Unpacking (SUPAC) Report
Laporan unpacking adalah dokumen yang mencatat seluruh proses pembongkaran barang saat diterima dari pemasok, yang mencakup:
- Pemeriksaan fisik barang
- Pencatatan jumlah barang yang diterima
- Pencatatan serial number (SN) untuk setiap unit (jika berlaku)
- Kondisi barang saat diterima (baik, rusak, cacat)
- Foto atau bukti fisik (jika diperlukan)
- Tanda tangan penerima
Laporan ini menjadi bukti formal dan operasional bahwa barang telah diterima sesuai/berbeda dengan dokumen pengiriman seperti PO dan invoice.
Laporan unpacking dibutuhkan karena:
- Banyak kasus selisih antara jumlah barang di dokumen dengan yang diterima fisik.
- Barang elektronik, alat medis, dan produk teknis memiliki serial number yang wajib dicatat untuk garansi dan purna jual.
- Penting untuk pengendalian stok dan pelacakan aset di internal perusahaan.
- Untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas antara bagian gudang, pembelian, dan keuangan.
🎯Tujuan Laporan Unpacking
| Tujuan | Penjelasan |
|---|---|
| Verifikasi penerimaan barang | Memastikan jumlah, jenis, dan spesifikasi barang sesuai dengan PO dan dokumen pengiriman. |
| Dokumentasi serial number (SN) | Mencatat identitas unik produk untuk keperluan garansi, distribusi, dan pelacakan aset. |
| Mendeteksi kerusakan atau ketidaksesuaian | Menemukan barang cacat, salah kirim, atau rusak sebelum disimpan atau digunakan. |
| Dasar retur atau klaim ke supplier | Menyediakan bukti formal untuk pengajuan retur, klaim garansi, atau kompensasi ke pemasok. |
| Input ke sistem inventory & akuntansi | Sebagai dokumen dasar untuk pencatatan stok dan pembukuan aset/barang masuk. |
🔄Keterkaitan dan Korelasi dengan Pihak Lain
A. Dengan Departemen Internal
| Departemen | Peran dan Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|---|
| Gudang/Penerimaan | Melakukan unpacking, pengecekan fisik, dan pencatatan SN. | Bertanggung jawab atas laporan sebagai bukti barang diterima dengan benar atau tidak. |
| Purchasing | Membuat PO, berkoordinasi dengan supplier, dan menindaklanjuti ketidaksesuaian barang. | Laporan unpacking jadi dasar jika perlu mengklaim ke pemasok. |
| Quality Control | Melakukan inspeksi kualitas dan fungsi jika diperlukan. | Mendukung verifikasi barang layak simpan atau retur. |
| Keuangan / Akuntansi | Menginput nilai barang masuk, membandingkan invoice dengan bukti terima. | Membutuhkan laporan unpacking untuk pencatatan nilai persediaan dan pembayaran invoice supplier. |
| Inventory / IT | Merekam SN ke sistem untuk pelacakan aset dan pemakaian. | Data SN hasil unpacking digunakan sebagai dasar pencatatan sistem aset atau stok. |
B. Dengan Pelanggan
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Barang dengan SN akan dikirim ke pelanggan | SN yang tercatat saat unpacking akan digunakan saat penjualan ke pelanggan dan menjadi bukti garansi. |
| Retur pelanggan dicocokkan dengan SN awal | Jika pelanggan mengklaim kerusakan atau retur, laporan unpacking bisa dijadikan bukti validasi awal. |
C. Dengan Supplier (Pemasok)
| Keterkaitan | Korelasi |
|---|---|
| Laporan unpacking dilampirkan saat retur | Menjadi bukti fisik dan administratif atas kerusakan/salah kirim barang dari supplier. |
| Serial number digunakan untuk klaim garansi | SN dicatat dan digunakan untuk mengajukan garansi atau servis ke supplier. |
| Dokumen pembanding dengan DO & invoice | Jika ada ketidaksesuaian, laporan unpacking menjadi dasar untuk pengajuan debit note atau retur. |