Vendor Shipment (SITIF) Entry

Vendor Shipment Entry adalah proses pencatatan pengiriman barang dari supplier (vendor) ke perusahaan. Tahapan ini mencatat data penting terkait pengiriman seperti nomor PO, tanggal pengiriman, nomor Delivery Order (DO), jumlah barang, dan detail pengangkutan sebelum barang diterima oleh bagian gudang.

Fungsinya sebagai dokumen awal yang menunjukkan bahwa vendor telah mengirim barang dan menjadi dasar proses penerimaan barang (Item Receive Entry) selanjutnya.

Latar Belakang

Setelah PO disetujui dan dikirim ke supplier, perusahaan membutuhkan pencatatan pengiriman untuk:

• Mengetahui status realisasi PO.
• Mengontrol apakah jumlah barang yang dikirim sesuai pesanan.
• Memastikan pengiriman terdokumentasi secara formal.
• Memudahkan bagian receiving melakukan pengecekan saat barang tiba.
• Mempercepat proses penerimaan dan pencatatan invoice.

🎯 Tujuan

No.	Tujuan
1	Mencatat secara resmi setiap pengiriman barang dari vendor ke perusahaan.
2	Menjadi dasar konfirmasi bahwa PO sudah dalam proses pemenuhan oleh vendor.
3	Menjembatani proses antara purchase order dan item receive entry.
4	Memudahkan pelacakan status pengiriman dan estimasi kedatangan barang.
5	Mendukung ketepatan pencatatan stok dan akuntansi.
6	Mengurangi risiko selisih data antara PO, DO, dan penerimaan barang.

🔄 Alur Proses Vendor Shipment Entry

No.	Tahapan	Deskripsi
1	Vendor Mengirim Barang	Supplier mengirimkan barang sesuai PO dan membuat Delivery Order (DO) sebagai bukti pengiriman.
2	Penerimaan Informasi Pengiriman	Bagian purchasing atau receiving menerima informasi pengiriman (DO, surat jalan, jumlah barang, transportasi, estimasi kedatangan).
3	Pencatatan di Sistem	Informasi pengiriman dicatat dalam sistem sebagai Vendor Shipment Entry. Termasuk data PO, DO, tanggal kirim, jumlah barang, dan keterangan pengiriman.
4	Pembuatan Dokumen Vendor Shipment	Sistem mengeluarkan dokumen resmi pengiriman (Shipment Note) untuk referensi penerimaan barang.
5	Barang Tiba di Gudang	Barang datang dan siap diverifikasi oleh tim receiving. Proses selanjutnya → Item Receive Entry.
6	Cross Check dengan PO	Data pengiriman dibandingkan dengan PO untuk memastikan kesesuaian. Jika ada selisih → dibuat berita acara selisih atau retur.

🏢 Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain

1. Departemen Internal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bagian Purchasing	Memantau status pengiriman vendor	Menjamin kesesuaian PO dengan pengiriman
Bagian Gudang / Receiving	Menyiapkan penerimaan barang	Menerima dan memverifikasi barang saat tiba
Bagian QC	Pemeriksaan kualitas saat barang tiba	Menentukan kelayakan barang sebelum masuk inventory
Bagian Accounting / Inventory	Menyimpan data shipment sebagai dasar update stok	Memastikan data penerimaan barang konsisten dengan shipment
Manajemen Logistik	Monitoring pengiriman	Menjamin kelancaran proses supply chain

2. Pihak Eksternal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Supplier / Vendor	Pengirim barang	Menjadi sumber utama pengiriman barang sesuai PO
Ekspedisi / Transporter	Mengantar barang ke gudang	Menentukan kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman