Quotation Form Entry
Berikut adalah fungsi pencatatan quotation form (formulir penawaran harga) dari dua sisi utama: Pihak Pembelian (perusahaan) dan Pihak Supplier.
Fungsi Pencatatan Quotation Form untuk Pihak Pembelian (Perusahaan)
Tujuan utama: Mengelola proses pengadaan dengan transparan, terstruktur, dan terdokumentasi.
Fungsi utama:
- Dokumentasi resmi penawaran harga dari supplier
Menjadi bukti sah harga dan syarat yang ditawarkan oleh supplier untuk kebutuhan audit dan verifikasi. - Dasar perbandingan antar supplier
Quotation form yang terdokumentasi memudahkan pembanding harga, spesifikasi, waktu pengiriman, dan syarat lainnya. - Referensi untuk proses approval
Digunakan oleh manajer pembelian atau pihak keuangan sebagai bahan pertimbangan dalam menyetujui pembelian. - Pengendalian anggaran dan perencanaan pembelian
Dengan mengetahui detail harga, perusahaan bisa menyesuaikan pembelian sesuai anggaran dan kebutuhan. - Audit trail / bukti transparansi
Jika ada temuan atau investigasi, quotation form yang dicatat menjadi bukti bahwa proses pemilihan vendor dilakukan secara obyektif. - Evaluasi vendor jangka panjang
Bisa digunakan untuk menilai keakuratan, konsistensi harga, dan kepatuhan vendor terhadap penawaran awal.
Fungsi Pencatatan Quotation Form untuk Pihak Supplier
Tujuan utama: Melacak dan mengelola penawaran yang dikirim ke calon klien untuk tujuan bisnis dan pengendalian internal.
Fungsi utama:
- Dokumen legal non-binding
Quotation form adalah dokumen resmi yang mencerminkan komitmen harga dan syarat (meski belum mengikat secara hukum). - Bukti dan rekam jejak penawaran
Menjadi arsip penting untuk melihat ke mana saja penawaran dikirim, berapa banyak, dan hasilnya. - Dasar produksi dan pengadaan internal
Jika penawaran diterima, quotation menjadi dasar untuk membuat proforma invoice, PO, atau menyiapkan barang. - Analisis efektivitas penawaran
Bisa digunakan untuk mengevaluasi seberapa banyak penawaran yang dikirim dan yang berhasil dikonversi menjadi penjualan. - Penghindaran kesalahan / inkonsistensi harga
Pencatatan mencegah pengiriman harga yang berbeda-beda ke pelanggan yang sama atau menyebabkan konflik data internal. - Penyesuaian strategi harga dan produk
Dengan melihat tren harga yang ditawarkan dan respon pasar, supplier bisa menyusun ulang strategi penawarannya.
Ringkasan Tabel Fungsi:
| Perspektif | Fungsi Pencatatan Quotation Form |
|---|---|
| Pihak Pembelian | – Bukti penawaran vendor – Dasar perbandingan & evaluasi – Audit trail – Kontrol anggaran |
| Pihak Supplier | – Bukti penawaran resmi – Dasar proses selanjutnya (proforma/PO) – Analisis efektivitas – Hindari inkonsistensi |