< All Topics
Print

Garansi – EndUser – Use Buffer

Posted
Updated
Byadmin-ksi

EndUser Service – Penggantian dengan Part dari Stok Buffer Cabang adalah proses layanan servis pelanggan di mana part pengganti diambil dari stok buffer yang telah tersedia di cabang. Penggunaan part buffer ini dilakukan untuk mempercepat proses perbaikan unit pelanggan tanpa harus menunggu pengiriman part dari gudang pusat.

Latar Belakang

Dalam aktivitas servis di cabang, sering kali dibutuhkan part pengganti segera agar perbaikan tidak tertunda. Untuk mendukung kecepatan layanan, cabang disediakan stok buffer part yang dapat langsung digunakan tanpa menunggu permintaan ke gudang pusat. Sistem ini membantu menjaga kepuasan pelanggan dan memastikan operasional service tetap berjalan meskipun stok utama di pusat sedang kosong atau dalam proses pengiriman.

🧭 Alur Proses

  1. Pelanggan mengajukan keluhan / servis terhadap unit yang mengalami kerusakan.
  2. Tim Service menerima dan memeriksa unit untuk memastikan status garansi masih berlaku.
  3. Teknisi melakukan diagnosa awal untuk menentukan penyebab dan part yang perlu diganti.
  4. Teknisi atau Admin Service memeriksa ketersediaan part di stok buffer cabang. Jika part tersedia, penggantian dilakukan langsung menggunakan stok buffer cabang.
  5. Unit pelanggan diuji ulang (final test) untuk memastikan hasil servis sudah normal.
  6. Admin Service mencatat detail penggantian part (nama part, kode, serial number, dan status garansi).
  7. Quality Control (QC) memverifikasi hasil kerja dan kelengkapan dokumen servis.
  8. Unit diserahkan kembali ke pelanggan beserta laporan hasil penggantian part dan edukasi pemakaian bila diperlukan.
  9. Admin Service melaporkan penggunaan part buffer ke Inventory Cabang untuk pembaruan stok.
  10. Inventory Cabang melakukan penyesuaian stok dan menyiapkan laporan pemakaian buffer secara berkala. Jika stok buffer menipis, cabang membuat permintaan replenishment ke gudang pusat untuk mengisi kembali.

Penjelasan lengkap alurnya bisa dicek disini

CONTOH KASUS

Pada tanggal 23 Des 2025, Bapak Syaiful mendatangi service center untuk melakukan perbaikan Notebook karena keyboard nya bermasalah sering tidak respon walaupun sudah di restrat ulang.

1 Unit Mybook 14 GOLD Dual Core 1.1GHz/4GB/500GB/32/W10HM (NBAXANP21453L06HM – SN : 00217470042948020)

Part Pengganti : 1 unit KB+KBfrm Gold color+FPC TPmod for ANP mybook 14+ (ITKBSOSNANPL)

Bapak Syaiful diminta untuk menunggu maksimal satu (1) jam, apabila memang tidak ada penggantian part notebook. Setelah dilakukan pengecekan selama kurang lebih tiga puluh (30) menit, kami informasikan bahwa notebook Bapak Orlando telah mengalami kerusakan keyboard.
Pada saat proses serah terima, kami juga melakukan demonstrasi secara langsung sebagai bentuk penjelasan dan pembuktian bahwa unit perangkat yang diganti dapat beroperasi dengan baik.

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Service antara lain :

1. RMA In (EndUser)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In (EndUser)
  2. Tulis nomor SN unit pada kolom SN.
  3. Tekan icon kaca pembesar untuk mencari SN, jika valid item otomatis muncul dan ditambahkan ke tabel.
  4. Tanggal otomatis terisi, tetapi bisa diubah jika diperlukan.
  5. Pilih customer dari daftar
  6. Nama pelanggan biasanya otomatis muncul, tetapi bisa dirubah jika diperlukan.
  7. Masukkan nomor customer
  8. Tulis alamat customer
  9. Tulis informasi tambahan mengenai transaksi
  10. Ada 2 kondisi:
    1. Centang – Unit masih di garansi
    2. Tidak centang – Unit sudah tidak bergaransi
  11. Tekan icon plus untuk menambahkan problem dari unit yang akan di service
  12. Tulis informasi tambaan mengenai masalah dari unit
  13. Tulis informasi tambahan mengenai unit
  14. Tekan save untuk menyimpan transaksi

2. Buffer Delivery

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer Delivery
  2. Isi tanggal pada kolom Docdate.
  3. Pilih Destination sesuai tujuan pengiriman (contoh: Branch IO SBY).
  4. Pilih Warehouse sesuai gudang asal pengambilan barang.
  5. Tulis keterangan pada kolom Notes mengenai buffer delivery (contoh: buffer delivery keyboard Mybook 14+ ke Branch IO SBY, qty 1 unit, case use buffer).
  6. Klik tombol Download Template jika ingin mengunduh format template Excel.
  7. Klik tombol Import Excel untuk mengunggah data item dari file Excel.
  8. Centang item pada kolom Selection untuk memilih barang yang akan diproses.
  9. Klik tombol Check Onhand untuk mengecek ketersediaan stok barang di warehouse.
  10. Tekan tombol Save untuk menyimpan transaksi buffer delivery.

3. Buffer Receive

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Buffer – Buffer Invoice
  2. Tulis nomor dokumen SVBDN untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  3. Tekan jikan ingin menghapus
  4. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

4. Service Analysis (SVALS)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proses – Service Analysis
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Analysis untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tekan icon plus untuk menambahkan permasalahan unit
  3. Setelah proses pengecekan, pilih permasalahan
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Catatan service unit yang otomatis teris
  6. Masuk ke Part Replacement, jika ada pergantian/kerusakan part unit

3. Buffer Request (SVBUS)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Service Analysis – Part Replacement – Use Buffer
  2. Tekan icon plus pada use buffer untuk menambahkan part yang akan diganti
  3. Pilih part yang akan diganti
  4. Pilih kode part yang diganti
  5. Tekan save untuk menympan proses

Note: Terdapat di halaman yang sama dengan proses analysis

Catatan :

Penggunaan stok buffer maka berpengaruh pada Buffer Aging Stock berkurang

4. Service Finish (SVFIN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Service Finish
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Finish untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default
  2. Pilih status kondisi unit
  3. Tulis informasi mengenai solusi yang diberikan untuk unit
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Ada 2 kondisi:
    • Dicentang – Jika part digunakan
    • Tidak centang – Jika part tidak jadi digunakan
  6. Tekan Save untuk menyimpan proses

Catatan :

Penggunaan stok buffer untuk penggantian part yang rusak maka berpengaruh pada Stock Buffer Aging – (bertambah stok untuk part rusak (set broken))

5. RMA Out (SRMAO)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In – Rma Out
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan out untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  3. Informasi unit terisi otomatis
  4. Informasi customer terisi otomatis
  5. Tekan Save untuk menyimpan proses

6. Buffer Return Delivery (SVBRD)

Langkah – Langkah :

  1. Tuliskan nomor doc yang dimaksud
  2. Tekan document yang akan diproses
  3. Tekan Deliver untuk memproses transaksi pengiriman

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Buffer Return Delivery
  2. Tanggal dok terisi otomatis sesuai default (bisa diubah, jika diiginkan)
  3. Tulis informasi mengenai transaksi
  4. Pilih Gudang mana yang akan menjadi pengiriman part kembali
  5. Pilih jasa pengiriman yang akan digunakan
  6. Pilih tanggal pengiriman
  7. Pilih metode pengiriman (darat/udara/laut)
  8. Masukkan nomor resi paket
  9. Tekan icon untuk menghapus dokumen (jika diinginkan)
  10. Dok unit terisi otomatis sesuai referensi
  11. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Pengiriman stok buffer rusak dari gudang cabang ke gudang pusat berpengaruh pada :

  1. Buffer Stock Aging berkurang
  2. Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnWIPBuffer

7. Buffer Return Receive (SVBRR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Buffer Return Receive
  2. ­­­­­­Tulis nomor dokumen SVBRD untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dokumen terisi otomatis sesuai default
  2. Tulis tambahan mengenai transaksi
  3. History unit terisi otomatis
  4. Detail part dijelaskan
  5. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Penerimaan part / unit dari cabang (SVIRR) berpengaruh pada terbentuknya otomatis dokumen :

  1. Consignment Return (SCNSR) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnCN dan bertambah di OnHand(OH) serta berkurang di OnWIPBuffer
  2. Apabila barang diterima di gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

Table of Contents