< All Topics
Print

Proses Penjualan dengan Deposit / ARBIL

Posted
Updated
Byadmin-ksi

Penjualan adalah kegiatan transaksi di mana perusahaan menjual barang atau jasa kepada pelanggan, baik secara tunai maupun kredit, dengan tujuan memperoleh pendapatan dan keuntungan. Penjualan bisa dilakukan langsung kepada konsumen akhir maupun kepada distributor/agen.

AR Bill (Account Receivable Bill) / Uang Muka (Deposit) adalah pencatatan dana yang diterima perusahaan dari pelanggan sebelum barang atau jasa diserahkan. Uang muka ini menjadi kewajiban (liability) sementara bagi perusahaan sampai transaksi penjualan benar-benar terealisasi, kemudian dikompensasikan dengan tagihan/invoice akhir.

Alur Penjualan

  1. Tahapan pertama adalah pencatatan pemesanan barang oleh pelanggan
  2. Tahapan kedua adalah penerbitan dokumen untuk permintaan uang muka atas pemesanan barang
  3. Tahapan ketiga adalah pelunasan deposit / uang muka
  4. Tahapan keempat adalah pencatatan pengiriman barang ke pelanggan2
  5. Tahapan kelima adalah pembuatan invoice atas barang yang telah dikirim ke pelanggan
  6. Tahapan keenam adalah pencatatan pelunasan atas invoice pelanggan

CONTOH KASUS

Pada tanggal 25 Maret 2026, Bapak Tomy Kurniawan selaku sales dari PT GROUP mengunjungi DYNAMIC COMPUTER menawarkan barang dan dilakukan Pemesanan yakni :

Deskripsi BarangQuantityHarga
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Blue15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Green15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Pink15 pcsRp420.000
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/Grey15 pcsRp420.000

Pemesanan barang harus disertai dengan Deposit / Uang muka (ARBIL) sebesar Rp15.000.000,- dan Pada tanggal 28 Maret 2026 diterima pembayaran Deposit sebesar Rp15.000.000, secara transfer.

Pada tanggal 28 Maret 2026 dilakukan pengiriman barang ke alamat pelanggan beserta invoice dengan termin pembayaran 10 hari

Pada saat pengiriman berikut ini nomer serial barangnnya :

Deskripsi BarangNomer Serial
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/BluePBVPU156B0016 sd PBVPU156B0030
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreenPBVPU156G0016 sd PBVPU156G0030
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/PinkPBVPU156P0016 sd PBVPU156P00030
COB/Visipro/PowerBank/15600mAh/USB/GreyPBVPU156R0016 sd PBVPU156R00030

Pada tanggal 1 April 2026 diterima pembayaran via transfer, namun dipotong biaya admin bank sebesar Rp2.500 dan penggantian biaya asuransi pengiriman sebesar Rp50.000

Dibawah ini menjelaskan Tahapan Pencatatan Proses Penjualan melalui Order pesanan dan dibutuhkan deposit / uang muka antara lain :

1. SALES ORDER (SSORD)

Langkah – Langkah :

Buka menu di Sales – Sales Order

  1. Pilih tanggal transaksi pemesanan barang
  2. Pilih pelanggan yang memesan barang
  3. Alamat penagihan dan pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan tombol Add Line maka akan ditampilkan Form Daftar Barang
  5. Tulis jumlah barang yang dipesan
  6. Harga barang akan terisi otomatis. Namun, bisa diubah untuk disesuaikan
  7. Pilih tanggal kesepakatan pengiriman barang ke pelanggan
  8. Pilih gudang yang memiliki stok untuk pemesanan pelanggan
  9. Pilih garansi barang
  10. Termin pembayaran pelanggan dan otomatis terisi sesuai dengan default pelanggan namun bisa dilakukan perubahan sesuai dengan transaksi
  11. Pilih mata uang transaksi (nilai tukar uang otomatis terisi dan bisa dilakukan perubahan jika diinginkan)
  12. Pilih sales yang bertanggung jawab atas pemesanan barang pelanggan
  13. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  14. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => pemesanan barang harus dilakukan pelunasan terlebih dahulu sebelum dikirim barangnya
    • Tanpa centang => pengiriman barang bisa dilakukan tanpa pelunasan dahulu
  15. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  16. Pilih cabang terjadi transaksi
  17. Tulis informasi tambahan mengenai pemesanan barang
  18. Tekan Save untuk menyimpan transaksi.

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pemesanan barang ini masuk di bagian “OnSO“

2. ARBIL

Langkah – Langkah :

Buka menu di Account Receivable – ARBIL

  1. Pilih tanggal transaksi
  2. Pilih customer bisa menggunakan kode maupun nama
  3. Alamat penagihan pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan icon kaca pembesar untuk menampilkan Jendela Outsanding AR BILL. Pilih referensi dokumen surat jalan (SSORD)
  5. Tulis jumlah uang yang dibayarkan sesuai perjanjian awal
  6. Ada dua kondisi:
    1. Centang à jika menggunakkan PPN
    1. Tidak centang à  jika tidak menggunakkan PPN
  7. Pilih cabang dimana terjadinya transaksi
  8. Pilih mata uang yang digunakan dalam transaksi (Kurs bisa menyesuaikan)
  9. Pilih kategori untuk transkasi yang dilakukan
  10. Tulis tambahan informasi mengenai transaksi
  11. Tekan Save untuk menyimpan proses

Catatan :

Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait permintaan uang muka / deposit ke pelanggan dengan bertambahnya nilai piutang

3. AR Payment (ACSAR)

Langkah – Langkah :

Buka menu di Cash Management – AR Payment

  1. Pilih tanggal transaksi
  2. Pilih customer (bisa menggunakkan kode atau nama)
  3. Pilih cabang/lokasi transaksi dilakukan
  4. Klik ‘Browse’ untuk menampilkan Form Outsanding Invoice
  5. Pilih metode pembayaran (Transfer)
  6. Pilih akun atau kas/bank tempat uang diterima
  7. Tulis nomor transfer (jika pembayaran dilakukan transfer)
  8. Pilih tanggal jatuh tempo pembayaran
  9. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan
  10. Klik icon ‘…’ untuk menampilkan total transaksi penerimaan dana atas pembayaran uang muka/deposit awal
  11. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait berkurang piutang uang muka pelanggan dan berkurang nilai piutang pelanggan
  2. Lakukan pengecekan pada Cash Movement Summary terkait bertambahnya saldo bank sesuai dengan akun / rekening yang dipilih

4. DELIVERY NOTE (SDLNT)

Langkah – Langkah :

Buka menu di Sales – Delivery Note

  1. Pilih tanggal transaksi
  2. Pilih pelanggan yang dikirimkan barang
  3. Alamat penagihan dan pegiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen order (SSORD)
  5. Gudang penjualan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  6. Tanggal pengiriman barang otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  7. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    • Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  8. Tulis informasi tambahan untuk pengiriman barang otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  9. Jumlah barang yang dikirim ke pelanggan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  10. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait pengiriman barang dengan menggunakan referensi sales order maka :

  1. Kolom “OnSO” berkurang
  2. Kolom “OnHand” berkurang
  3. Kolom “OnCN” bertambah

5. PACKING (SPACK)

Langkah – Langkah :

Buka menu di Warehouse – Packing

  1. Tulis nomer dokumen yang hendak di paking untuk memfilternya
  2. Pilih dokumennya
  3. Tekan “Pack” maka akan menampilkan Form Entry seperti gambar dibawah ini

Langkah – Langkah :

  1. Pilih tanggal packing
  2. Tulis kode barang yang hendak dimasukkan nomor serial
  3. Tekan icon + untuk menambahkan nomor serial yang dimasukkan
  4. Tulis nomor serial bisa langsung banyak
  5. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Dikirimkan via ekspedisi
    • Tanpa centang => Dikirimkan via kurir internal
  6. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

6. SHIPMENT (SSHIP)

Langkah – Langkah :

Buka menu di NV Mobile – Shipment

  1. Tertera informasi document SPACK
  2. Tulis tambahan informasi mengenai pengiriman
  3. ada 2 kondisi:
    • Centang – Barang sudah keluar dan pengiriman sedang berlangsung
    • Tidak Centang – Barang akan segera dikirim
  4. Pilih jasa pengiriman yang akan dipakai
  5. Pilih jalur pengiriman yang akan dipakai
  6. Pilih tanggal pengiriman
  7. Masukkan harga jika memang dibutuhkannya biaya pengiriman
  8. Masukkan nomor resi yang ada
  9. Tekan Simpan untuk menyimpan transaksi

NOTE : semua proses shipment dilakukan seperti gambar di atas dan penjelasannya

7. SALES INVOICE (SSINV)

Langkah – Langkah :

Buka menu di Sales – Sales Invoice

  1. Pilih tanggal pemesanan barang
  2. Pilih nama customer (bisa menggunakkan kode maupun nama)
  3. Alamat penagihan dan pengiriman pelanggan yang otomatis terisi sesuai dengan default alamat. Namun apabila ada perbedaan, silahkan tekan “….” maka ditampilkan Form pilihan Alamat
  4. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding. Pilih referensi dokumen surat jalan (SDLNT). Maka akan ditampilkan total sisa biaya yang harus dibayarkan.
  5. Termin penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  6. Gudang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  7. Mata uang dan kurs mata uang penjualan dan otomatis terisi sesuai referensi dokumen order yang telah dibuatkan surat jalan
  8. Ada dua (2) kondisi :
    1. Centang => Barang dikirim oleh Perusahaan
    2. Tanpa centang => Barang di ambil mandiri oleh pelanggan
  9. Pilih cabang guna pembukuan piutang atas transaksi yang terjadi
  10. Pilih cabang terjadi transaksi
  11. Barang yang dipesan terisi otomatis
  12. Pilih garansi barang
  13. Tulis informasi mengenai transaksi
  14. Sales akan terisi otomatis sesuai referensi
  15. Ada dua (2) kondisi :
    • Centang => Faktur pajak ditanggung oleh customer
    • Tanpa centang => Faktur pajak tidak ditanggung oleh customer
  16. Tekan icon kaca pembesar maka akan ditampilkan Form Daftar Outsanding A/R Bill. Pilih referensi dokumen untuk pencatatan uang muka / deposit yang dapat dipergunakan pada saat transaksi Nota penjualan.
  17. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Catatan :

  1. Lakukan pengecekan pada Stock Movement Summary terkait barang yang telah dikirim yakni kolom “OnCN” berkurang
  2. Lakukan pengecekan pada AR Movement Summary terkait bertambahnya piutang pelanggan atas barang yang telah dikirimkan
  3. Terbentuknya otomatis AR Payment (ACSAR) karena penggunaan ARBIL pada Sales Invoice (SSINV) sebagai pengurang tagihan

8. AR PAYMENT (ACSAR)

Langkah – Langkah :

Buka menu Cash Management – AR Payment

  1. Pilih tanggal transaksi penerimaan dana
  2. Pilih customer (bisa menggunakan kode atau nama)
  3. Pilih cabang yang digunakan ke dalam transaksi
  4. Klik ‘Browse’ untuk menampilkan Form Outsanding Invoice
  5. Pilih metode pembayaran (Cash, Transfer, Cheque)
  6. Pilih akun atau kas/bank tempat uang diterima
  7. Tulis nomer transfer (jika pembayaran dilakukan transfer)
  8. Pilih tanggal jatuh tempo untuk transaksi
  9. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan
  10. Masuk ke tab Deduction

Langkah – Langkah :

Halaman ‘Deduction’

  1. Klik ‘Add Line’ untuk mencatat potongan atau pengurangan dari pembayaran
  2. Pilih kode diskon yang sehubungan dengan pembayaran piutang
    Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type
  3. Kode dan nama akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“. Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi 
  4. Kode dan nama atribut akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“. Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi
  5. Tulis nominal uang pengurangan atas pembayaran piutang pelanggan (tulis bentuk minus sebagai pengurangan atas pembayaran piutang pelanggan)
  6. Tulis informasi tambahan mengenai pembayaran piutang pelanggan
  7. Masuk ke tab Additional cost

Langkah – Langkah :

Masuk ke tab ‘Addictional Cost’

  1. Klik ‘Add Line’ untuk mencatat biaya tambahan
  2. Pilih kode biaya yang sehubungan dengan pembayaran piutang. Daftarnya sesuai dengan setingan di master discount type
  3. Kode dan nama akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“. Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi 
  4. Kode dan nama atribut akun pembukuan dan otomatis terisi setelah memilih kolom “DiscType“. Namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan transaksi
  5. Tulis biaya tambahan yang dibebankan ke pelanggan dan harus dibayarkan
  6. Tulis informasi tambahan Mengenai biaya tambahan pembayaran piutang pelanggan
  7. Klik icon ‘…’ untuk menampilkan total transaksi penerimaan dana atas pembayaran piutang pelanggan
  8. Tekan Save untuk menyimpan transaksi

Table of Contents