Quotation Form Entry

Berikut adalah fungsi pencatatan quotation form (formulir penawaran harga) dari dua sisi utama: Pihak Pembelian (perusahaan) dan Pihak Supplier.

Fungsi Pencatatan Quotation Form untuk Pihak Pembelian (Perusahaan)

Tujuan utama: Mengelola proses pengadaan dengan transparan, terstruktur, dan terdokumentasi.

Fungsi utama:

1. Dokumentasi resmi penawaran harga dari supplier
   Menjadi bukti sah harga dan syarat yang ditawarkan oleh supplier untuk kebutuhan audit dan verifikasi.
2. Dasar perbandingan antar supplier
   Quotation form yang terdokumentasi memudahkan pembanding harga, spesifikasi, waktu pengiriman, dan syarat lainnya.
3. Referensi untuk proses approval
   Digunakan oleh manajer pembelian atau pihak keuangan sebagai bahan pertimbangan dalam menyetujui pembelian.
4. Pengendalian anggaran dan perencanaan pembelian
   Dengan mengetahui detail harga, perusahaan bisa menyesuaikan pembelian sesuai anggaran dan kebutuhan.
5. Audit trail / bukti transparansi
   Jika ada temuan atau investigasi, quotation form yang dicatat menjadi bukti bahwa proses pemilihan vendor dilakukan secara obyektif.
6. Evaluasi vendor jangka panjang
   Bisa digunakan untuk menilai keakuratan, konsistensi harga, dan kepatuhan vendor terhadap penawaran awal.

Fungsi Pencatatan Quotation Form untuk Pihak Supplier

Tujuan utama: Melacak dan mengelola penawaran yang dikirim ke calon klien untuk tujuan bisnis dan pengendalian internal.

Fungsi utama:

1. Dokumen legal non-binding
   Quotation form adalah dokumen resmi yang mencerminkan komitmen harga dan syarat (meski belum mengikat secara hukum).
2. Bukti dan rekam jejak penawaran
   Menjadi arsip penting untuk melihat ke mana saja penawaran dikirim, berapa banyak, dan hasilnya.
3. Dasar produksi dan pengadaan internal
   Jika penawaran diterima, quotation menjadi dasar untuk membuat proforma invoice, PO, atau menyiapkan barang.
4. Analisis efektivitas penawaran
   Bisa digunakan untuk mengevaluasi seberapa banyak penawaran yang dikirim dan yang berhasil dikonversi menjadi penjualan.
5. Penghindaran kesalahan / inkonsistensi harga
   Pencatatan mencegah pengiriman harga yang berbeda-beda ke pelanggan yang sama atau menyebabkan konflik data internal.
6. Penyesuaian strategi harga dan produk
   Dengan melihat tren harga yang ditawarkan dan respon pasar, supplier bisa menyusun ulang strategi penawarannya.

Ringkasan Tabel Fungsi:

Perspektif	Fungsi Pencatatan Quotation Form
Pihak Pembelian	– Bukti penawaran vendor – Dasar perbandingan & evaluasi – Audit trail – Kontrol anggaran
Pihak Supplier	– Bukti penawaran resmi – Dasar proses selanjutnya (proforma/PO) – Analisis efektivitas – Hindari inkonsistensi