AP Cheque Cancel (AQPCC) Entry

AP Cheque Cancel (AQPCC) Entry adalah proses pembatalan cek pembayaran supplier (Account Payable) yang sudah diterbitkan namun belum dicairkan oleh bank, karena adanya kesalahan, perubahan instruksi, atau pembatalan transaksi.
Dalam sistem akuntansi, langkah ini dilakukan untuk menghapus atau membalik pencatatan sementara (outstanding cheque) agar tidak diakui sebagai pembayaran yang sah.

Dengan kata lain, AP Cheque Cancel Entry memastikan bahwa status cek yang batal digunakan tidak lagi memengaruhi saldo bank maupun hutang perusahaan.

Latar Belakang

Dalam praktik pembayaran hutang kepada supplier, perusahaan sering menggunakan cek giro (post-dated cheque).
Namun, tidak semua cek yang telah diterbitkan akan sampai ke tahap pencairan — beberapa bisa dibatalkan karena:

• Kesalahan pada nama supplier atau nominal.
• Cek hilang, rusak, atau salah kirim.
• Supplier meminta penggantian metode pembayaran (transfer atau cek baru).
• Pembatalan pembelian atau retur barang.

Untuk alasan-alasan tersebut, bagian Finance / Accounting perlu melakukan AP Cheque Cancel Entry (AQPCC) agar sistem mencerminkan kondisi yang sebenarnya.

🎯Tujuan

• Membatalkan cek yang salah input, salah nominal, atau tidak jadi digunakan untuk pembayaran supplier.
• Menghindari kesalahan laporan kas dan hutang yang diakibatkan oleh cek belum cair namun tidak valid.
• Menjaga akurasi Account Payable (AP) dan rekening bank di laporan keuangan.
• Memberikan dasar audit trail yang jelas atas pembatalan transaksi keuangan.
• Mencegah risiko pencairan tidak sah (fraud) terhadap cek yang sudah tidak berlaku.

🧩Deskripsi Proses AP Cheque Cancel

Tahap	Deskripsi Proses
1. Penerbitan Cek (AP Cheque Issue)	Cek diterbitkan dan dicatat di sistem sebagai pembayaran hutang, namun belum dicairkan.
2. Identifikasi Kesalahan / Pembatalan	Ditemukan kesalahan data atau terjadi pembatalan transaksi sehingga cek tidak dapat atau tidak perlu digunakan.
3. Otorisasi Pembatalan (Approval)	Pembatalan dilakukan setelah disetujui oleh pihak berwenang (Finance Manager / Accounting Head).
4. Proses Pembatalan (AQPCC Entry)	Bagian keuangan mencatat pembatalan di sistem agar status cek berubah dari Outstanding menjadi Cancelled.
5. Update Jurnal Akuntansi (Reversal)	Sistem secara otomatis melakukan pembalikan jurnal penerbitan cek.
6. Penerbitan Cek Baru (Jika Diperlukan)	Jika pembayaran tetap harus dilakukan, perusahaan menerbitkan cek baru dengan data yang benar.
7. Dokumentasi & Pelaporan	Bukti pembatalan cek disimpan sebagai arsip audit dan verifikasi keuangan.

🧩Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain

1. Departemen Internal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bagian Keuangan / Treasury	Mengajukan dan memproses pembatalan cek	Menjamin tidak ada pencairan atas cek yang batal
Bagian Accounting / AP	Melakukan input pembatalan di sistem (AQPCC Entry) dan jurnal reversal	Menjaga keakuratan saldo hutang dan kas
Bagian Purchasing	Mengonfirmasi status transaksi pembelian / retur barang	Menentukan apakah pembayaran tetap diperlukan
Manajemen / Finance Controller	Menyetujui pembatalan cek dan mengontrol proses keuangan	Menjaga kepatuhan terhadap SOP pembayaran

2. Pihak Eksternal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Supplier / Vendor	Penerima cek yang dibatalkan	Mendapat pemberitahuan resmi dan, bila perlu, pembayaran pengganti
Bank	Diberi instruksi untuk menghentikan pencairan (stop payment)	Mencegah proses kliring atas cek batal
Auditor Eksternal	Memeriksa dokumentasi pembatalan dan jurnal reversal	Memastikan keabsahan dan kelengkapan pelaporan keuangan

🧩Manfaat Laporan AQPCC

Fungsi	Manfaat
Pengendalian pembayaran	Menjaga agar tidak ada cek batal yang tetap muncul di laporan hutang
Rekonsiliasi kas & bank	Menjamin saldo kas mencerminkan posisi aktual
Audit trail	Menyediakan bukti formal atas setiap pembatalan cek
Pencegahan fraud	Mencegah pencairan ilegal terhadap cek yang tidak valid