< All Topics
Print

Proses Penjualan dengan Deposit / ARBIL

Posted
Updated
Byadmin-ksi

Penjualan adalah kegiatan transaksi di mana perusahaan menjual barang atau jasa kepada pelanggan, baik secara tunai maupun kredit, dengan tujuan memperoleh pendapatan dan keuntungan. Penjualan bisa dilakukan langsung kepada konsumen akhir maupun kepada distributor/agen.

AR Bill (Account Receivable Bill) / Uang Muka (Deposit) adalah pencatatan dana yang diterima perusahaan dari pelanggan sebelum barang atau jasa diserahkan. Uang muka ini menjadi kewajiban (liability) sementara bagi perusahaan sampai transaksi penjualan benar-benar terealisasi, kemudian dikompensasikan dengan tagihan/invoice akhir.

Alur Penjualan

  1. Tahapan pertama adalah pencatatan pemesanan barang oleh pelanggan
  2. Tahapan kedua adalah penerbitan dokumen untuk permintaan uang muka atas pemesanan barang
  3. Tahapan ketiga adalah pelunasan deposit / uang muka
  4. Tahapan keempat adalah pencatatan pengiriman barang ke pelanggan2
  5. Tahapan kelima adalah pembuatan invoice atas barang yang telah dikirim ke pelanggan
  6. Tahapan keenam adalah pencatatan pelunasan atas invoice pelanggan

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Sep 2025, Bapak Okto Ramos selaku sales dari PT GROUP mengunjungi DYNAMIC COMPUTER menawarkan barang dan dilakukan Pemesanan yakni :

Deskripsi BarangQuantityHarga
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Blue15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Green15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Pink15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Grey15 pcsRp420.000

Pemesanan barang harus disertai dengan Deposit / Uang muka (ARBIL) sebesar Rp15.000.000,- dan Pada tanggal 27 Sep 2025 diterima pembayaran Deposit sebesar Rp15.000.000,-

Pada tanggal 28 Sep 2025 dilakukan pengiriman barang ke alamat pelanggan beserta invoice dengan termin pembayaran 10 hari

Pada saat pengiriman berikut ini nomer serial barangnnya :

Deskripsi BarangNomer Serial
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/BluePBVPU156B0026 sd PBVPU156B0040
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreenPBVPU156G0021 sd PBVPU156G0035
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/PinkPBVPU156P0026 sd PBVPU156P00040
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreyPBVPU156R0036 sd PBVPU156R00050

Pada tanggal 1 Oktober 2025 diterima pembayaran via transfer, namun dipotong biaya admin bank sebesar Rp2.500 dan penggantian biaya asuransi pengiriman sebesar Rp50.000

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Penjualan melalui Order pesanan dan dibutuhkan deposit / uang muka antara lain :

1. SALES ORDER (SSORD)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Sales – Sales Order
  2. Pilih tanggal transaksi pemesanan barang
  3. Pilih pelanggan yang memesan barang
  4. Alamat penagihan dan pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Pilih tanggal kesepakatan pengiriman barang ke pelanggan
  6. Pilih gudang yang memiliki stok untuk pemesanan pelanggan
  7. Pilih garansi barang
  8. Termin pembayaran pelanggan dan otomatis terisi sesuai dengan default pelanggan namun bisa dilakukan perubahan sesuai dengan transaksi
  9. Pilih mata uang transaksi (nilai tukar uang otomatis terisi dan bisa dilakukan perubahan jika diinginkan)
  10. Pilih sales yang bertanggung jawab atas pemesanan barang pelanggan
  11. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  12. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => pemesanan barang harus dilakukan pelunasan terlebih dahulu sebelum dikirim barangnya
    • Tanpa centang => pengiriman barang bisa dilakukan tanpa pelunasan dahulu
  13. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  14. Pilih cabang terjadi transaksi
  15. Tekan tombol Add Line maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  16. Tulis jumlah barang yang dipesan
  17. Harga barang akan terisi otomatis. Ubah jika harga berbeda dari yang seharusnya
  18. Pilih kode diskon untuk memotong harga transaksi
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * price
      • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  19. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
      • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  20. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
      • Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  21. Tulis nomer dokumen pemesanan barang yang diterima dari pelanggan
  22. Tulis informasi tambahan mengenai pemesanan barang
  23. Tekan Save untuk menyimpan transaksi.

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pemesanan barang ini masuk di bagian “OnSO“

2. ARBIL

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Account Receivable – ARBIL
  2. Pilih tanggal transaksi
  3. Pilih customer bisa menggunakan kode maupun nama
  4. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Tekan icon kaca pembesar untuk menampilkan Jendela Outsanding AR BILL. Pilih referensi dokumen surat jalan (SSORD)
  6. Tulis jumlah uang yang dibayarkan sesuai perjanjian awal
  7. Ada dua kondisi:
    1. Centang à jika menggunakkan PPN
    1. Tidak centang à  jika tidak menggunakkan PPN
  8. Pilih cabang dimana terjadinya transaksi
  9. Pilih mata uang yang digunakan dalam transaksi (Kurs bisa menyesuaikan)
  10. Pilih kategori untuk transkasi yang dilakukan
  11. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  12. Tekan Save untuk menyimpan proses

Catatan :

Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait permintaan uang muka / deposit ke pelanggan dengan bertambahnya nilai piutang

3. AR Payment (ACSAR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Cash Management – AR Payment
  2. Pilih tanggal transaksi
  3. Pilih customer (bisa menggunakkan kode atau nama)
  4. Klik ‘Browse’ untuk menampilkan Form Outsanding Invoice
  5. Pilih metode pembayaran (Transfer)
  6. Pilih akun atau kas/bank tempat uang diterima
  7. Tulis nomer transfer (jika pembayaran dilakukan transfer)
  8. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan
  9. Klik icon ‘…’ untuk menampilkan total transaksi penerimaan dana atas pembayaran uang muka/deposit awal
  10. Pilih cabang/lokasi transaksi dilakukan
  11. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait berkurang piutang uang muka pelanggan dan berkurang nilai piutang pelanggan
  2. Lakukan pengecekan pada Cash Movement Summary terkait bertambahnya saldo bank sesuai dengan akun / rekening yang dipilih

4. DELIVERY NOTE (SDLNT)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Sales – Delivery Note
  2. Pilih tanggal transaksi
  3. Pilih pelanggan yang dikirimkan barang
  4. Alamat penagihan dan pegiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Tekan icon kaca pembesar   maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen order (SSORD)
  6. Gudang penjualan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  7. Tanggal pengiriman barang otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  8. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  9. Informasi tambahan untuk pengiriman barang otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  10. No customer otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  11. Jumlah barang yang dikirim ke pelanggan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  12. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pengiriman barang dengan menggunakan referensi sales order maka :

  1. Kolom “OnSO” berkurang
  2. Kolom “OnHand” berkurang
  3. Kolom “OnCN” bertambah

5. PACKING (SPACK)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Warehouse – Packing
  2. Tulis nomer dokumen yang hendak di paking untuk memfilternya
  3. Pilih dokumennya
  4. Tekan “Pack” maka akan menampilkan Form Entry seperti gambar dibawah ini

Langkah – Langkah :

  1. Tulis kode barang yang hendak dimasukkan nomer serial
  2. Tulis nomer serial barang yang di paking
  3. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Dikirimkan via expedisi
    • Tanpa centang => Dikirimkan via kurir internal
  4. Tekan “Import Excel” , apabila menggunakan template import untuk memasukkan nomer serial barang
  5. Tekan Save untuk menyimpan

6. SHIPMENT (SSHIP)

7. SALES INVOICE (SSINV)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu di Sales – Sales Invoice
  2. Pilih tanggal pemesanan barang
  3. Pilih nama customer (bisa menggunakkan kode maupun nama)
  4. Alamat penagihan dan pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen surat jalan (SDLNT). Maka akan ditampilkan total sisa biaya yang harus dibayarkan.
  6. Termin penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  7. Gudang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  8. Mata uang dan kurs mata uang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  9. Ada dua (2) kondisi :
    1. Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    2. Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  10. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  11. Pilih cabang terjadi transaksi
  12. Tulis nomer dokumen kesepakatan (order dan sebagainya) yang diperoleh dari pelanggan
  13. Pilih garansi barang
  14. Di bagian detail barang saat menggunakan referensi maka akan ditampilkan sesuai barang, jumlah,diskon dan harga barang. Namun apabila hendak menambahkan barang kembali maka Tekan tombol Add Line  maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  15. Pilih kode diskon untuk memotong harga barang
    • Ada dua (2) kondisi :
      1. Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * harga
      2. Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  16. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
    • Ada dua (2) kondisi :
      1. Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
      2. Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  17. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding A/R Bill. Pilih referensi dokumen untuk pencatatan uang muka / deposit yang dapat dipergunakan pada saat transaksi Nota penjualan.
  18. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
    • Ada dua (2) kondisi
      1. Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
      2. Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  19. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait barang yang telah dikirim yakni kolom “OnCN” berkurang
  2. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait bertambahnya piutang pelanggan atas barang yang telah dikirimkan
  3. Terbentuknya otomatis AR Payment (ACSAR) karena penggunaan ARBIL pada Sales Invoice (SSINV) sebagai pengurang tagihan

8. AR PAYMENT (ACSAR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Cash Management – AR Payment
  2. Pilih tanggal transaksi penerimaan dana
  3. Pilih customer (bisa menggunakkan kode atau nama)
  4. Klik ‘Browse’ untuk menampilkan Form Outsanding Invoice
  5. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan
  6. Pilih metode pembayaran (Cash, Transfer, Cheque)
  7. Pilih akun atau kas/bank tempat uang diterima
  8. Tulis nomer transfer (jika pembayaran dilakukan transfer)

Langkah – Langkah :

  1. Masuk ke halaman ‘Deduction’
  2. Klik ‘Add Line’ untuk mencatat potongan atau pengurangan dari pembayaran
  3. Pilih kode diskon yang sehubungan dengan pembayaran piutang
    Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type
  4. Kode dan nama akun dan atribut akun pembukuan akan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ (namun bisa disesuaikan oleh kebutuhan transaksi, tapi daftarnya sesuai dengan setingan).
  5. Tulis nominal uang pengurangan atas pembayaran piutang pelanggan (tulis bentuk minus sebagai pengurangan atas pembayaran piutang pelanggan)
  6. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan

Langkah – Langkah :

  1. Masuk ke tab ‘Addictional Cost’
  2. Klik ‘Add Line’ untuk mencatat biaya tambahan
  3. Pilih kode biaya yang sehubungan dengan pembayaran piutang
    Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type
  4. Kode dan nama akun dan atribut akun pembukuan akan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“ (namun bisa disesuaikan oleh kebutuhan transaksi, tapi daftarnya sesuai dengan setingan).
  5. Tulis biaya tambahan yang dibebankan ke pelanggan dan harus dibayarkan
  6. Klik icon ‘…’ untuk menampilkan total transaksi penerimaan dana atas pembayaran piutang pelanggan
  7. Tulis informasi tambahan Mengenai biaya tambahan pembayaran piutang pelanggan
  8. Pilih cabang/lokasi transaksi dilakukan
  9. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Table of Contents