Informasi Perihal Pembelian (Purchase)

Pembelian adalah kegiatan memperoleh barang atau jasa dari pihak lain (supplier) dengan tujuan untuk digunakan dalam operasional perusahaan, baik untuk dijual kembali (barang dagangan) maupun digunakan secara internal (barang habis pakai atau aset).

Tujuan dari kegiatan pembelian antara lain:

• Memenuhi kebutuhan operasional (bahan baku, alat tulis kantor, perlengkapan).
• Menjaga kelancaran produksi atau kegiatan usaha.
• Mengisi kembali persediaan barang (replenishment stock).
• Mengoptimalkan biaya dengan membeli dalam jumlah dan waktu yang tepat.
• Menjalin hubungan baik dengan supplier melalui proses pembelian yang terstruktur.

Tahapan Transaksi Pembelian Lengkap

1. Permintaan Pembelian:
   • Departemen yang membutuhkan barang membuat permintaan pembelian kepada departemen procurement.
   • Permintaan pembelian harus mencakup spesifikasi barang, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
2. Pengajuan Pembelian:
   • Departemen procurement melakukan pengajuan pembelian kepada supplier yang telah dipilih.
   • Pengajuan pembelian harus mencakup harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.
3. Penerimaan Barang:
   • Barang diterima di gudang dan diperiksa untuk memastikan kesesuaian dengan permintaan pembelian.
   • Proses bongkar muat barang dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan.
   • Petugas gudang melakukan pencatatan penerimaan barang dan memeriksa kondisi barang.
4. Pencatatan Transaksi:
   • Departemen akuntansi melakukan pencatatan transaksi pembelian berdasarkan faktur dari supplier.
   • Pencatatan transaksi harus mencakup tanggal transaksi, nomor faktur, jumlah, dan harga.
5. Proses Cukai untuk Impor:
   • Jika barang yang dibeli adalah impor, maka perlu dilakukan proses cukai untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan bea cukai.
   • Proses cukai meliputi pengajuan dokumen seperti commercial invoice, packing list, dan certificate of origin.
   • Bea cukai akan melakukan pemeriksaan dokumen dan barang untuk memastikan kesesuaian dengan peraturan.
6. Pengiriman Barang ke Tujuan:
   • Setelah proses cukai selesai, barang dikirim ke tujuan yang telah ditentukan.
   • Pengiriman barang harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan.

Manfaat dari proses pencatatan transaksi pembelian yang sistematis adalah:

• Meningkatkan akurasi dan kelengkapan data transaksi pembelian.
• Mempermudah pengelolaan keuangan dan inventaris perusahaan.
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses pembelian.
• Mengurangi risiko kesalahan dan penyimpangan dalam proses pembelian.

Flow Transaksi Pembelian

Dibawah ini adalah proses pencatatan transaksi pembelian hingga penerimaan barang serta timbulnya nota pembelian

Menu yang digunakan untuk mencatat transaksi terkait pembelian dengan supplier meliputi:

1. Permintaan Penawaran Harga (SPRQS)
   • Purchase Requisition (SPRQS) Entry
   • Purchase Requisition (SPRQS) Report
   • Vendor Quotation (SPQTN) Entry
   • Vendor Quotation (SPQTN) Report
2. Kontrak / Pemesanan Pembelian Jangka Panjang / Blanked PO (SPBLK)
   • Blanked Purchase Order (SPBLK) Entry
   • Blanked Purchase Order (SPBLK) report
3. Pemesanan Pembelian (SPORD)
   • Purchase Order (SPORD) Entry
   • Purchase Order (SPORD) Report
4. Penerimaan Barang dari Supplier
   • Item Receive (SITRV) Entry
   • Item Receive (SITRV) Report
   • Vendor Shipment (SITIF) Entry
   • Vendor Shipment (SITIF) Report
5. Nota Pembelian
   • Purchase Invoice (SPINV) Entry
   • Purchase Invoice (SPINV) Report
6. Bongkar Muat Barang dari Supplier
   • Unpacking (SUPAC) Entry
   • Unpacking (SUPAC) Report
7. Pengembalian Barang ke Supplier
   • Item Vendor Return (SITVR) Entry
   • Item Vendor Return (SITVR) Report
8. Nota Retur Pembelian
   • Purchase Return (SPRTN) Entry
   • Purchase Return (SPRTN) Report