< All Topics
Print

Proses Penjualan dengan Deposit / ARBIL

PostedOctober 1, 2025
UpdatedOctober 28, 2025
Byadmin-ksi

Penjualan adalah kegiatan transaksi di mana perusahaan menjual barang atau jasa kepada pelanggan, baik secara tunai maupun kredit, dengan tujuan memperoleh pendapatan dan keuntungan. Penjualan bisa dilakukan langsung kepada konsumen akhir maupun kepada distributor/agen.

AR Bill (Account Receivable Bill) / Uang Muka (Deposit) adalah pencatatan dana yang diterima perusahaan dari pelanggan sebelum barang atau jasa diserahkan. Uang muka ini menjadi kewajiban (liability) sementara bagi perusahaan sampai transaksi penjualan benar-benar terealisasi, kemudian dikompensasikan dengan tagihan/invoice akhir.

Alur Penjualan

  1. Tahapan pertama adalah pencatatan pemesanan barang oleh pelanggan
  2. Tahapan kedua adalah penerbitan dokumen untuk permintaan uang muka atas pemesanan barang
  3. Tahapan ketiga adalah pelunasan deposit / uang muka
  4. Tahapan keempat adalah pencatatan pengiriman barang ke pelanggan
  5. Tahapan kelima adalah pembuatan invoice atas barang yang telah dikirim ke pelanggan
  6. Tahapan keenam adalah pencatatan pelunasan atas invoice pelanggan

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Sep 2025, Bapak Okto Ramos selaku sales dari PT GROUP mengunjungi DYNAMIC COMPUTER menawarkan barang dan dilakukan Pemesanan yakni :

Deskripsi BarangQuantityHarga
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Blue15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Green15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Pink15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Grey15 pcsRp420.000

Pemesanan barang harus disertai dengan Deposit / Uang muka (ARBIL) sebesar Rp15.000.000,- dan Pada tanggal 27 Sep 2025 diterima pembayaran Deposit sebesar Rp15.000.000,-

Pada tanggal 28 Sep 2025 dilakukan pengiriman barang ke alamat pelanggan beserta invoice dengan termin pembayaran 10 hari

Pada saat pengiriman berikut ini nomer serial barangnnya :

Deskripsi BarangNomer Serial
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/BluePBVPU156B0026 sd PBVPU156B0040
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreenPBVPU156G0021 sd PBVPU156G0035
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/PinkPBVPU156P0026 sd PBVPU156P00040
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreyPBVPU156R0036 sd PBVPU156R00050

Pada tanggal 1 Oktober 2025 diterima pembayaran via transfer, namun dipotong biaya admin bank sebesar Rp2.500

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Penjualan melalui Order pesanan dan dibutuhkan deposit / uang muka antara lain :

1. SALES ORDER (SSORD)

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal transaksi pemesanan barang
  2. Pilih pelanggan yang memesan barang
  3. Alamat penagihan dan pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Pilih tanggal kesepakatan pengiriman barang ke pelanggan
  5. Pilih gudang yang memiliki stok untuk pemesanan pelanggan
  6. Pilih garansi barang
  7. Termin pembayaran pelanggan dan otomatis terisi sesuai dengan default pelanggan namun bisa dilakukan perubahan sesuai dengan transaksi
  8. Pilih mata uang transaksi (nilai tukar uang otomatis terisi dan bisa dilakukan perubahan jika diinginkan)
  9. Pilih sales yang bertanggung jawab atas pemesanan barang pelanggan
  10. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  11. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => pemesanan barang harus dilakukan pelunasan terlebih dahulu sebelum dikirim barangnya
    • Tanpa centang => pengiriman barang bisa dilakukan tanpa pelunasan dahulu
  12. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  13. Pilih cabang terjadi transaksi
  14. Tekan tombol Add Line maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  15. Tulis jumlah barang yang dipesan
  16. Harga barang akan terisi otomatis. Ubah jika harga berbeda dari yang seharusnya
  17. Pilih kode diskon untuk memotong harga transaksi
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * price
      • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  18. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
      • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  19. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
    • Ada dua (2) kondisi :
      • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
      • Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  20. Tulis nomer dokumen pemesanan barang yang diterima dari pelanggan
  21. Tulis informasi tambahan mengenai pemesanan barang
  22. Tekan Save untuk menyimpan transaksi.

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pemesanan barang ini masuk di bagian “OnSO“

2. DELIVERY NOTE (SDLNT)

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal transaksi
  2. Pilih pelanggan yang dikirimkan barang
  3. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan icon …… maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen order (SSORD)
  5. Alamat pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  6. Pilih gudang dimana barang diambil untuk dikirim ke pelanggan
  7. Pilih tanggal pengiriman barang
  8. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  9. Tulis informasi tambahan untuk pengiriman barang
  10. Tulis jumlah barang yang dikirim ke pelanggan
  11. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pengiriman barang dengan menggunakan referensi sales order maka :

  1. Kolom “OnSO” berkurang
  2. Kolom “OnHand” berkurang
  3. Kolom “OnCN” bertambah

3. PACKING (SPACK)

Langkah – Langkah :

  1. Tulis nomer dokumen yang hendak di paking untuk memfilternya
  2. Pilih dokumennya
  3. Tekan “Pack” maka akan menampilkan Form Entry seperti gambar dibawah ini

Langkah – Langkah :

  1. Tulis kode barang yang hendak dimasukkan nomer serial
  2. Tulis nomer serial barang yang di paking
  3. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Dikirimkan via expedisi
    • Tanpa centang => Dikirimkan via kurir internal
  4. Tekan “Import Excel” , apabila menggunakan template import untuk memasukkan nomer serial barang
  5. Tekan Save untuk menyimpan

4. SHIPMENT (SSHIP)

5. SALES INVOICE (SSINV)

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal penjualan
  2. Pilih pelanggan bisa menggunakan kode maupun nama
  3. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Alamat pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  5. Tekan icon …… maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen surat jalan (SDLNT)
  6. Termin penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  7. Gudang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  8. Mata uang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  9. Kurs mata penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen, namun apabila ada perbedaan silahkan di tulis kurs mata uangnya
  10. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  11. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  12. Pilih cabang terjadi transaksi
  13. Tulis nomer dokumen kesepakatan (order dan sebagainya) yang diperoleh dari pelanggan
  14. Pilih garansi barang
  15. Tulis informasi tambahan mengenai transaksi
  16. Pilih sales yang bertanggung jawab atas transaksi
  17. Di bagian detail barang saat menggunakan referensi maka akan ditampilkan sesuai barang, jumlah,diskon dan harga barang. Namun apabila hendak menambahkan barang kembali maka Tekan tombol Add Item maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  18. Pilih kode diskon untuk memotong harga barang
  19. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * harga
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  20. Pilih kode diskon untuk memotong total transaksi
  21. Ada dua (2) kondisi :
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif diskon * subtotal
    • Apabila manual maka silahkan tulis diskon yang diberikan
  22. Pilih kode pajak untuk pembebanan pajak atas transaksi barang / jasa kena pajak
  23. Ada dua (2) kondisi
    • Apabila persentase maka secara otomatis terisi tarif pajak * (subtotal – diskon)
    • Apabila manual maka silahkan tulis pajak yang dibebankan
  24. Tulis biaya pengiriman (jika ada)
  25. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait barang yang telah dikirim yakni kolom “OnCN” berkurang
  2. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait bertambahnya piutang pelanggan atas barang yang telah dikirimkan

6. AR PAYMENT (ACSAR)

dfsfds

Table of Contents