Purchase Requisition (SPRQS) Entry
Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen tertentu untuk meminta pembelian barang atau jasa kepada departemen pembelian (Purchasing). PR bukan dokumen pembelian resmi kepada supplier, tapi merupakan permintaan internal yang menunjukkan bahwa suatu unit memerlukan barang/jasa tertentu.
Purchase Requisition digunakan karena:
- Pembelian harus berdasarkan kebutuhan nyata, bukan inisiatif perorangan yang tidak terkontrol.
- Menjadi bagian dari pengendalian internal (internal control) perusahaan.
- Menjamin bahwa pembelian dilakukan sesuai proyek, departemen, atau rencana operasional.
- Tanpa PR, purchasing tidak tahu barang apa yang harus dibeli, dan bisa menyebabkan kesalahan atau pemborosan.
🎯Tujuan Purchase Requisition
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Mengatur permintaan pembelian secara formal | Menghindari permintaan lisan dan memastikan semua permintaan terdokumentasi dengan jelas. |
| 2. Kontrol anggaran dan persetujuan | PR bisa disetujui atau ditolak berdasarkan anggaran yang tersedia. |
| 3. Meningkatkan efisiensi proses pembelian | Menyusun alur pembelian dari permintaan → pemesanan (PO) → penerimaan → pembayaran. |
| 4. Menghindari pembelian tidak perlu | Dengan sistem PR, hanya permintaan yang valid dan dibutuhkan yang akan diproses. |
| 5. Transparansi antar departemen | Semua kebutuhan bisa dilacak asal-usulnya: siapa peminta, untuk keperluan apa, dan siapa yang menyetujui. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi dengan Pihak Lain
A. Dengan Departemen Internal
| Departemen | Keterkaitan dan Peran | Korelasi |
|---|---|---|
| User / Pemohon | Mengajukan permintaan barang/jasa yang dibutuhkan melalui PR. | Sebagai pemilik kebutuhan; bertanggung jawab atas kejelasan deskripsi dan urgensi permintaan. |
| Manager / Atasan | Memberikan persetujuan PR berdasarkan anggaran, prioritas, dan urgensi. | Menjaga agar permintaan sesuai kebijakan perusahaan. |
| Purchasing | Menerima PR sebagai dasar untuk membuat Purchase Order (PO) kepada supplier. | Tanpa PR, purchasing tidak dapat bekerja secara efektif. |
| Finance / Budgeting | Mengontrol bahwa setiap PR masuk dalam alokasi anggaran perusahaan. | Mencegah pengeluaran melebihi rencana keuangan. |
| Gudang / Inventory | Mengecek apakah barang yang diminta masih tersedia di stok sebelum diproses ke pembelian. | Menghindari pembelian barang yang masih tersedia (redundansi stok). |
B. Dengan Supplier
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| PR bukan ditujukan langsung ke supplier | Tapi menjadi dasar internal untuk pembuatan PO yang dikirim ke supplier |
| Barang yang dibeli dari supplier berdasar PR | PR menentukan spesifikasi dan volume barang yang akan dipesan ke vendor |
Flow Purchase Requisition (SPRQS)
Silahkan tekan disini
Video dan Laporan
Video cara mencatat Purchase Requisition (SPRQS) silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Detail Form Entry Purchase Requisition (SPRQS)
1. Entry SPRQS
Dibawah ini ada tampilan menu entry purchase requisition (SPRQS) :
Bagian Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal pengajuan penawaran ke supplier |
| Due Date | : | Pilih tanggal batas penawaran barang dari supplier |
| Vendor | : | Tulis nama atau kode Supplier yang dibuatkan penawaran barang Daftar Supplier yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Dept | : | Pilih divisi yang memiliki kebutuhan atas barang yang ditawarkan oleh supplier |
| Req By | : | Pilih nama pemesan untuk barang tersebut |
| Need Description (keperluan) | : | Tulis tujuan dari permintaan barang tersebut |
| Vendor Recommendation | : | Tuliskan nama pihak yang merekomendasikan untuk penawaran ke supplier tersebut |
| Jenis Vendor | : | Ada tiga (3) pilihan yakni : 1. Sole Sourcing – Pilih ketika hanya ada satu supplier yang mampu menyediakan barang/jasa sesuai kebutuhan, baik karena keunikan, hak paten, spesifikasi teknis tertentu, atau alasan strategis lainnya. 2. Repeat Order – Pilih ketika penawaran barang tersebut pernah dilakukan transaksi pada supplier yang sama 3. Vendor Selection – Pilih ketika dibutuhkan proses evaluasi dan pemilihan pemasok (vendor) yang paling memenuhi syarat untuk menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan organisasi, berdasarkan kriteria tertentu seperti harga, kualitas, waktu pengiriman, kapasitas, reputasi, dan layanan purna jual. |
Bagian Detail Data
| KOLOM | : | INFORMASI |
| #Line | : | Nomor urutan barang yang otomatis terisi pada saat penambahan barang |
| Nama | : | Tuliskan nama barang yang diminta untuk permintaan penawaran ke supplier |
| Qty | : | Tuliskan jumlah setiap barang sesuai permintaan penawaran ke supplier |
| Price | : | Tuliskan harga setiap barang permintaan penawaran ke supplier |
| Unit | : | Satuan barang dan otomatis terisi setelah memilih “Code” barang sesuai permintaan penawaran ke supplier |
| Currency | : | Pilih mata uang yang digunakan pada transaksi permintaan penawaran ke supplier |
| : | Kurs mata uang transaksi otomatis terisi setelah memilih kolom “Inv Curr” Apabila bukan merupakan mata uang dasar maka kurs bisa dirubah sesuai dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya | |
| Amount | : | Total transaksi tiap barang dengan penghitungan (Price-Diskon) * Qty |
| Notes | : | Tulis informasi tambahan untuk setiap barang yang ditawarkan oleh supplier |
2. Entry SPRQS with PO Other (type Asset dan Other)
Dibawah ini ada tampilan menu entry purchase requisition (SPRQS) with PO Other :
Bagian Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Pilih tanggal pengajuan penawaran ke supplier |
| Due Date | : | Pilih tanggal batas penawaran barang dari supplier |
| Vendor | : | Tulis nama atau kode Supplier yang dibuatkan penawaran barang Daftar Supplier yang ditampilkan sesuai dengan otoritas user |
| Dept | : | Pilih divisi yang memiliki kebutuhan atas barang yang ditawarkan oleh supplier |
| Req By | : | Pilih nama pemesan untuk barang tersebut |
| Need Description (keperluan) | : | Tulis tujuan dari permintaan barang tersebut |
| Vendor Recommendation | : | Tuliskan nama pihak yang merekomendasikan untuk penawaran ke supplier tersebut |
| Jenis Vendor | : | Ada tiga (3) pilihan yakni : 1. Sole Sourcing – Pilih ketika hanya ada satu supplier yang mampu menyediakan barang/jasa sesuai kebutuhan, baik karena keunikan, hak paten, spesifikasi teknis tertentu, atau alasan strategis lainnya. 2. Repeat Order – Pilih ketika penawaran barang tersebut pernah dilakukan transaksi pada supplier yang sama 3. Vendor Selection – Pilih ketika dibutuhkan proses evaluasi dan pemilihan pemasok (vendor) yang paling memenuhi syarat untuk menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan organisasi, berdasarkan kriteria tertentu seperti harga, kualitas, waktu pengiriman, kapasitas, reputasi, dan layanan purna jual. |