Cash Payment (ACSPY) Entry
Pengeluaran dana atau Cash Payment adalah aktivitas mengeluarkan uang oleh perusahaan/organisasi untuk berbagai kebutuhan, termasuk membayar kewajiban, belanja, atau membiayai kegiatan operasional. Ini sangat erat kaitannya dengan utang (kewajiban) dan piutang (hak tagih) karena sering digunakan untuk membayar atau menagihnya.
Latar Belakang
Cash Payment diperlukan karena setiap perusahaan memiliki kewajiban keuangan yang harus diselesaikan, baik untuk membayar biaya operasional, hutang dagang kepada pemasok, maupun pengeluaran terkait penyesuaian piutang. Proses ini mendukung kelancaran operasional dan menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal.
🎯Tujuan
- Memenuhi kewajiban pembayaran perusahaan secara tepat waktu.
- Mengatur arus kas keluar agar sesuai dengan perencanaan keuangan.
- Menghindari denda atau penalti akibat keterlambatan pembayaran.
- Mencatat transaksi pembayaran untuk kepentingan audit dan laporan keuangan.
🧩Keterkaitan & Korelasi
A. Departemen Internal
| Departemen Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Bagian Keuangan / Accounting | Mengelola dan mencatat transaksi pembayaran | Menyediakan laporan keuangan dan arus kas yang akurat |
| Bagian Purchasing | Mengajukan permintaan pembayaran untuk pembelian barang/jasa | Cash Payment digunakan untuk melunasi tagihan supplier |
| Bagian Administrasi | Menyediakan dokumen pendukung pembayaran | Memastikan pembayaran dilakukan sesuai prosedur |
| Bagian Operasional | Menggunakan dana untuk kebutuhan operasional | Cash Payment mendukung kelancaran proses operasional |
| Bagian Penagihan / AR | Melakukan penyesuaian terhadap piutang yang dibayarkan kembali | Mencegah kesalahan pencatatan dalam laporan piutang |
B. Pihak Eksternal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Supplier / Vendor | Penerima pembayaran untuk barang/jasa | Hubungan baik terjaga karena pembayaran tepat waktu |
| Pelanggan | Pihak yang menerima pengembalian dana terkait penyesuaian piutang | Menjaga kepercayaan dan loyalitas pelanggan |
| Bank | Fasilitator transfer pembayaran | Memastikan transaksi aman dan tercatat dengan benar |
Flow Cash Payment (ACSPY)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat Cash Payment (ACSPY) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Detail Form Entry Cash Payment (ACSPY)
Dibawah ini ada tampilan menu entry pengeluaran dana (ACSPY) :
Detail Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal transaksi pengeluaran dana |
| Branch | : | Kode cabang yang otomatis terisi sesuai dengan hak akses pengguna |
| Payment (payment method) | : | Ada dua (2) metode pembayaran : 1. Cash – Dana tunai 2. Transfer – Proses transfer ataupun kliring cek / giro |
| Payment (no reff) | : | Tulis nomer referensi yang tercantum pada bukti transfer |
| Payment (amount) | : | Tulis total transaksi pengeluaran dana untuk transaksi |
| Withdraw Form (account) | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Payment method : Cash – Tampil seluruh akun kas 2. Payment method : Transfer – Tampil seluruh akun bank |
| Withdraw Form (currency) | : | Kode mata uang otomatis terisi setelah memasukkan data di “Account“ |
| Withdraw Form (rate) | : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Currency” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| CN (use CN) | : | Hanya bisa menggunakan Form khusus untuk Use CN Ada dua (2) kondisi : 1. Tidak dicentang – Tidak menggunakan nota kredit / rebat 2. Payment method : Transfer – Tampil seluruh akun bank |
| CN (customer) | : | Hanya bisa menggunakan Form khusus untuk Use CN Pilih nama atau kode pelanggan yang akan digunakan |
| CN (balance) | : | Hanya bisa menggunakan Form khusus untuk Use CN Ditampilkan total kredit yang bisa dipergunakan |
| CN (rate) | : | Hanya bisa menggunakan Form khusus untuk Use CN Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Currency” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya |
| Term | : | Pilih termin pembayaran untuk nota penjualan tersebut |
| Project | : | Pilih proyek yang berhubungan dengan transaksi pengeluaran dana |
| Payment To | : | Tulis pihak yang menerima pembayaran |
| Tax Inv No | : | Tulis nomer faktur pajak yang diterima dari trasaksi tersebut |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan mengenai transaksi tersebut |
Detail Data
| KOLOM | : | INFORMASI |
| # | : | Urutan transaksi dan otomatis terisi sNomor urutan transaksi yang otomatis terisi pada saat penambahan detail transaksi |
| Loc | : | Pilih kode atau nama cabang terjadinya transaksi |
| COA | : | Pilih kode atau nama akun pembukuan untuk mencatat transaksi yang dilakukan pembayaran |
| Attr | : | Pilih kode atau nama attribut akun pembukuan untuk mencatat transaksi yang dilakukan pembayaran |
| Divison | : | Pilih kode atau nama divisi yang berkaitan dengan transaksi pembayaran tersebut |
| Amount | : | Tulis jumlah tiap transaksi |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan untuk tiap transaksi yang dicatat |