< All Topics
Print

Garansi – EndUser – Use Part

Posted
Updated
Byadmin-ksi

EndUser Service – Penggantian Part adalah proses layanan perbaikan unit pelanggan (seperti notebook, PC, atau perangkat elektronik lainnya) yang memerlukan penggantian komponen (part) untuk mengembalikan fungsi normal perangkat. Proses ini dapat dilakukan dalam masa garansi (tanpa biaya part) maupun di luar garansi (dengan biaya part dan jasa servis) sesuai ketentuan perusahaan.

Latar Belakang

Dalam kegiatan servis, sering ditemukan kerusakan fisik atau fungsional pada suatu komponen yang tidak dapat diperbaiki melalui tindakan teknis biasa. Untuk menjaga performa dan kualitas perangkat, diperlukan penggantian part baru atau part setara. Proses ini memerlukan dokumentasi lengkap agar dapat ditelusuri secara administratif, baik untuk keperluan garansi, pengendalian stok, maupun pelaporan kualitas produk.

🧭 Alur Proses

  1. Pelanggan mengajukan keluhan / servis terhadap unit yang mengalami kerusakan.
  2. Tim Service menerima dan memeriksa unit untuk memastikan status garansi masih berlaku.
  3. Teknisi melakukan diagnosa awal untuk menentukan penyebab dan part yang perlu diganti.
  4. Request Part diajukan ke gudang atau cabang sesuai hasil diagnosa. Dan Pihak gudang mengirimkan Part ke teknisi
  5. Setelah menerima part, teknisi melakukan penggantian sesuai prosedur servis dan standar teknis.
  6. Unit diuji ulang (functional test) untuk memastikan hasil penggantian berhasil dan keluhan terselesaikan.
  7. Admin Service mencatat detail penggantian part (nama part, kode, serial number, dan status garansi).
  8. Quality Control (QC) memverifikasi hasil kerja dan kelengkapan dokumen servis.
  9. Unit diserahkan kembali ke pelanggan beserta laporan hasil penggantian part dan edukasi pemakaian bila diperlukan.
  10. Part yang rusak dikirimkan ke Pihak Gudang.
  11. Part rusak diterima oleh Pihak gudang sebagai bukti penggantian part untuk kebutuhan service

Penjelasan lengkap alurnya bisa dicek disini

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Sep 2025, Bapak Syaiful mendatangi service center untuk melakukan perbaikan Notebook karena keyboard nya bermasalah sering tidak respon walaupun sudah di restrat ulang.

1 Unit Mybook 14 GOLD Dual Core 1.1GHz/4GB/500GB/32/W10HM (NBAXANP21453L06HM – SN : 00217470042948020)

Part Pengganti : 1 unit KB+KBfrm Gold color+FPC TPmod for ANP mybook 14+ (ITKBSOSNANPL)

Bapak Syaiful diminta untuk menunggu maksimal satu (1) jam, apabila memang tidak ada penggantian part notebook. Setelah dilakukan pengecekan selama kurang lebih tiga puluh (30) menit, kami informasikan bahwa notebook Bapak Orlando telah mengalami kerusakan keyboard.
Pada saat proses serah terima, kami juga melakukan demonstrasi secara langsung sebagai bentuk penjelasan dan pembuktian bahwa unit perangkat yang diganti dapat beroperasi dengan baik.

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Service antara lain :

1. RMA In (EndUser)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In (EndUser)
  2. Tulis nomor SN unit pada kolom SN.
  3. Tekan icon kaca pembesar untuk mencari SN, jika valid item otomatis muncul dan ditambahkan ke tabel.
  4. Tulis informasi tambahan mengenai transaksi
  5. Tanggal otomatis terisi, tetapi bisa diubah jika diperlukan.
  6. Pilih customer dari daftar
  7. Nama pelanggan biasanya otomatis muncul, tetapi bisa dirubah jika diperlukan.
  8. Masukkan nomor customer
  9. Tulis alamat customer
  10. Ada 2 kondisi:
    1. Centang – Unit masih di garansi
    2. Tidak centang – Unit sudah tidak bergaransi
  11. Tanggal berlakunya garansi
  12. Tekan icon plus untuk menambahkan problem dari unit yang akan di service
  13. Tulis informasi tambaan mengenai masalah dari unit
  14. Tulis informasi tambahan mengenai unit
  15. Tekan save untuk menyimpan transaksi

2. Service Analysis (SVALS)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proses – Service Analysis
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Analysis untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tekan icon plus untuk menambahkan permasalahan unit
  3. Setelah proses pengecekan, pilih permasalahan
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Catatan service unit yang otomatis teris
  6. Masuk ke Part Replacement, jika ada pergantian/kerusakan part unit

3. Part Request (SVPRQ)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Request
  2. Tekan icon plus untuk menambahkan part yang akan diganti
  3. Pilih part yang akan diganti
  4. Pilih kode part yang diganti
  5. Tekan save untuk menympan proses

Note: Terrdapat di halaman yang sama dengan proses anlysis

4. Part Delivery (SVIDN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Delivery
  2. Tulis nomor dokumen SVPRQ untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Deliver untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default, tapi bisa diubah sesuai keinginan
  2. Alamat pengiriman terisi otomatis, Tekan … untuk menampilkan Browse Address jika ingin mengganti alamat pengiriman
  3. Unit yang akan di service terisi otomatis
  4. Pilih Gudang yang melakukan pengiriman part
  5. Part yang akan dikirim terisi otomatis
  6. Tekan save untuk menympan proses

Catatan :

Pengiriman unit atau part ke cabang berpengaruh pada dokumen yang terbentuk otomatis :

  1. Consignment (SCNSG) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnCN dan berkurang di OnHand(OH)
  2. Apabila barang dikirim dari gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

5. Part Receive (SVIRV)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Receive
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default
  2. Deskripsi unit terisi otomatis
  3. Deskripsi part terisi otomatis
  4. Tekan save untuk menympan proses

6. Service Finish (SVFIN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Service Finish
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Finish untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis sesuai default
  2. Pilih status kondisi unit
  3. Tulis informasi mengenai solusi yang diberikan untuk unit
  4. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  5. Ada 2 kondisi:
    • Dicentang – Jika part digunakan
    • Tidak centang – Jika part tidak jadi digunakan
  6. Tekan Save untuk menyimpan proses

7. RMA Out (SRMAO)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Rma In – Rma Out
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan out untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal terisi otomatis secara default
  2. Tulis tambahan informasi mengenai proses
  3. Informasi unit terisi otomatis
  4. Informasi customer terisi otomatis
  5. Tekan Save untuk menyimpan proses

8. Part Return Delivery (SVIRD)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Return Delivery
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Deliver untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dok terisi otomatis sesuai default (bisa diubah, jika diiginkan)
  2. Dok unit terisi otomatis sesuai referensi
  3. Pilih Gudang mana yang akan menjadi pengiriman part kembali
  4. Pilih jasa pengiriman yang akan digunakan
  5. Pilih tanggal pengiriman
  6. Pilih metode pengiriman (darat/udara/laut)
  7. Masukkan nomor resi paket
  8. Foto nomor resi yang tertera pada paket part yang akan dikirim
  9. Tekan icon untuk menghapus dokumen (jika diinginkan)
  10. Tekan save untuk menyimpan transaksi

9. Part Return Receive (SVIRR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Service – Service Proces – Part Unit Return Receive
  2. Tulis nomor dokumen SVCRI untuk mencari dokumen part request
  3. Tekan dokumen yang sesuai
  4. Tekan Receive untuk melanjutkan proses

Langkah – Langkah :

  1. Tanggal dokumen terisi otomatis sesuai default
  2. History unit terisi otomatis
  3. Tekan icon jika ingin menghapus item
  4. Tekan save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Penerimaan part / unit dari cabang (SVIRR) berpengaruh pada dokumen yang otomatis terbentuk :

  1. Consignment Return (SCNSR) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnCN dan bertambah di OnHand(OH)
  2. Apabila barang diterima di gudang lain maka terbentuk otomatis juga :
    • Item Transfer Delivery (STRDN) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni bertambah pada kolom OnTR dan berkurang di OnHand(OH)
    • Item Transfer Receive (STRRV) – berpengaruh terhadap Stock Movement Summary yakni berkurang pada kolom OnTR dan bertambah di OnHand(OH)

Table of Contents