AR Cheque Clearing (AQRCL) Entry
AR Cheque Clearing (Account Receivable Cheque Clearing) adalah proses pencairan cek yang diterima dari pelanggan sebagai pembayaran atas piutang (Accounts Receivable).
Tahapan ini dilakukan setelah cek diterima, disetorkan ke bank, dan menunggu konfirmasi dana benar-benar masuk ke rekening perusahaan.
Latar Belakang
Dalam sistem pembayaran bisnis, banyak pelanggan melakukan pembayaran menggunakan cek (cheque/giro). Namun, penerimaan cek tidak langsung berarti uang sudah diterima, karena perlu melalui proses kliring bank terlebih dahulu.
Oleh karena itu, perusahaan membuat proses AR Cheque Clearing untuk memantau status setiap cek — apakah sudah cair, masih dalam proses, atau ditolak (rejected).
🎯Tujuan
- Memastikan bahwa pembayaran dari pelanggan melalui cek benar-benar diterima dan sah.
- Mencatat status piutang yang telah dilunasi setelah dana hasil cek masuk ke bank.
- Menghindari kesalahan pengakuan pendapatan apabila cek belum benar-benar cair.
- Menjaga akurasi antara saldo piutang, kas di bank, dan laporan keuangan.
- Menjadi dasar untuk rekonsiliasi antara catatan keuangan internal dan rekening koran bank.
🧩Deskripsi Proses AR Cheque Clearing
| Tahap | Deskripsi Proses |
|---|---|
| 1. Penerimaan Cek dari Pelanggan | Bagian AR menerima cek sebagai pembayaran atas invoice tertentu. Data seperti nomor cek, bank penerbit, dan nominal dicatat dalam sistem. |
| 2. Pencatatan Awal (AR Cheque Entry) | Cek dicatat sebagai pembayaran tertunda, bukan kas masuk. Status biasanya “Pending” atau “Uncleared”. |
| 3. Penyetoran Cek ke Bank (Deposit) | Cek disetorkan ke rekening perusahaan untuk diproses melalui sistem kliring bank. |
| 4. Proses Kliring Bank (Clearing) | Bank melakukan verifikasi saldo, tanda tangan, dan keabsahan cek. Proses ini memerlukan waktu 1–2 hari kerja. |
| 5. Cek Cair (Cleared) | Setelah dana diterima di rekening perusahaan, status berubah menjadi Cleared, dan piutang pelanggan dikurangi sesuai nominal cek. |
| 6. Cek Ditolak (Rejected) | Jika cek ditolak (karena saldo tidak cukup, cek kadaluarsa, atau tanda tangan tidak cocok), status menjadi Rejected, dan piutang tetap dianggap belum lunas. |
| 7. Pembatalan atau Penyesuaian (Cheque Cancel / Adjustment) | Jika terjadi kesalahan input, pembatalan, atau cek hilang, bagian keuangan dapat melakukan pembatalan transaksi dengan otorisasi manajemen. |
| 8. Pencatatan Akuntansi | Setelah cek cair, dilakukan jurnal otomatis: |
| Dr. Bank Account | |
| Cr. Account Receivable (Piutang Pelanggan). | |
| Jika ditolak, dilakukan pembalikan sesuai prosedur akuntansi. |
🧩Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain
1. Departemen Internal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Bagian Piutang (AR) | Menerima dan mencatat pembayaran dari pelanggan | Mengatur status pembayaran dan memastikan piutang berkurang sesuai realisasi |
| Bagian Keuangan / Treasury | Menyetorkan cek dan memantau status kliring | Menentukan kapan dana benar-benar masuk ke kas perusahaan |
| Bagian Accounting | Mencatat jurnal clearing dan update laporan keuangan | Menjamin akurasi saldo bank dan piutang di laporan keuangan |
| Manajemen | Memonitor penerimaan pembayaran pelanggan | Menilai cash flow dan kesehatan keuangan perusahaan |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Bank | Melakukan proses kliring dan pencairan cek | Menentukan status “cleared” atau “rejected” pada pembayaran |
| Pelanggan | Pemberi cek sebagai alat pembayaran | Bertanggung jawab atas keabsahan dan saldo cek |
| Auditor | Memeriksa transaksi penerimaan dan pencairan cek | Menilai kepatuhan dan ketepatan pencatatan arus kas |