Alur Uang Muka / Deposit (ARBIL)
Alur Deposit atau uang muka adalah Alur pembayaran awal yang dilakukan oleh pelanggan sebagai tanda jadi untuk memesan barang, sebelum barang tersebut disiapkan atau diproses oleh perusahaan.
Latar Belakang
Deposit diperlukan untuk memastikan keseriusan pelanggan dalam pemesanan, mengamankan stok atau proses produksi, serta meminimalkan risiko pembatalan sepihak yang dapat merugikan perusahaan.
🎯 Tujuan
- Menjamin komitmen pelanggan terhadap pemesanan barang.
- Mengamankan ketersediaan barang atau memulai proses pengadaan/produksi.
- Mengurangi risiko pembatalan pesanan setelah perusahaan melakukan persiapan.
- Menjadi bagian dari pembayaran yang akan diperhitungkan pada invoice akhir.
🧭 Alur Proses Deposit / Uang Muka Pemesanan Barang
- Pelanggan melakukan pemesanan barang melalui sales/marketing.
- Sales membuat Sales Order (SO) atau permintaan pemesanan barang.
- Bagian Admin/Sales menginformasikan besaran deposit (persentase atau nominal minimal).
- Pelanggan setuju dengan besaran deposit yang diinformasikan oleh Bagian Admin / Sales
- Bagian Admin/Sales membuatkan dokumen penagihan deposit / uang muka
- Pelanggan melakukan pembayaran deposit melalui transfer, tunai, atau metode lain.
- Bagian Finance melakukan verifikasi pembayaran dan mencatat pada pelunasan uang muka
- Barang disiapkan/dipesan/diproduksi setelah deposit terkonfirmasi.
- Barang siap dikirim → Sisa pembayaran (pelunasan) diinformasikan ke pelanggan.
- Finance melakukan rekonsiliasi akhir, memastikan deposit / uang muka mengurangi pada saat pembuatan Faktur Penjualan sehingga sisa yang perlu dibayarkan oleh pelanggan dapat diketahui secara akurat.
- Pelanggan melakukan pelunasan sesuai invoice.
🤝 Keterkaitan & Korelasi dengan Pihak Lain
1. Departemen Internal
| Departemen Internal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Sales / Marketing | Menginformasikan nominal deposit dan membuat Sales Order | Ketepatan informasi deposit mempengaruhi kelancaran proses pembayaran dan persiapan barang |
| Finance / Accounting | Verifikasi pembayaran deposit dan pencatatan | Mencatat deposit sebagai uang muka yang akan dikonversi saat pelunasan |
| Gudang / Warehouse | Menyiapkan barang setelah deposit diterima | Deposit menjadi dasar untuk mulai persiapan barang |
| Purchasing / PPIC | Melakukan pemesanan atau produksi barang | Deposit memastikan proses pengadaan dapat dilakukan tanpa risiko pembatalan |
| Admin Penjualan | Mengkoordinasi dokumen SO, invoice, dan status pembayaran | Menghubungkan alur penjualan dengan bagian finance dan pengiriman |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Eksternal | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Pelanggan | Melakukan pembayaran deposit sebagai komitmen pemesanan | Deposit menjadi tanda jadi sebelum barang disiapkan atau dipesan |
| Bank / Payment Provider | Menyediakan fasilitas pembayaran | Berpengaruh pada proses konfirmasi pembayaran deposit |