Alur Service (End User) – Garansi
Alur Service adalah rangkaian proses penanganan barang atau perangkat dari pelanggan (internal maupun eksternal) untuk dilakukan perbaikan (repair), pengecekan (inspection), atau penggantian komponen.
Proses ini memastikan kualitas layanan purna jual serta mendukung kontrol stok dan biaya servis.
Latar Belakang
- Barang atau unit mengalami kerusakan atau malfungsi.
- Barang masih dalam masa garansi atau service contract.
- Dibutuhkan perbaikan atau penggantian komponen.
- Sebagai bentuk layanan purna jual atau support teknis.
- Menjadi bagian dari kontrol dan pencatatan operasional.
🎯 Tujuan
- Menyediakan layanan perbaikan dan pengecekan barang secara cepat dan akurat.
- Menjaga kepuasan pelanggan.
- Mencatat proses service secara tertib dan terdokumentasi.
- Mengetahui status dan kondisi barang selama proses service.
- Mengontrol komponen spare part yang digunakan.
- Menjadi dasar perhitungan biaya service (jika berbayar).
- Menjadi dasar pelaporan teknis dan keuangan.
- Menjamin kepatuhan garansi dan kontrak servis.
🛠️ Alur Proses Service
A. Terima Service dan Analisa
- Penerimaan Barang Service
- Barang diterima dari pelanggan atau user.
- Form service / service request dibuat dan dicatat di sistem.
- Pemeriksaan Awal (Initial Check)
- Teknisi melakukan identifikasi kerusakan.
- Estimasi waktu dan biaya dibuat jika diperlukan.
- Persetujuan Service
- Pelanggan atau pihak internal menyetujui tindakan servis.
- Untuk barang garansi, diverifikasi syarat garansi.
B. Tidak Butuh Part
- Quality Control & Testing
- Setelah perbaikan, dilakukan pengecekan fungsi ulang.
- Pastikan unit dalam kondisi baik.
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
C. Butuh Unit (Request)
- Proses Service / Repair
- Teknisi melakukan perbaikan, penggantian unit.
- Progress dicatat.
- Proses Pengiriman Permintaan unit
- Teknisi menindaklanjuti ke Pihak Gudang terkait permintaan unit
- Progress dicatat.
- Proses Penerimaan unit
- Teknisi melakukan penerimaan unit
- Progress dicatat.
D. Butuh Part (Request)
- Proses Service / Repair
- Teknisi melakukan perbaikan, penggantian part.
- Progress dicatat.
- Proses Pengiriman Permintaan Part
- Teknisi menindaklanjuti ke Pihak Gudang terkait permintaan part
- Progress dicatat.
- Proses Penerimaan Part
- Teknisi melakukan penerimaan part
- Progress dicatat.
D. Butuh Part (Buffer)
- Proses Service / Repair
- Teknisi melakukan perbaikan, penggantian part.
- Progress dicatat.
- Proses Penggunaan Stok Buffer
- Teknisi menggunakan stok buffer yang dimiliki
- Progress dicatat.
E. Tahap Finishing Dan RMA Out
E.1 Part yang diminta (SVPRQ) = Part dikirim (SVIDN / SCNSG)
Permintaan part (SVPRQ) oleh Tim Teknisi sama dengan Part yang dikirimkan oleh Pihak Gudang (SVIDN / SCNSG)
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
E.2 Part yang diminta (SVPRQ) <> Part dikirim (SVIDN / SCNSG)
Permintaan part (SVPRQ) oleh Tim Teknisi berbeda dengan Part yang dikirimkan oleh Pihak Gudang (SVIDN / SCNSG)
E.2.1. Part dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
E.2.2. Part tidak dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
F. Tahap Pengembalian Part / Unit
F.1. Part tidak dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
- Pengembalian Part
- Part yang dikembalikan adalah Part rusak yang telah diganti
- Penerimaan Part
- Part yang diterima oleh Pihak gudang adalah part rusak
F.2. Part dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
- Pengembalian Part
- Part yang dikembalikan adalah Part rusak yang telah diganti
- Penerimaan Part
- Part yang diterima oleh Pihak gudang adalah part rusak
F.3. Buffer dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
- Pengembalian Buffer
- Part yang dikembalikan adalah Part rusak yang telah diganti
- Penerimaan Part
- Part yang diterima oleh Pihak gudang adalah part rusak
F.4. Buffer tidak dipergunakan
- Quality Control & Testing
- Penyerahan Barang ke Pelanggan / User
- Barang dikembalikan ke pelanggan.
- Pelanggan menandatangani bukti serah terima.
- Invoicing / Pembayaran (jika berbayar)
- Jika service berbayar, dibuat invoice dan proses pembayaran.
- Pelaporan & Arsip
- Dokumen dan data service disimpan sebagai arsip.
- Masuk dalam laporan periodik service dan biaya spare part.
🧩 Keterkaitan & Korelasi
1. Departemen Internal
| Departemen | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Service / Teknisi | Melakukan pemeriksaan & perbaikan | Menentukan kualitas hasil service |
| Gudang / Spare Part | Menyediakan spare part yang dibutuhkan | Pengurangan stok spare part terkontrol |
| Finance / Accounting | Mencatat biaya service dan penagihan | Pengendalian keuangan dan laporan |
| Customer Service / Admin | Menerima dan mengatur alur komunikasi pelanggan | Kepuasan pelanggan dan kelancaran proses |
| IT / Sistem | Mencatat transaksi service ke sistem | Integrasi data service dan stok barang |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Eksternal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Pelanggan / User | Pemilik barang / penerima layanan | Penentu permintaan service |
| Vendor / Supplier | Penyedia spare part atau support teknis | Mendukung kelancaran perbaikan |
| Ekspedisi | Pengiriman barang service ke atau dari pelanggan | Menjamin barang sampai dalam kondisi aman |