Alur Service untuk Dealer
Alur service khusus dealer adalah proses penanganan unit atau part yang dikirim oleh dealer ke pusat service, di mana unit tersebut akan diperiksa terlebih dahulu untuk kemudian diputuskan apakah akan diretur kembali ke dealer atau diperbaiki di service center.
Proses ini mencakup penerimaan unit, pemeriksaan awal, pengambilan keputusan, pelaksanaan (retur atau perbaikan), hingga pencatatan dan penyelesaian administrasi.
Dengan adanya alur ini, hubungan kerja antara service center dan dealer menjadi lebih terstruktur, transparan, dan mudah dilacak dalam sistem.
Latar Belakang
Alur ini dibuat untuk menangani unit atau part yang dikirim oleh dealer ke service center. Dalam prosesnya, unit dapat mengalami dua kemungkinan keputusan akhir: dilakukan retur ke dealer atau perbaikan sesuai kesepakatan. Alur ini membantu memastikan proses penanganan unit lebih terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
🎯Tujuan
- Menjamin unit dari dealer diproses dengan alur service yang jelas dan terdokumentasi.
- Memberikan opsi keputusan yang fleksibel sesuai kondisi unit (retur atau perbaikan).
- Memastikan koordinasi antara service center dan dealer berjalan lancar.
- Memastikan proses administrasi dan sistem pencatatan (nota retur / nota perbaikan) dilakukan dengan benar.
- Meningkatkan kecepatan penanganan dan kepuasan dealer.
🧾 Alur Proses
1. Penerimaan Barang dari Dealer
- Dealer mengirimkan barang ke service center.
- Service center melakukan pengecekan fisik dan pencatatan unit yang diterima.
2. Pemeriksaan Awal / Diagnosa
- Teknisi melakukan pemeriksaan terhadap unit untuk menentukan kondisi dan penyebab masalah.
- Hasil diagnosa akan menentukan alur selanjutnya: retur atau perbaikan.
📌 Keputusan :
1. Barang Diretur
1.1. Persiapan barang retur
- Unit dipacking ulang sesuai prosedur pengiriman.
- Dokumen pendukung seperti form retur dan laporan diagnosa disiapkan.
1.2. Pengiriman barang ke dealer
- Barang dikirim ke dealer dengan dokumen pengantar retur.
- Nota retur dibuat di sistem.
1.3. Pencatatan sistem dan penutupan case
- Sistem service diperbarui menjadi status “retur”.
- Dealer menerima barang retur dan bukti dokumen.
2. Barang Diservice / Diperbaiki
2.1. Persiapan perbaikan
- Teknisi melakukan perbaikan sesuai hasil diagnosa.
- Jika diperlukan, dilakukan part request.
2.2. Perbaikan dan quality check
- Barang diperbaiki, dites, dan divalidasi kelayakannya sebelum dikembalikan.
2.3. Pengiriman kembali ke dealer
- Barang dikirim kembali ke dealer setelah dinyatakan selesai.
- Nota service dan dokumen serah terima disertakan.
2.4. Pencatatan sistem dan penutupan case
- Sistem service diperbarui menjadi status “service selesai”.
- Dealer menerima barang hasil perbaikan.
📊 Keterkaitan & Korelasi
1. Departemen Internal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Bagian Service / Teknisi | Melakukan diagnosa dan perbaikan unit | Menentukan keputusan akhir antara retur atau perbaikan |
| Bagian Gudang | Menyediakan part dan menangani pengiriman retur | Mendukung kelancaran proses retur dan perbaikan |
| Bagian Administrasi / Accounting | Membuat nota retur atau nota service | Menjamin keakuratan pencatatan keuangan dan administrasi |
| Bagian PPIC / Sistem | Memastikan alur pencatatan di sistem terkontrol | Menyinkronkan data service dan pengiriman |
2. Pihak Eksternal
| Pihak Terkait | Peran / Hubungan | Korelasi / Dampak |
|---|---|---|
| Dealer | Pengirim unit yang mengalami masalah | Menerima hasil keputusan: retur atau perbaikan |
| Ekspedisi | Pengangkutan barang retur atau service | Menjamin proses pengiriman berjalan lancar dan terdokumentasi |
| Pelanggan Akhir (jika ada) | Menerima barang setelah diperbaiki (via dealer) | Menjadi pihak penerima manfaat atas proses perbaikan unit |