Item Receive (SITRV) Entry

Item Receive Entry adalah proses pencatatan penerimaan barang ke dalam sistem setelah barang yang dipesan dari supplier tiba dan dinyatakan sesuai dengan Purchase Order (PO). Tahapan ini menjadi penghubung antara purchasing, warehouse, dan accounting sebelum invoice supplier diproses.

Latar Belakang

Setelah barang dari supplier dikirim dan diterima oleh bagian gudang atau penerimaan, perusahaan memerlukan proses pencatatan formal untuk:

• Menjamin kontrol stok.
• Mencegah kehilangan atau selisih barang.
• Memudahkan rekonsiliasi antara bagian purchasing, gudang, dan finance.
• Menjadi dasar akuntansi untuk pencatatan nilai persediaan dan hutang.

🎯Tujuan

No.	Tujuan
1	Mencatat secara resmi dan akurat semua barang yang diterima dari supplier.
2	Menjadi dasar 3-way matching (PO – penerimaan barang – invoice).
3	Memastikan barang yang diterima sudah sesuai dengan PO (jumlah, jenis, dan kualitas).
4	Menambah stok inventory secara sistematis dan real time.
5	Menjadi dasar perhitungan hutang usaha (AP) dan pembayaran ke supplier.
6	Mendukung proses audit dan pelacakan riwayat pembelian.

🔄 Alur Proses Item Receive Entry

No.	Tahap Proses	Deskripsi
1	Verifikasi Barang Fisik	Tim gudang atau receiving melakukan pengecekan jumlah, jenis, dan kondisi barang sesuai dengan PO dan Delivery Order dari supplier.
2	Pemeriksaan Kualitas (QC)	Jika diperlukan, barang diperiksa oleh QC untuk memastikan kualitasnya sesuai standar.
3	Pencatatan di Sistem	Data penerimaan (nomor PO, tanggal, jumlah barang, nomor DO, dll.) dicatat ke dalam sistem ERP atau sistem pembelian perusahaan.
4	Pembuatan Dokumen Item Receive	Sistem menghasilkan dokumen Item Receive atau Goods Receipt sebagai bukti resmi penerimaan.
5	Update Stok Inventory	Jumlah barang di sistem inventory otomatis bertambah dan siap digunakan atau disimpan.
6	Dasar untuk Purchase Invoice	Dokumen Item Receive menjadi dasar bagi accounting untuk memproses invoice pembelian dan pencatatan hutang supplier.

🏢 Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain

1. Departemen Internal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Bagian Purchasing	Menyediakan PO sebagai dasar penerimaan	Menjamin barang yang diterima sesuai pesanan
Bagian Gudang / Receiving	Menerima dan mencatat barang	Menjadi pelaksana utama proses Item Receive
Bagian QC	Memeriksa kualitas barang	Menentukan kelayakan barang masuk stok
Bagian Accounting / Finance	Mencatat nilai barang dan hutang	Dasar pencatatan invoice dan pembayaran supplier
Bagian Inventory / PPIC	Mengontrol stok masuk	Menjamin ketersediaan barang di sistem

2. Pihak Eksternal

Pihak Terkait	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Supplier / Vendor	Mengirimkan barang sesuai PO	Menjadi sumber barang dan dasar pencatatan penerimaan
Ekspedisi (jika ada)	Pengiriman barang ke gudang	Menentukan ketepatan waktu penerimaan