< All Topics
Print

Proses Retur Barang (terima barang)

Posted
Updated
Byadmin-ksi

Sales Return (Retur Penjualan) adalah pengembalian barang oleh pelanggan kepada perusahaan karena alasan tertentu, seperti barang rusak, cacat, tidak sesuai pesanan, atau ketidaksesuaian kualitas/kuantitas. Transaksi ini mengurangi nilai penjualan dan saldo piutang (jika penjualan dilakukan secara kredit).

Alur Penjualan

  1. Tahapan pertama adalah pencatatan retur barang dari pelanggan
  2. Tahapan kedua adalah pembuatan invoice retur atas barang yang telah dikembalikan
  3. Tahapan ketiga adalah pencatatan pelunasan atas invoice retur pelanggan

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Sep 2025 (kurs USD – Rp16.500), Bapak Okto Ramos selaku sales dari PT GROUP menerima barang dari Expedisi dari kiriman ARTA COMPUTER.

Dan beliau mengembalikan barang sebagai berikut :

Deskripsi BarangQuantityHarga
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Blue2 pcsUSD 25.6802
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Green3 pcsUSD 25.6802 (disc USD 2)
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Pink2 pcsUSD 25.6802
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Grey2 pcsUSD 25.6802 (disc USD 2)

Pengembalian tersebut dari Nota Penjualan (promo) yakni diskon tambahan sebesar 2% dari total transaksi dan dikenai PPN sebesar 11%

Pengembalian nomer serial barangnya adalah :

Deskripsi BarangNomer Serial
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/BluePBVPU156B0001 sd PBVPU156B0005
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreenPBVPU156G0001 sd PBVPU156G0010
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/PinkPBVPU156P0001 sd PBVPU156P00005
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreyPBVPU156R0001 sd PBVPU156R00010

Pada tanggal 1 oktober 2025 dikembalikan uangnya via transfer full amount (kurs Rp16.600)

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Penjualan melalui Order pesanan antara lain :

1. RMA In (Dealer)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Service – RMA In – Dealer
  2. Pilih tanggal barang diterima dari pelanggan
  3. Pilih RMA Type : Return
  4. Pilih Dealer menggunakkan kode maupun nama
  5. Tulis informasi nomor telepon dealer
  6. Klik tombol Add Item akan menampilkan Jendela Item. (Masukkan Kode barang, lalu pilih barang apa saja yang di return).
  7. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  8. Tulis jumlah barang yang direturn.
  9. Tekan ‘kotak baris problem’ untuk menambahkan permasalahan barang
  10. Tekan ‘kotak baris problem note’ untuk menambahkan informasi problem barang
  11. Tekan ‘kotak baris note’ untuk menambahkan catatan barang
  12. Alamat Dealer terisi otomastis, bisa diubah jika dibutuhkan
  13. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

2. Dealer Validation

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Service – RMA In – Dealer Validation
  2. Cari dokumen SVCRI bisa menggunakkan Doc Number maupun item desc
  3. Pilih nomer dokumen SVCRI
  4. Lalu tekan “Return” untuk memvalidasi bahwa barang tersebut akan di retur dan tidak bisa diperbaiki

3. Item Customer Return (SITCR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Service – RMA In – Item Customer Return
  2. Pilih tanggal penerimaan barang
  3. Tulis Tulis informasi tambahan mengenai pengembalian barang
  4. Pilih cabang mana barang ditempatkan
  5. Pilih Gudang mana barang ditempatkan
  6. Klik icon kaca pembesar   untuk menampilkan Aging Service lalu pilih barang yang di return
  7. Nama customer akan terisi otomatis sesuai referensi yang dipilih
  8. Deskripsi barang akan terisi otomatis sesuai referensi yang dipilih
  9. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pengembalian barang bertambah di kolom “onHand“

4. UNPACKING (SUPAC)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Inventory – Stock In Document (SUPAC)
  2. Tulis nomer dokumen yang hendak di paking untuk memfilternya
  3. Pilih dokumennya
  4. Tekan “UnPack” maka akan menampilkan Form Entry seperti gambar dibawah ini

Langkah – Langkah :

  1. Masukkan barang yang dibuka/dimasukkan ke stok gudang saat proses unpacking dilakukan.
  2. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang tanpa nomor seri
    • Tanpa centang => Barang memiliki nomor seri
  3. Tekan “Import Excel” , apabila menggunakan template import untuk memasukkan nomer serial barang
  4. Tekan Save untuk menyimpan

5. SALES RETURN (SSRTN)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Sales – Sales Return
  2. Pilih tanggal retur penjualan
  3. Pilih nama customer (bisa menggunakkan kode maupun nama)
  4. Alamat Penagihan dan Pengiriman Pelanggan akan terisi otomatis oleh default alamat (Jika ada perbedaan, silahkan tekan “…” maka akan ditampilkan Form Pilihan Alamat)
  5. Tekan icon …… maka akan ditampilkan Jendela Document Reference . Pilih referensi dokumen surat jalan (SITCR)
  6. Tekan icon …… maka akan ditampilkan Jendela Unpack Batch . Pilih referensi dokumen surat jalan (SUPAC)
  7. Gudang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  8. Termin penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  9. Mata uang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  10. Kurs mata penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen, namun apabila ada perbedaan silahkan di tulis kurs mata uangnya
  11. Pilih sales yang bertanggung jawab atas transaksi
  12. Tulis informasi tambahan mengenai transaksi
  13. Tulis harga barang
  14. Pilih kode diskon untuk memotong harga barang
  15. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * harga
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  16. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
  17. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  18. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
  19. Ada dua (2) kondisi
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
    • Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  20. Tekan ‘Delete’ setelah ceklis salah satu item (jika item ingin dihapus)
  21. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait barang yang telah dikirim yakni kolom “OnCN” berkurang
  2. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait berkurangnya piutang pelanggan atas barang yang telah dikembalikan

6. AR PAYMENT (ACSAR)

Langkah – Langkah :

  1. Buka menu Cash Management – AR Payment
  2. Pilih tanggal transaksi
  3. Pilih pelanggan / customer (bisa menggunakkan kode atau nama)
  4. Tekan ‘Browse’ untuk menampilkan Form Outsanding Invoice
  5. Pilih metode pembayaran (Transfer)
  6. Pilih akun atau kas/bank dari uang dikeluarkan
  7. Tulis nomer transfer (jika pembayaran dilakukan transfer)
  8. Tekan ‘Change Rate’ untuk mengatur kurs mata uang jika berbeda
  9. Klik icon ‘…’ untuk menampilkan total transaksi penerimaan dana atas pembayaran uang muka/deposit awal
  10. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran return barang
  11. Pilih cabang/lokasi transaksi dilakukan
  12. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Table of Contents