harus dibayarkan pelanggan maka secara otomatis terisi |
| Over Balance | : | Tekan tombol “….” maka otomatis terisi kelebihan bayar yang dapat diklaimkan untuk pembayaran piutang selanjutnya penghitungan Payment (header) – Total Paymen (detail) |
Detail Invoice
Bagian ini akan tampil setelah dilakukan pemilihan dokumen yang harus dibayar
| KOLOM | : | INFORMASI |
| : | Nomer referensi dokumen yang dibayar oleh pelanggan | |
| Age | : | Usia dokumen yang dibayar oleh pelanggan |
| Curr | : | Mata uang tercantum sesuai dokumen yang dibayar oleh pelanggan |
| Inv. Rate | : | Kurs mata uang tercantum sesuai dokumen yang dibayar oleh pelanggan |
| Total Inv | : | Total nota yang dibayar oleh pelanggan |
| : | Sisa piutang yang masih harus dibayarkan sesuai dengan dokumen yang telah dipilih | |
| Payment | : | Tulis jumlah pembayaran untuk masing – masing dokumen |
| Spot Rate | : | Terisi sesuai dengan kurs mata uang pada hari dilakukan pencatatan dan bisa disesuaikan dengan menekan tombol Change Rate |
| Payment* | : | Terisi otomatis setelah mengisi kolom Payment dan apabila bukan default mata uang maka dihitung payment * spot rate |
Detail Rebate
Bagian ini akan tampil setelah dilakukan pemilihan dokumen yang harus dibayar
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Reff Document | : | Nomor referensi dokumen rebate yang diklaimkan untuk mengurangi nilai piutang yang harus dibayarkan |
| Age | : | Usia dokumen rebate yang dipergunakan |
| Curr | : | Mata uang tercantum sesuai dokumen rebate |
| Inv Rate | : | Kurs mata uang tercantum sesuai dokumen rebate |
| Total | : | Total nota tercantum sesuai dokumen rebate |
| Balance | : | Sisa nota tercantum sesuai dokumen rebate dan dapat diklaimkan untuk mengurangi pembayaran piutang |
| Payment | : | Tulis jumlah pembayaran untuk masing – masing dokumen |
| Spot Rate | : | Terisi sesuai dengan kurs mata uang pada hari dilakukan pencatatan dan bisa disesuaikan dengan menekan tombol Change Rate |
| Payment* | : | Terisi otomatis setelah mengisi kolom Payment dan apabila bukan default mata uang maka dihitung payment * spot rate |
| Account (coa) | : | Pilih akun pembukuan untuk dokumen rebate yang diklaimkan |
| Account (attribute) | : | Pilih attribut akun pembukuan untuk dokumen rebate yang diklaimkan |
| PPN | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – dokumen rebate yang diklaimkan nilainya sudah termasuk pajak 2. Tidak dicentang – dokumen rebate yang diklaimkan nilainya sudah termasuk pajak |
| PKP | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – pelanggan merupakan pengusaha kena pajak dan pajaknya bisa dikreditkan 2. Tidak dicentang – pelanggan bukan pengusaha kena pajak |
| PPN (tax code) | : | Apabila PPN dicentang maka pilih kode pajak sehubungan dengan dokumen rebate |
| PPN (tax amount) | : | Ada dua (2) kondisi yakni 1. Apabila yang dipilih pada kolom “Tax (code)” merupakan persentase maka akan otomatis menghitung Dpp* persentase 2. Apabila yang dipilih pada kolom “Tax (code)” merupakan manual maka tulis nilai pajak barang |
| DPP | : | Jumlah dasar pengenaan pajak baik PPN maupun PPH |
| PPH | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – Dikenakan potongan pajak 2. Tidak dicentang – Tidak dikenakan potongan pajak |
| PPH (tariff) | : | Apabila yang dicentang pada kolom “PPH” maka tulis tarif potongan pajak |
| PPH (amount) | : | Nilai pajak yang dipotong sesuai dengan penghitungan DPP * Tarif |
Detail Deduction
Tekan Add Line untuk menambahkan detail transaksi yang berkaitan dengan pembayaran piutang.
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Disc Type | : | Pilih kode diskon yang sehubungan dengan pembayaran piutang Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Coa | : | Kode dan nama akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi dan daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Attr | : | Kode dan nama attribut akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi dan daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Amount | : | Tulis dalam bentuk minus sebagai pengurangan atas pembayaran piutang pelanggan |
| Curr | : | Mata uang otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType” dalam bentuk mata uang dasar |
| Inv Rate | : | Kurs mata uang otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType” dalam bentuk mata uang dasar |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan terkait diskon yang dipergunakan untuk pembayaran piutang |
Detail Additional Cost
Tekan Add Line untuk menambahkan detail transaksi yang berkaitan dengan pembayaran piutang.
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Disc Type | : | Pilih kode biaya yang sehubungan dengan pembayaran piutang Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Coa | : | Kode dan nama akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi dan daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Attr | : | Kode dan nama attribut akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi dan daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type |
| Amount | : | Tulis biaya tambahan yang dibebankan ke pelanggan dan harus dibayarkan |
| Curr | : | Mata uang otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType” dalam bentuk mata uang dasar |
| Inv Rate | : | Kurs mata uang otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType” dalam bentuk mata uang dasar |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan terkait diskon yang dipergunakan untuk pembayaran piutang |