< All Topics
Print

Garansi – EndUser – Unit Req

Posted
Updated
Byadmin-ksi

EndUser Service – Penggantian Unit adalah proses layanan di mana unit pelanggan diganti dengan unit baru atau unit setara setelah melalui hasil pemeriksaan dan disetujui oleh PIC Service Center. Penggantian ini dilakukan jika unit pelanggan mengalami kerusakan berat, tidak dapat diperbaiki, atau biaya perbaikan melebihi nilai ekonomis unit, baik dalam masa garansi maupun dalam kondisi khusus yang disetujui.

Latar Belakang

Beberapa kasus perbaikan menunjukkan kondisi di mana kerusakan unit tidak dapat ditangani melalui proses servis standar, misalnya karena kerusakan motherboard parah, part tidak tersedia, atau kegagalan fungsi yang tidak dapat dipulihkan. Dalam situasi seperti ini, prosedur garansi atau kebijakan layanan purna jual dari Service Center mengizinkan penggantian unit agar pelanggan tetap mendapatkan solusi cepat dan kepuasan layanan tetap terjaga.

🧭 Alur Proses

  1. Pelanggan mengajukan servis / klaim garansi atas unit yang bermasalah.
  2. Tim Service menerima dan memeriksa unit untuk memastikan status garansi masih berlaku.
  3. Teknisi melakukan pemeriksaan dan diagnosa mendalam untuk menentukan tingkat kerusakan.
  4. Jika ditemukan bahwa unit tidak dapat diperbaiki atau part utama tidak tersedia, teknisi membuat rekomendasi penggantian unit.
  5. Admin Service / Warranty mengajukan laporan ke PIC Service Center untuk mendapatkan persetujuan replacement.
  6. Setelah disetujui, unit pengganti disiapkan oleh pihak gudang sesuai tipe dan spesifikasi setara.
  7. Pihak Teknisi menerima Unit pengganti yang diberikan oleh Pihak gudang
  8. Data unit lama dan unit pengganti dicatat, termasuk serial number, tanggal penggantian, dan alasan penggantian.
  9. Unit lama dikembalikan ke gudang pusat / vendor untuk proses klaim internal atau disposal sesuai ketentuan.
  10. Pihak gudang menerima Unit lama yang mengalami kerusakan
  11. Unit baru diserahkan ke pelanggan, disertai berita acara penggantian dan edukasi penggunaan bila diperlukan.

Penjelasan lengkap alurnya bisa dicek disini

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Sep 2025, Bapak Syaiful mendatangi service center untuk melakukan perbaikan Notebook karena tidak bisa menyala dan masih bergaransi.

1 Unit Mybook 14 GOLD Dual Core 1.1GHz/4GB/500GB/32/W10HM (SN : 00217470042945001)

SN Unit Pengganti : 00217470042945012

Bapak Syaiful diminta untuk menunggu maksimal satu (1) jam, apabila memang tidak ada penggantian part notebook. Setelah dilakukan pengecekan selama kurang lebih tiga puluh (30) menit, kami informasikan bahwa notebook Bapak Orlando telah mengalami kerusakan dan mendapatkan fasilitas untuk penggantian unit baru (setelah mendapatkan persetujuan dari PIC Service Center)
Pada saat proses serah terima, kami juga melakukan demonstrasi secara langsung sebagai bentuk penjelasan dan pembuktian bahwa unit perangkat yang diganti dapat beroperasi dengan baik.

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Service antara lain :

1. RMA In (EndUser)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In (EndUser)
  2. Tulis nomor SN unit pada kolom SN.
  3. Tekan icon kaca pembesar untuk mencari SN, jika valid item otomatis muncul dan ditambahkan ke tabel.
  4. Tulis informasi tambahan mengenai transaksi
  5. Tanggal otomatis terisi, tetapi bisa diubah jika diperlukan.
  6. Pilih customer dari daftar
  7. Nama pelanggan biasanya otomatis muncul, tetapi bisa dirubah jika diperlukan.
  8. Masukkan nomor customer
  9. Tulis alamat customer
  10. Ada 2 kondisi:
    1. Centang – Unit masih di garansi
    2. Tidak centang – Unit sudah tidak bergaransi
  11. Tanggal berlakunya garansi
  12. Tekan icon plus untuk menambahkan problem dari unit yang akan di service
  13. Tulis informasi tambaan mengenai masalah dari unit
  14. Tulis informasi tambahan mengenai unit
  15. Tekan save untuk menyimpan transaksi

2. Service Analysis (SVALS)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proses – Service Analysis
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Analysis untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tangga terisi otomatis secara default
  2. Tekan icon plus untuk menambahkan permasalahan unit
  3. Setelah proses pengecekan, pilih permasalahan
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Catatan service unit yang otomatis teris
  6. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

3. Unit Request (SVURQ)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Unit Request
  2. Cari document dengan menuliskan doc Number
  3. Tekan Unit Req, akan ditampilkan Jendela Document

Langkah – Langkah :

  1. Barang yang akan diganti tertera dengan penjelasannya
  2. Tulis tambahan informasi jika akan mengganti dengan unit baru
  3. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Pengiriman unit atau part ke cabang berpengaruh pada :

  1. Terbentuknya otomatis dokumen Consignment (SCNSG), Item Transfer Delivery (STRDN) dan Item Transfer Receive (STRRV)
  2. Dengan terbentuknya tiga (3) dokumen diatas berpengaruh pada Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnHand(OH) dan bertambah pada kolom OnCN

4. Unit Receive (SVIRV)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Receive
  2. ­­­­­­Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen unit request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default
  2. Deskripsi unit terisi otomatis
  3. Deskripsi part terisi otomatis
  4. Tekan save untuk menympan proses

5. Service Finish (SVFIN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Service Finish
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Finish untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default
  2. Pilih status kondisi unit
  3. Tulis informasi mengenai solusi yang diberikan untuk unit
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Ada 2 kondisi:
    • Dicentang – Jika part digunakan
    • Tidak centang – Jika part tidak jadi digunakan
  6. Tekan Save untuk menyimpan proses

6. RMA Out (SRMAO)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In – Rma Out
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan out untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  3. Informasi unit terisi otomatis
  4. Informasi customer terisi otomatis
  5. Tekan Save untuk menyimpan proses

7. Part Return Delivery (SVIRD)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Return Delivery
  2. ­­Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Deliver untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dok terisi otomatis sesuai default (bisa diubah, jika diiginkan)
  2. Dok unit terisi otomatis sesuai referensi
  3. Pilih Gudang mana yang akan menjadi pengiriman part kembali
  4. Pilih jasa pengiriman yang akan digunakan
  5. Pilih tanggal pengiriman
  6. Pilih metode pengiriman (darat/udara/laut)
  7. Masukkan nomor resi paket
  8. Foto nomor resi yang tertera pada paket part yang akan dikirim
  9. Tekan icon untuk menghapus dokumen (jika diinginkan)
  10. Tekan save untuk menyimpan transaksi

8. Part Return Receive (SVIRR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Return Receive
  2. ­­­­­­Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dokumen terisi otomatis sesuai default
  2. History unit terisi otomatis
  3. Tekan icon jika ingin menghapus item
  4. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Penerimaan part / unit dari cabang (SVIRR) berpengaruh pada dokumen yang otomatis terbentuk :

  1. Consignment Return (SCNSR) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnCN dan bertambah di OnHand(OH)
  2. Apabila barang diterima di gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

Table of Contents