Packing (SPACK) Entry
Dalam proses distribusi barang, terutama untuk produk yang memiliki nomor seri (serial number) seperti elektronik, alat kesehatan, atau mesin industri, pencatatan yang akurat saat packing (pengemasan) menjadi sangat penting. Nomor serial digunakan untuk tracking, klaim garansi, pengendalian mutu, dan keamanan distribusi.
Kesalahan atau kelalaian dalam pencatatan nomor serial saat proses packing dapat menimbulkan masalah seperti:
- Barang tidak sesuai saat diterima oleh pelanggan
- Kesulitan dalam proses klaim garansi
- Ketidaksesuaian data stok antar sistem dan fisik
- Risiko kehilangan barang berharga tinggi
Packing dilakukan sebagai bagian penting dari rantai logistik dan layanan pelanggan. Beberapa latar belakang utama:
- Menjaga kualitas dan keamanan barang saat pengiriman
- Meningkatkan efisiensi distribusi
- Menghindari kerusakan atau kehilangan
- Memberikan kesan profesional kepada pelanggan
- Memenuhi standar pengiriman (baik internal maupun dari mitra logistik)
🎯Tujuan Pencatatan Packing
- Menjamin keakuratan dan kejelasan informasi barang yang dikirim ke pelanggan
- Mendukung pelacakan dan riwayat barang berdasarkan nomor serial
- Menghindari kesalahan pengiriman seperti penggantian barang yang salah
- Memastikan konsistensi data antara sistem (ERP/WMS) dan dokumen fisik
- Mendukung layanan purna jual seperti servis dan garansi
🧩Fungsi Pencatatan Paking Barang antar departemen
| Aspek | Gudang | Pemasaran | Customer |
|---|---|---|---|
| 1. Tracking Barang | Melacak pergerakan dan lokasi barang dengan SN | Memantau distribusi produk ke area/agen | Memastikan barang asli dan terdaftar |
| 2. Akurasi Pengiriman | Menjamin barang sesuai pesanan, tidak tertukar | Memastikan pelanggan menerima produk yang dijanjikan | Menerima barang sesuai pesanan, lengkap dan tidak salah |
| 3. Pengendalian Stok | Membantu rekonsiliasi stok keluar | Data distribusi produk membantu perencanaan penjualan | — |
| 4. Retur dan Komplain | Mempermudah proses retur dengan SN yang tercatat | Dapat mengevaluasi performa produk/batch tertentu | Memudahkan proses klaim atau retur |
| 5. Jaminan Garansi | Mencatat SN untuk dukungan teknis dan logistik garansi | Memberikan layanan garansi resmi berbasis data SN | Memudahkan klaim garansi |
| 6. Analisis & Pelaporan | Data paking membantu laporan pengiriman dan pergerakan barang | Analisis distribusi, penjualan berdasarkan batch atau wilayah | — |
| 7. Kepuasan & Kepercayaan | — | Meningkatkan kredibilitas pemasaran dengan pengiriman rapi dan akurat | Memberikan rasa aman, terpercaya terhadap produk yang diterima |
Kesimpulan Fungsi pencatatan paking barang dari berbagai segi :
- Gudang → Fokus pada operasional & logistik, seperti tracking, stok, dan pengiriman.
- Pemasaran → Fokus pada distribusi, layanan garansi, dan analisis pasar.
- Customer → Fokus pada keamanan, garansi, dan kepuasan terhadap produk yang diterima.
Video dan Laporan
Video cara pencatatan packing silahkan tekan disini dan Laporannya silahkan tekan disini
Berikut ini tampilan Form Entry untuk Packing (SPACK) dan penjelasannya :
Awal mula akan ditampilkan Dokumen – dokumen yang belum dipaking, silahkan dipilih dokumennya lalu tekan “PACK“
Document Informations
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Docnumber | : | Nomer dokumen yang terkait pengeluaran barang dari gudang |
| Item Code | : | Kode barang yang dikeluarkan dari gudang sesuai dengan dokumen transaksi |
| Line | : | Urutan barang sesuai dengan dokumen transaksi |
| Qty | : | Jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang sesuai dengan dokumen |
Detail Header
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Doc Date | : | Tanggal dokumen pengeluaran stok sesuai dokumen yang dipilih |
| Customer | : | Nama pelanggan sesuai dokumen yang dipilih |
| Expedition | : | Ada dua (2) kondisi : 1. Dicentang – Barang yang dipaking dikirimkan via ekspedisi ke customer 2. Tidak dicentang – Barang yang dipaking dikirimkan via ekspedisi ke customer |
| SN | : | Tulis nomer serial barang yg di paking lalu tekan enter. Namun apabila menggunakan barcode scanner maka secara otomatis akan memasukkan nomer serial tercatat |
| Warehouse | : | Kode dan nama gudang yang mengeluarkan barang |
| Destination | : | Alamat pelanggan / tujuan pengiriman barang |
| Item Code | : | Tulis atau tekan pada bagian detail informasi (kode barang) untuk k |
| Qty | : | Jumlah serial number yang harus dimasukkan untuk barang tersebut |
Detail Data
| KOLOM | : | INFORMASI |
| Document (number) | : | Nomer dokumen yang otomatis terisi saat memasukkan nomer serial barang. |
| Item (line) | : | Urutan barang yang otomatis terisi saat memasukkan nomer serial barang. |
| Item (code) | : | Kode barang yang otomatis terisi saat memasukkan nomer serial barang. |
| Item (description) | : | Deskripsi barang yang otomatis terisi saat memasukkan nomer serial barang. |
| Item (open) | : | Jumlah barang yang belum dimasukkan nomer serialnya |
| Item (packed) | : | Jumlah barang yang telah dimasukkan nomer serialnya |