< All Topics
Print

Pengiriman Stok Buffer hingga Pengembalian

Posted
Updated
Byadmin-ksi

Pengiriman Stok Buffer ke Gudang Cabang adalah proses pengiriman stok dari gudang pusat ke gudang cabang atas permintaan cabang guna kebutuhan perbaikan / service maupun di jual ke pelanggan.

Latar Belakang

Buffer stock disiapkan sebagai cadangan unit atau part untuk mendukung kelancaran proses service, penggantian unit pelanggan, maupun penjualan cepat di cabang. Dengan sistem ini, cabang tidak perlu menunggu proses pembelian baru, sehingga waktu pelayanan pelanggan dapat dipercepat.
Selain itu, sistem buffer juga membantu kontrol stok antar lokasi agar tetap efisien dan transparan.

🧭 Alur Proses
  1. Permintaan Buffer oleh Cabang
    • Cabang mengirimkan permintaan resmi ke gudang pusat melalui email atau sistem (Buffer Request).
    • Permintaan diverifikasi oleh PPIC atau gudang pusat berdasarkan stok dan kebutuhan service.
  2. Persiapan & Pengiriman oleh Gudang Pusat (Buffer Delivery Entry)
  3. Penerimaan di Cabang (Buffer Receive Entry)
    • Cabang menerima dan memeriksa kondisi serta jumlah barang.
    • Data penerimaan dicatat dalam sistem, stok cabang otomatis bertambah.
  4. Penggunaan Barang Buffer
  5. Pelaporan Penggunaan ke Pusat
    • PPIC Gudang pusat dan PPIC Gudang Cabang secara berkala melakukan pengecekan stok buffer yang dimiliki oleh cabang
  6. Barang Buffer Rusak / Tidak Layak

Penjelasan lengkap alurnya bisa dicek disini

CONTOH KASUS

Pada tanggal 23 Des 2025, PPIC Cabang 001 mengirimkan permintaan Part via email ke PPIC Gudang Pusat yakni :

5 Unit HD HITACHI MOBILE 500GB/2.5’/SATA3/5.4RPM (HDAHTS545050A7E680)

5 Unit Barebone Notebook Axioo Mybook 11+/ N3350/2GB/ LPDDR3/FHD 11.6 inch Blue (WBAXCI1710KB)

PPIC gudang pusat memproses dengan mempersiapkan barang yang diminta dan melakukan packing serta pencatatan Serial barang yang dikirimkan ke gudang cabang.

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Service antara lain :

A. Pengiriman Buffer

1. Buffer Delivery (SVBDN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer – Buffer Delivery
  2. Pilih tanggal pada kolom Docdate.
  3. Pilih Destination sesuai tujuan pengiriman.
  4. Pilih Warehouse sesuai gudang asal pengambilan barang.
  5. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi buffer delivery.
  6. Klik tombol Download Template jika ingin mengunduh format template Excel. Lalu isi format itu dengan barang yang akan proses lebih lanjut
  7. Klik tombol Import Excel untuk mengunggah data item dari file Excel.
  8. Centang item pada kolom Selection untuk memilih barang yang akan diproses.
  9. Klik tombol Check Onhand untuk mengecek ketersediaan stok barang di warehouse.
  10. Tekan tombol Save untuk menyimpan transaksi buffer delivery.

Catatan :

Pengiriman buffer part ke cabang berpengaruh pada dokumen yang terbentuk otomatis :

  1. Consignment (SCNSG) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnCN dan berkurang di OnHand(OH)
  2. Apabila barang dikirim dari gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

2. SPB (Surat Penyiapan Barang)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di NV Mobile – SPB Buffer. Pilih menu yang akan dilanjutkan proses transaksi
  2. Pilih admin yang ditugaskan untuk melanjutkan proses packing
  3. ada 2 kondisi:
    • Centang – Jika part sudah keluar dan pengiriman sedang berlangsung
    • Tidak Dicentang – Jika akan segera dikirim
  4. Pilih jasa pengiriman yang akan digunakan transaksi
  5. Pilih jalur pengiriman yang akan digunakan transaksi
  6. Tekan ‘kotak centang’ untuk menambahkan barang yang akan diproses
  7. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi kepada admin
  8. Tekan ‘ASSIGN’ untuk menyimpan transaksi

3. Packing(SPACK)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Warehouse – Packing
  2. Tulis nomor document yang ingin diproses lebih lanjut
  3. Tekan document yang dimaksudkan atau ingin diproses
  4. Tekan Pack untuk melanjutkan proses transaksi (Packing)

Catatan: Proses packing digunakan untuk mencatat SN barang yang akan dikirim. Sebelum proses packing diproses, Proses SPB harus di Approve dan status menjadi Done terlebih dahulu oleh ‘admin gudang’

Langkah – Langkah :

  1. Tulis SN yang dipakai dari kode barang yang akan dikirim
  2. Tekan icon plus untuk memunculkan jendela barang yang akan dikirim. Pilih salah satu untuk mencatat SN dari barang yang akan dikirim. Namun apabila menggunakan barcode scanner maka secara otomatis akan memasukkan nomer serial tercatat
  3. Bisa menambahkan SN barang dengan menggunakkan import dari file Excel yang didalamnya tercatat SN dan kode barang.
  4. Ada dua kondisi:
    •  Centang – Barang yang dipaking dikirimkan via ekspedisi ke customer
    • Tidak Centang – Barang yang dipaking dikirimkan via ekspedisi ke customer
  5. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

3. Shipment (SSHIP)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di NV Mobile – Shipment
  2. Tertera informasi document SPACK
  3. Tulis tambahan informasi mengenai pengiriman
  4. ada 2 kondisi:
    • Centang – Barang sudah keluar dan pengiriman sedang berlangsung
    • Tidak Centang – Barang akan segera dikirim
  5. Pilih jasa pengiriman yang akan dipakai
  6. Pilih jalur pengiriman yang akan dipakai
  7. Pilih tanggal pengiriman
  8. Masukkan harga jika memang dibutuhkannya biaya pengiriman
  9. Masukkan nomor resi yang ada
  10. Tekan Simpan untuk menyimpan transaksi

5. Buffer Receive (SBVRV)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer – Buffer Receive
  2. Tulis nomor dokumen SVBDN untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  3. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Penerimaan buffer part ke cabang berpengaruh pada dokumen yakni Buffer Aging Stock dan bertambah di kolom “OK“

B. Pengembalian Part dari Cabang ke Pusat

1. Buffer Delivery Return (SVBRD)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer – Buffer Delivery Return
  2. Tuliskan nomor document yang akan di proses
  3. Tekan document yang akan di proses
  4. Tekan Deliver untuk memproses transaksi pengiriman

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dok terisi otomatis sesuai default (bisa diubah, jika diiginkan)
  2. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  3. Pilih Gudang mana yang akan menjadi pengiriman part kembali
  4. Pilih jasa pengiriman yang akan digunakan
  5. Pilih tanggal pengiriman
  6. Pilih metode pengiriman (darat/udara/laut)
  7. Masukkan nomor resi paket
  8. Tekan ‘Pilih File’ untuk menambahkan gambar resi
  9. Tekan icon untuk menghapus dokumen (jika diinginkan)
  10. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Pengiriman buffer part ke pusat berpengaruh pada :

  1. Buffer Aging Stock yakni berkurang
  2. Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnWIPBuffer

2. Buffer Delivery Receive (SVBRR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer – Buffer Delivery Receive
  2. Tulis nomor dokumen SVBRD untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dokumen terisi otomatis sesuai default
  2. Tulis tambahan mengenai transaksi
  3. Catatan unit/part yang diterima terisi otomatis
  4. Detail part dijelaskan. Tekan icon untuk menghapus item yang tidak diinginkan
  5. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Penerimaan buffer part dari cabang berpengaruh pada dokumen yang terbentuk otomatis :

  1. Consignment Return (SCNSR) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnCN dan bertambah di OnHand(OH)
  2. Apabila barang dikirim dari gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

3. Unpacking (SUPAC)

Langkah – Langkah :

  1. Inventory – Stock In Document (SUPAC)
  2. Filter akan muncul otomatis, lalu pilih kategori document yang akan dilanjutkan
  3. Tekan document yang akan dilanjutkan transaksi
  4. Tekan ‘Unpack’ untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tekan ‘Download Template’ untuk menyimpan template untuk mencatat SN (jika proses unpacking, diperlukan dilakukan pencatatan SN)
  2. Tekan ‘Impor from excel’ untuk menambahkan file yang di download sebelumnya tapi sudah terisi dengan sesuai template
  3. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Table of Contents